Poseban kancelarijski rad. Kratka istorija organizacije i tehnologije kancelarijskog rada u Rusiji Osnovni principi organizacije modernog kancelarijskog rada

Pod uticajem razvoja tehničkih sredstava komunikacije i računarske tehnologije, kancelarijski rad se ubrzano unapređuje. Mnoge standardne dokumentacijske operacije dobile su novi sadržaj, a kompjuterizacija je značajno proširila obim ove djelatnosti. Razvojem računarske tehnologije, kancelarijski rad postao je dostupan svakom korisniku, jer je postalo moguće ne samo samostalno raditi sa razne vrste dokumenata, ali i za kreiranje elektronskih arhiva za individualnu upotrebu.

Područje znanja o postupku izrade dokumenata i pravilima za rad s njima je samostalna disciplina tzv. dokumentovana podrška za upravljanje (DOU), koji zadržava veze sa teorijom društvenog upravljanja. U zakonodavnim aktima ovaj termin se shvata kao identičan terminu „kancelarijski rad“ . Ovo nije sasvim pravedno, jer se principi poslovanja u menadžmentu razlikuju od onih koji se sprovode u sudskim postupcima, u istražnim organima, u notarima i drugim oblastima.

Kancelarijski rad je grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. U skladu sa grani djelatnosti u kojoj kruže službeni dokumenti, razlikuju se rukovodeći i posebni kancelarijski poslovi.

Poslovi u kancelariji za upravljanje regulisano sistemom zakonodavnih akata. Obavlja poslove sa upravljačkom dokumentacijom: administrativnom, organizacionom i referentnom. Spisak naziva predmeta u organizaciji odobrava se posebnom nomenklaturom. Sistematizaciju ove materije sprovode predškolske obrazovne ustanove, čije se delatnosti obično klasifikuju kao pomoćne, koje pružaju funkcije upravljanja.

Poseban kancelarijski rad regulisano je zakonima, čija se implementacija odnosi na ostvarivanje glavne funkcije institucije ili organizacije: provođenje zakona, provođenje zakona, nadzor, kontrola itd. Izrada i sistematizacija dokumentacije u predmetima vrši se prema posebnim pravila. Uspostavljanje predmeta nije direktno vezano za rad rukovodstva.

Postojeća pravila za rad sa upravljačkim dokumentima, kontrola njihovog kretanja i skladištenja, informacioni rad sa njima i druge komponente kancelarijskog rada stvaraju uslove za optimizaciju aktivnosti upravljanja. Shodno tome, racionalna organizacija dokumentacione podrške u cjelini može značajno povećati efikasnost cjelokupnog procesa upravljanja.

Načela u organizaciji kancelarijskog rada, kao iu svakom drugom području ljudske djelatnosti, određuju početna pravila i opća načela. Osnovni principi uključuju:

1. Princip ujedinjenja, što podrazumijeva dovođenje objekta u jedan oblik, sistem. Proces unifikacije se izražava u stvaranju najopštijeg univerzalnog modela primenjenog na veći broj objekata sa nekim zajedničkim karakteristikama. Na osnovu ovog principa razvijaju se pravila za obavljanje dokumentacionih poslova u savremenom kancelarijskom radu. Ova pravila su opšte prirode za resorna ministarstva i precizirana su u njihovim normativnim i metodološkim aktima.

2. Princip standardizacije, izraženo u uspostavljanju i primjeni standarda kao modela. Standardizacija je najviši stepen unifikacije, izražen u obaveznom pravnom obliku. Iako su oba procesa međusobno povezana, ne postoji identitet između standardizacije i unifikacije. Kao normativni i metodološki dokument, standard je skup normi, pravila i zahtjeva za predmet standardizacije, koje je odobrio nadležni organ. U Rusiji državnu politiku u oblasti standardizacije sprovodi Komitet Ruske Federacije za standardizaciju, metrologiju i sertifikaciju.

3. Princip sistemskog normativnog i metodološkog uređenja kancelarijskog rada. Dosljednost je osnova za uspostavljanje jedinstvenih zahtjeva za organizaciju kancelarijskog rada. Zakonski, podzakonski i metodološki akti o kancelarijskom radu strukturirani su na osnovu svoje hijerarhije i nadležnosti. Kao rezultat, formiran je sistem normativne i metodološke podrške.

4. Princip centralizacije kontrolnih organa i metodološka podrška kancelarijskom radu, odražavajući značaj odgovarajućih funkcija u sistemu vlasti i upravljanja. Centralno tijelo za kontrolu obavljanja kancelarijskog rada u Ruskoj Federaciji je Gosstandart, a za metodološku kontrolu Rosarhiv.

5. Princip decentralizacije kancelarijskog rada, što se manifestuje u tome da svako ministarstvo, resor, ustanova, preduzeće samostalno utvrđuje poslove službi predškolskog vaspitanja i obrazovanja u svojim strukturnim odeljenjima. Ovaj princip je sadržan u Standardnim uputstvima za kancelarijski rad. U isto vrijeme, normativni i metodološki dokumenti odjela (uputstva) ne bi trebali biti u suprotnosti samo u glavnim odredbama.

Razvoj i implementacija principa naučne organizacije kancelarijskog rada zadatak je cjelokupnog društva i države, jer se njihovom primjenom stvaraju uslovi za smanjenje dokumenata i gubljenje vremena utrošenog na obradu dokumenata. Nedostatak određene uniformnosti u radu sa dokumentima dovodi do birokratije, do proizvoljnog povećanja broja dokumenata, njihovih oblika i namjene.

U procesu razvoja kancelarijskog rada formirana je jedinstvena terminologija za ovu vrstu djelatnosti. Najčešći termini su sljedeći.

Dokumentacija– snimanje informacija na različitim medijima u propisanom obliku. To uključuje neki oblik prezentacije informacija. Istovremeno, proces snimanja informacija mora osigurati njihovo pohranjivanje na neki čvrsti medij - papir, polimer, optički, magnetni medij itd.

Informacije– informacije o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja. Pretpostavlja postojanje izvora informacija, materijalnog nosioca informacija, predajnika informacija, prijemnika i komunikacijskog kanala između izvora i primaoca. U kancelarijskom radu, u odnosu na pojam „informacije“, glavno je njihovo snimanje, a oblik prezentacije (grafika, štampa, kasetofon itd.) je sporedni.

Informativni resursi– pojedinačni dokumenti, pojedinačni nizovi dokumenata, kao i dokumenti i nizovi dokumenata u informacionim sistemima: bibliotekama, arhivima, fondovima, bazama podataka i bankama podataka. Formiranje i korištenje informacionih resursa u Ruskoj Federaciji je sfera državne regulative.

Dokument– informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Forma u kojoj su informacije predstavljene je važna za dokument. Ova forma je obezbeđena prisustvom niza detalja čija kombinacija na dokumentu omogućava da se informacija klasifikuje kao dokument određene vrste i namene, odnosno da se informacija identifikuje.

Detalji o dokumentu – potreban element izvršenje službenog dokumenta. Važeći standard za upravljačku dokumentaciju ukazuje na strogo definisanu lokaciju detalja u dokumentu. Međutim, samo neki detalji su obavezni i daju dokumentu pravnu snagu.

Zvanični dokumenti su dokumenti nastali pravnim ili pojedinci, izvršena i ovjerena na propisan način. Koncept dokumenta može imati širok spektar primjena, na primjer, u Word procesoru teksta, svaka datoteka je dokument. Službena isprava postaje službena tek nakon što je u potpunosti pripremljena i ovjerena, odnosno nakon popunjavanja potrebnih podataka.

Pravna snaga dokumenta- svojstvo službene isprave koja mu je dodijeljena važećim zakonodavstvom, nadležnost organa koji ju je izdao i utvrđeni postupak za izvršenje.

Arhivski dokument- isprava koja se čuva ili podliježe očuvanju zbog značaja za društvo, kao i vrijednosti za vlasnika. Definicija se odnosi na bilo koji dokument na materijalnom mediju koji se može pohraniti u državnim i ličnim arhivima. Arhivske službe u ustanovama su samostalne strukturne jedinice. Djelatnost arhiva uređena je sistemom zakonskih, podzakonskih i metodoloških akata odvojenih od kancelarijskog rada.

Pravna regulativa kancelarijskog rada je oblast nadležnosti niza centralnih vlasti državna vlast i menadžment. Sistem ovih organa uspostavlja pravila, propise i standarde, koji zajedno treba da obezbede jedinstven sistem vođenja evidencije na teritoriji Ruske Federacije. Ovaj sistem treba da obezbedi:

· obavezna početna načela kancelarijskog rada za institucije i organizacije, bez obzira na njihov oblik vlasništva (na primjer, državni jezik na kojem se obavlja kancelarijski rad; vladina regulativa u oblasti korišćenja informacija i drugim osnovnim odredbama);

· utvrđivanje osnovnih zadataka i pravila u oblasti dokumentacije (npr. izrada standardnih uputstava, uzoraka dokumenata i druga pitanja);

· zajednički zahtjevi za dokumentaciju u najvažnijim oblastima pod kontrolom vlade(npr. odbrana, sudski spor, računovodstvo, građanski status, zdravstvena zaštita, provođenje zakona).

Osnovu jedinstvenog sistema vođenja evidencije čine odredbe Ustava Ruske Federacije. Osnova za organizovanje kancelarijskog rada su principi kao što su: pravo svakoga da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i distribuira informacije na bilo koji zakonit način (član 29. Ustava Ruske Federacije), pravo građana da se lično prijave , kao i upućivanje pojedinačnih i kolektivnih žalbi državnim organima i organima lokalne samouprave (član 33. Ustava Ruske Federacije) i niz drugih.

U cilju racionalizacije rada sa različitim dokumentima, kao i obezbjeđivanja odgovarajuće interakcije sa različitim odjelima i institucijama, formiraju se službe za podršku upravljačkoj dokumentaciji, osmišljene za kontrolu pravila rada sa dokumentima i implementaciju jedinstvenog sistema vođenja evidencije.

Usluga podrške upravljačkoj dokumentaciji (DOU usluga) je strukturna jedinica ministarstva, odeljenja, preduzeća, organizacije ili ustanove. Ova jedinica je odgovorna za praćenje usklađenosti sa jedinstvenim sistemom vođenja evidencije. U strukturi ministarstava i odjeljenja, predškolske obrazovne ustanove obično se nazivaju: ili Opšte odjeljenje ili Uprava za poslove. U administraciji predsjednika Ruske Federacije slična struktura se zove Odjeljenje za dokumentacione i informativne usluge predsjednika Ruske Federacije. Bez obzira na naziv, svaka služba predškolske obrazovne ustanove poštuje slična pravila za organizaciju rada sa dokumentima, odnosno implementira jedinstven sistem kancelarijskog upravljanja.

Regulatorni i metodološki akti Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije koji se odnose na organizaciju kancelarijskog rada ne koriste termin „dokumentaciona podrška za upravljanje“. Jedinstveni sistem kancelarijskog rada u aparatima i odjeljenjima Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije implementira se u procesu ispunjavanja njihovih zadataka i funkcija. Organizaciju i unapređenje sistema kancelarijskog rada, kao i kontrolu poštovanja utvrđene procedure za rad sa dokumentima, vrše službenici ministarstva.

Odlika normativno-metodološkog uređenja kancelarijskog rada u sistemu organa unutrašnjih poslova je da su njegove pojedine komponente uključene u funkcije većine službi i odjeljenja. Na primjer, dežurni odjel je samostalan organ operativnog upravljanja uprave gradskog okruga i istovremeno je dužan da dokumentuje niz pitanja upravljanja. Međutim, glavne zadatke kancelarijskog rada rješavaju posebne jedinice - sekretarijati (kancelarije).

Sekretarijat je samostalna strukturna jedinica u organima unutrašnjih poslova. Glavni zadaci sekretarijata su dokumentacija i organizacioni zadaci.

Dokumentacijski zadaci vezano za dokumentovanje procesa upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima. To uključuje:

· Prijem i registracija ulaznih dokumenata, slanje odlaznih dokumenata;

· davanje dokumenata rukovodiocu na razmatranje i izricanje rješenja, odnosno kratko ukazivanje na postupak izvršenja dokumenta;

· prenos dokumenata zaposlenima - izvođačima, koji se mora izvršiti uz potpis izvođača u upisnom dnevniku sa naznakom datuma prijema;

· kontrola rokova izvršenja dokumenata;

· informativni i referentni rad;

· izrada (izrada nacrta dokumenata) i izrada dokumentacije u skladu sa uputstvima i uputstvima uprave, izrada i izdavanje kopija;

· sistematizacija dokumentacije u kancelarijskom radu u skladu sa spiskom dokumenata;

· čuvanje dokumentacije u fajlovima (folderima), unutar kojih se nalaze dokumenti kronološkim redom;

· osiguranje sigurnosti pečata, obrazaca i pečata za registraciju i ovjeru službenih dokumenata;

· formiranje predmeta u skladu sa nomenklaturom koju odobrava rukovodilac organa unutrašnjih poslova u tekućem kancelarijskom radu (vođenje predmeta tokom cele kalendarske godine);

· priprema dokumenata i dosijea za prenos u arhivu, sa naznakom uslova njihovog čuvanja.

Organizacioni zadaci kancelarijskog rada vezano za pitanja optimizacije procesa upravljanja i pojedinačnih upravljačkih procedura. To uključuje:

· priprema radnog mjesta menadžera;

· održavanje standardne kancelarijske opreme i informacionih i referentnih fajlova (automatizovane baze podataka);

· organizacija prijema posjetitelja;

· pozivanje zaposlenih prema uputama menadžera;

· organizacija telefonskih razgovora;

· izdavanje sertifikata putem telefona;

· priprema službenih putovanja;

· priprema sastanaka, sjednica, kao i njihova stenografija;

· priprema informacija i referentnih materijala prema uputama menadžmenta;

· obuka zaposlenih u tehnikama upravljanja dokumentima;

· implementacija alata za automatizaciju ureda.

Dokumentacioni i organizacioni zadaci stvaraju potrebu za stvaranjem specijalizovanih jedinica u okviru sekretarijata koje obezbeđuju izvršenje i umnožavanje dokumenata, kao i javnih prijemnih i drugih struktura. Složenost obavljanja poslova određena je obimom dokumenata koji kruže kroz sekretarijate. Upravna dokumentacija organa unutrašnjih poslova koncentrisana je direktno u sekretarijatima. Ostala stvorena i primljena dokumenta (operativni, krivični predmeti, upućivanje) čuvaju se u posebnoj evidenciji ili direktno u strukturnim jedinicama.

U Rusiji je, nakon vodećih kapitalističkih zemalja, započela revolucija u kancelarijskom radu. Implementacija se ubrzava informacione tehnologije, elektronski dokumenti počinju postepeno da zamjenjuju dokumente na tradicionalnim medijima. Pravni i regulatorni okvir za kancelarijski rad se značajno mijenja. Javni sektor sprovodi program stvaranja „elektronske vlade“, što takođe dovodi do jačanja uloge elektronskih dokumenata.

Strategija razvoja informacionog društva u Ruskoj Federaciji, koju je odobrio predsjednik Ruske Federacije 02.07.2008., predviđa, između ostalog, povećanje efikasnosti javne uprave. Među najvažnijim zadacima koje treba riješiti su sljedeći:

osiguranje efikasne međuresorne i međuregionalne razmjene informacija;

integracija vladinih informacionih sistema i resursa;

povećanje obima i kvaliteta državnih usluga koje se pružaju organizacijama i građanima elektronskim putem;

unapređenje pravnog okvira za standardizaciju i administraciju javnih usluga;

Na osnovu ciljnih vrijednosti indikatora razvoja informacionog društva u Ruskoj Federaciji za period do 2015. godine, udio elektronskog toka dokumenata između državnih organa u ukupnom obimu toka dokumenata moraće biti 70%. To je nemoguće učiniti bez radikalne promjene stava prema kancelarijskom radu.

Osnovni principi savremenog kancelarijskog rada

Osnovni principi savremeni menadžment dokumenti koji se ogledaju u ISO standard 15489:2001 „Informacije i dokumentacija. Upravljanje dokumentima." Ovaj standard je preveden na ruski i usvojen kao nacionalni standard GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi".

Glavna karakteristika modernog upravljanja dokumentima je da se zasniva na principima sličnim principima sistema upravljanja kvalitetom. Koristi se dobro poznati Demingov ciklus kontinuiranog poboljšanja - "Planiraj - Uradi - Provjeri - Djeluj":

u prvoj fazi se razvija politika, svi procesi se detaljno regulišu;

u drugoj fazi, upravljanje dokumentima se vrši u strogom skladu sa zakonskim i regulatornim zahtjevima i internim regulatornim dokumentima organizacije. Prikuplja se dokumentovani dokaz o usklađenosti sa zahtjevima;

u trećoj fazi analizira se efikasnost sistema upravljanja dokumentima, odabiru mjere za prilagođavanje i unapređenje ovog sistema. Rezultati analize su dokumentovani;

u četvrtoj fazi se u sistem uvode poboljšanja i korekcije planirane u trećoj fazi (koje su takođe dokumentovane).

Tokom čitavog ciklusa redovno se provode obuke i usavršavanja za sve zaposlene u organizaciji o pitanjima upravljanja dokumentima.

Ovakav pristup omogućava ne samo stalno poboljšanje efikasnosti upravljanja dokumentima, već i laku integraciju sistema upravljanja dokumentima i različitih sistema upravljanja (kvalitet, sigurnost informacija, okruženje, zaštita rada i dr.).

Savremeni pristup upravljanju dokumentima podrazumeva jednoobrazno upravljanje različitim vrstama dokumenata, tj. ne samo organizacionu i administrativnu dokumentaciju, već i, na primjer, računovodstvene i porezne dokumente ili dokumente o kvalitetu.

Principi upravljanja dokumentima se podjednako primjenjuju na dokumente u različitim medijima, bez obzira na to kako se dokumenti dostavljaju. Ovo je posebno važno jer U Rusiji se primećuje prelazak sa tradicionalnog papirnog toka dokumenata, ne na elektronski, već na mešoviti tok dokumenata. GOST R ISO 15489 definiše koncept „dokumenta” kao identifikujuću informaciju snimljenu na materijalnom mediju, kreiranu, primljenu i zadržanu od strane organizacije ili pojedinca kao dokaz u potvrđivanju zakonskih obaveza ili poslovnih aktivnosti.

Mnoga pitanja vezana za upravljanje i elektronskim i neelektronskim dokumentima sada se smatraju integralnim elementima informacione sigurnosti organizacije.

Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS), prema savremenim konceptima, treba da obezbede upravljanje ne samo elektronskim, već i neelektronskim dokumentima i podrže vođenje mešovitih predmeta.

Mogućnosti koje nudi korištenje elektronskih dokumenata dovele su do promjena u ključnim tehnologijama vođenja evidencije. Kao primjer možemo navesti funkcionalni pristup sastavljanju nomenklature predmeta, princip „velike korpe“ prilikom ispitivanja vrijednosti i utvrđivanja perioda skladištenja dokumenata. Sve češće se održava razne vrste dosijei koji uključuju različite vrste dokumenata, koji mogu imati različite periode čuvanja.

Metoda “velike korpe” pri određivanju perioda skladištenja dokumenata

Metoda “velike korpe” uključuje podjelu svih dokumenata organizacije u nekoliko relativno velikih grupa, ovisno o tome koju funkciju dokumenti obavljaju, a za svaku grupu je postavljen period čuvanja.

Prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti potrebno je utvrditi koju funkciju dokument obavlja u poslovanju organizacije i kojoj grupi dokumentacije se može pripisati, što znači da će se rok trajanja dokumenta odrediti prema rok trajanja ove grupe. U ovom slučaju nema potrebe u nomenklaturi predmeta navoditi sve vrste dokumenata koji obavljaju istu funkciju i sve moguće naslove. Inače, ovaj način dodjeljivanja perioda skladištenja mnogo je lakše automatizirati.

Ako se dokumenti sa sličnim periodima skladištenja pohranjuju u jedan niz, onda, prema ovu metodu, cijeli niz se može podesiti na najduži period skladištenja - ovo opet olakšava automatizaciju i omogućava vam da izbjegnete radno intenzivno i skupo uklanjanje onih dokumenata čiji je period skladištenja istekao nešto ranije.

U Rusiji, primjeri korištenja takvog pristupa, iako rijetki, postoje. Tako, u Listi standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacije, sa naznakom rokova skladištenja, odobrenoj od strane Saveznog arhiva 6. oktobra 2000. godine, u čl. 150, za čitavu grupu dokumenata utvrđuje se jedan rok čuvanja - 5 godina, u rubrici „Vrsta dokumenta“ se navodi: „Primarni dokumenti i prilozi uz njih koji su evidentirali činjenicu poslovne transakcije i koji su bili osnov za računovodstvene evidencije (gotovina, bankovne isprave, talone bankovnih čekovnih knjižica, nalozi, evidencije radnih sati, bankovne obavijesti i zahtjevi za prijenos, akti prijema, isporuke, otpisa imovine i materijala, potvrde, fotelje za njih, fakture, fakture i avansi itd. .).” U praksi, to znači da ako zakonodavstvo ili bilo koji lokalni regulatorni dokument uvede nova sorta primarne knjigovodstvene dokumentacije, automatski dobija rok čuvanja od pet godina.

Osiguravanje pravne snage elektronskih dokumenata, zaštita njihovog integriteta i autentičnosti

Glavna uloga dokumenata u modernom kapitalističkom društvu je da služe kao dokaz u slučajevima sporova, sudskih sporova i istraga. Da bi dokumenti bili prihvaćeni na razmatranje i imali dokaznu vrijednost, moraju ispunjavati određene uslove.

Što se elektronski dokumenti aktivnije koriste u poslovnim aktivnostima, to se češće traže da se podnose pravosudnim i državnim organima kao dokaz. Da bi interesi organizacije bili pouzdano zaštićeni, potrebno je prije svega osigurati pravni značaj elektronskih dokumenata.

Da bi ovakvi dokumenti dobili pravnu snagu, prvo je potrebno sačuvati njihovu autentičnost i integritet. Ispod autentičnost znači mogućnost dokazivanja autorstva dokumenta, vremena njegovog nastanka i autentičnosti sadržaja. Integritet znači potpunost i nepromjenjivost dokumenta tokom vremena. Da bi se mogao dokazati integritet i autentičnost određenih vrsta dokumenata, potrebno je ne samo sačuvati sam dokument, već i prateću dokumentaciju i metapodatke koji dokumentuju faze životnog ciklusa dokumenta.

Elektronski dokumenti nisu postali uobičajeni, pa su često podložni strožijim zahtjevima od sličnih papirnih dokumenata, a njihove "tehničke" karakteristike stvaraju dodatne poteškoće:

elektronski dokumenti se lako modificiraju i kopiraju;

postoji problem razlikovanja između originala i kopija: strana koja je primila kopiju elektronskog dokumenta može izvršiti izmjene u njemu i izjaviti da upravo ona posjeduje original;

postoji problem određivanja tačnog vremena kreiranja dokumenta, uklj. kada koristite elektronski digitalni potpis (EDS).

Da bi elektronski dokumenti bili prihvaćeni od strane suda i imali maksimalnu dokaznu vrijednost, potreban je skup mjera koji pokrivaju sve faze životnog ciklusa dokumenta.

Rusija je sada na putu razvoja toka dokumenata, na kojem je početkom 90-ih. prošlog veka bile su SAD: masovna upotreba elektronskih dokumenata je već počela, ali zakonodavstvo još nije izjednačilo prava tradicionalnih i elektronskih dokumenata.

Od posebnog interesa u tom smislu je zajednički tehnički izvještaj ANSI/AIIM TR31 američkog Nacionalnog instituta za standarde ANSI i Udruženja profesionalaca za upravljanje sadržajem AIIM, u kojem su navedeni načini poboljšanja zakonodavstva i predloženi osnovni principi po kojima se integritet i autentičnost elektronskih dokumenata može se dokazati. U izradi standarda učestvovali su vodeći stručnjaci iz vladinih službi, predstavnici privrede i pravnici.

Pravni značaj elektronskih dokumenata osigurava se nizom mjera koje uključuju:

razvoj odgovarajućeg zakonodavnog i regulatornog okvira;

upravljanje dokumentima unutar organizacije zasnovano na principima sistema upravljanja kvalitetom, uključujući razvoj internog regulatornog okvira; zaključivanje, po potrebi, sporazuma i ugovora sa partnerima i dobavljačima; kao i dokumentovanje usklađenosti sa zakonskim i regulatornim zahtjevima;

korištenje softverskih i hardverskih sigurnosnih alata, uključujući digitalni potpis i enkripciju.

Strana iskustva pokazuju da se upotreba digitalnih potpisa isplati kada se efikasno radi sa važnim elektronskim dokumentima. Upotreba digitalnih potpisa za manje značajne dokumente (uključujući internu korespondenciju koja se vodi u okviru sigurnog korporativnog elektronskog digitalnog potpisa) smatra se neopravdanom. Upotreba digitalnih potpisa pri radu sa dokumentima sa trajnim i dugoročnim (više od 7-10 godina) periodom skladištenja trenutno se ne preporučuje, jer tehnologije za osiguranje dugoročne provjere digitalnih potpisa još uvijek nisu razvijene.

Iskustvo također pokazuje da je u cilju automatizacije masovnog slanja obavještenja i drugih sličnih dokumenata potrebno, koliko je to moguće, napustiti upotrebu originalnih potpisa i pečata na takvim dokumentima. U tom smislu zanimljivo je iskustvo Evropske unije, gdje relevantne evropske direktive zabranjuju nacionalnim vladama da zahtijevaju lični potpis na elektronskim računima i fakturama.

Autentičnost i integritet dokumenata unapređuje se poštovanjem relevantnih standarda i pravila „dobre poslovne prakse“. Trenutno možete pronaći strane standarde o gotovo svim aspektima elektronskog upravljanja dokumentima.

Danas postoje dvije glavne metode za organizaciju skladištenja elektronskih dokumenata (koje se mogu koristiti iu kombinaciji). Prva metoda uključuje pohranjivanje dokumenata na prenosive medije, po mogućnosti na WORM medij za jednokratno upisivanje (CD, DVD, itd.). Kada se koristi druga metoda, online dokumenti se pohranjuju u sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima ili elektronske arhive (EA). U ovom slučaju, zaštitu integriteta i autentičnosti obezbeđuje EDMS/EA.

Akumulirano u inostranstvu odlično iskustvo korištenje vladinih propisa kako bi se osigurao kvalitet i kompatibilnost softvera i hardvera koji kupuju vladine agencije kako za internu upotrebu tako i za rješavanje problema u okviru programa „elektronske vlade“. Posebno treba istaći standarde funkcionalnih zahtjeva za EDMS (u SAD-u je to DoD 5015.2, u Evropi - MoReq2).

Operativna upotreba elektronskih dokumenata

Do sada su već poznata zanimljiva praktična iskustva u operativnoj upotrebi elektronskih dokumenata, što je izazvalo određene poteškoće. Od čitavog niza problema, vrijedi obratiti pažnju na nekoliko najhitnijih.

Koncept “elektronskog dokumenta”. Ako su ranije elektronski dokumenti uključivali one dokumente za čiju izradu, obradu, prenos i skladištenje su korišteni električni, magnetni itd. tehnologije (na primjer, faksovi), danas u elektroničke dokumente spadaju oni s kojima se ne može raditi bez pomoći kompjuterske tehnologije. Sa ove tačke gledišta, podaci kodirani dvodimenzionalnim bar kodom smatraju se (ako su potrebni detalji dostupni) kao elektronski dokument na papiru.

Dokument u bazi podataka. Sa pravne i praktične tačke gledišta veliki značaj ima da li je dokument u bazi podataka (informacijski resurs) dokument. Ovisno o okolnostima, ovo može biti jedan ili više od sljedećih objekata:

dokumenti koji sadrže početne informacije, koji se zatim unose u bazu podataka;

unosi u bazu podataka;

tabele u bazi podataka;

oblici input-outputa, komunikacije itd.;

evidencije revizije, itd.;

cijela baza podataka;

izlazni dokumenti kreirani na osnovu baze podataka;

dokumentacija koja opisuje bazu podataka;

softver i dokumentaciju za njega.

Principi registracije dokumenata. U 20. veku Mnoge zapadne zemlje su napustile tradicionalni princip striktne registracije dokumenata u našoj zemlji. Danas postoji, s jedne strane, povratak na sistem registracije (pošto je registracija prirodna funkcionalnost svakog EDMS), s druge strane, odbijanje ručne registracije u slučajevima kada je moguće dokazati prijem, kreiranje ili slanje dokumenta drugim sredstvima, na primjer revizijom informacionih sistema.

Email. E-pošta je postala osnovni poslovni alat iu javnom iu privatnom sektoru. Ova tehnologija je postala ključna za mnoge vrste poslovnih aktivnosti, zbog čega su e-mail poruke prepoznate kao dokumenti u mnogim zemljama, a zahtjevi za osiguranje njihove sigurnosti uključeni su u zakone i propise.

Upotreba elektronskih potpisa i drugih sredstava kriptografije. Upotreba digitalnih potpisa u elektronskom upravljanju dokumentima smatramo lijekom za sve nevolje vezane za osiguranje pravnog značaja elektronskih dokumenata. Istovremeno, korištenje digitalnih potpisa bez dodatnih „sigurnosnih“ organizacijskih i pravnih mjera može biti nesigurno, posebno kada se potpisuju datoteke u uobičajenim kancelarijskim formatima kao što su Word, Excel i PDF.

Standardi u oblasti kancelarijskog rada i toka dokumenata. Standardi sadrže jasno definisane zahtjeve za rad sa dokumentima i informacijama. Oni mogu pomoći u situacijama kada je potrebno objasniti menadžmentu, predstavnicima službe informacionih tehnologija, drugim službama i poslovnim odjelima osnovne zahtjeve povezane, na primjer, sa organizacijom kancelarijskog posla i protokom dokumenata.

Standardi se bave sljedećim pitanjima:

zahtjevi za kreiranje dokumenata, utvrđivanje koji dokumenti moraju biti izvršeni ili generirani tokom procesa i uneti u sistem toka dokumenata; koje informacije ovi dokumenti treba da sadrže; koje podatke o ovim dokumentima treba pohraniti (metapodaci za upravljanje dokumentima);

zahtjevi za zadržavanje, koji određuju koliko dugo dokumente treba čuvati; uslovi za organizovanje prenosa dokumenata drugim zainteresovanim licima; postupak utvrđivanja sudbine dokumenata nakon isteka roka njihovog čuvanja;

zahtjevi za pristup dokumentima, koji određuju kome je dozvoljen pristup dokumentima i kako se pristup kontroliše;

zahtjevi za očuvanjem, koji određuju kako se zapisi održavaju kako bi bili dostupni i upotrebljivi;

zahtjevi za sisteme čiji zadaci uključuju kreiranje i skladištenje dokumenata;

Alati i procedure za upravljanje dokumentima, kao što su šeme metapodataka (modeli), šeme klasifikacije (nomenklature datoteka), šeme (modeli) nivoa bezbednosne provere i prava pristupa, regulatorni dokumenti na osnovu kojih se odlučuje o sudbini dokumenata nakon isteka roka period skladištenja.

Kratkoročno i srednjoročno skladištenje i uništavanje dokumenata

Jedan od pravaca razvoja EDMS-a je dalje širenje njihovih mogućnosti za organizaciju skladištenja i uništavanja dokumenata. Sadašnje rusko zakonodavstvo već danas propisuje veoma duge periode skladištenja za neke vrste elektronskih dokumenata. Da bi ispunio ove zahtjeve, EDMS mora imati odgovarajuću funkcionalnost.

Sve je veća potražnja za sistemima koji podržavaju rad sa različitim vrstama dosijea, koje u velikom broju kreiraju i komercijalni i vladine organizacije. Ovo je globalni trend (danas su zahtjevi za vođenje dosijea počeli da se uključuju u nove verzije državnih zahtjeva za sisteme elektronskog upravljanja dokumentima u razvijenim zemljama svijeta).

Program zadržavanja i sudbine dokumenata osigurava usklađenost sa zakonskim i regulatornim zahtjevima utvrđivanjem:

rokovi čuvanja dokumenata,

radnje sa dokumentima nakon isteka roka čuvanja, kao što su uništavanje, prebacivanje u trajno arhivsko skladište, prenošenje u druge organizacije i sl.

mjere poduzete u slučajevima kada je potrebno obustaviti uništavanje dokumenata.

Čak i kratko nabrajanje problema modernog kancelarijskog rada pokazuje koliko sfera našeg profesionalnog djelovanja postaje složena. Da bi riješili ove probleme, stručnjaci iz oblasti upravljanja dokumentacijom trebaju stalno usavršavati svoje vještine i savladavati znanja iz srodnih disciplina, prije svega prava i informacionih tehnologija. To nije lako učiniti, ali je nagrada, po pravilu, znatna: zanimljiviji je posao, uočljiviji menadžmentu i znatno veća plata.

Proces upravljanja društvenim sistemima, uključujući i organe unutrašnjih poslova, prati značajan broj različitih dokumenata. Potreba za racionalizacijom svih procedura za rad sa dokumentima javila se davno, iako se papirologija počela sistematski proučavati tek u 19. stoljeću. U savremenoj nauci, oblast znanja o postupku izrade dokumenata i pravilima za rad sa njima je samostalna disciplina koja održava veze sa teorijom društvenog upravljanja.

U Rusiji od 17. veka. postavljeni su temelji za državno centralizovano uspostavljanje pravila za rad sa službenim dokumentima. Od tada do danas izdvajaju se sljedeća historijska razdoblja njegovog razvoja: administrativni, kolegijalni, ministarski i sovjetski „naučni“ kancelarijski rad.

Savremeni kancelarijski rad počeo je naglo da se unapređuje, počevši od 20. veka, pod uticajem razvoja tehničkih sredstava komunikacije i računarske tehnologije. Mnoge standardne dokumentacijske operacije dobile su novi sadržaj, a kompjuterizacija je značajno proširila obim ove djelatnosti. Razvojem računarske tehnologije kancelarijski rad postaje dostupan svakom korisniku. Istovremeno, postalo je moguće samostalno raditi s većinom različite vrste dokumenta i kreiranje elektronske arhive za individualnu upotrebu.

Trenutno, pod uticajem ovih trendova, nastao je novi pojam - Dokumentaciona podrška za upravljanje (DOU). Karakteristično je da se u zakonodavnim aktima i svakodnevnom životu ovaj pojam shvata kao identičan pojmu rad u kancelariji. Međutim, to nije sasvim tačno, jer se, na primjer, principi vođenja predmeta za upravljačku dokumentaciju razlikuju od predmeta u sudskim postupcima, u istražnim organima, u notarima i drugim oblastima djelovanja.

Rad u kancelariji - grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Na osnovu područja kruženja službenih dokumenata obično razlikuju upravni i specijalni uredski rad.

Poslovi u kancelariji za upravljanje uređen je sistemom zakonskih akata i obavlja poslove sa upravljačkom dokumentacijom (administrativnom, organizacionom, referentnom). Sistematizaciju dokumenata u predmetima vrše službe predškolske obrazovne ustanove, a spisak naziva predmeta u organizaciji odobrava se posebnim dokumentom - nomenklaturom predmeta.

Poseban kancelarijski rad regulisano je zakonima, čija je primjena vezana za ostvarivanje glavne funkcije institucije ili organizacije (sprovođenje zakona, provedba zakona, nadzorna, kontrolna i dr.). Izrada i sistematizacija dokumentacije u predmetima vrši se po posebnim pravilima, a uspostavljanje predmeta nije u direktnoj vezi sa kancelarijskim radom upravljanja.

Važnost racionalne organizacije dokumentacione podrške je da ona može značajno povećati efikasnost procesa upravljanja. Istovremeno, postojeća opšta pravila za rad sa upravljačkim dokumentima, kontrolu njihovog kretanja i skladištenja, informacioni rad sa njima i druge komponente kancelarijskog rada stvaraju uslove za optimizaciju aktivnosti upravljanja. Stoga se djelatnosti predškolskih obrazovnih ustanova obično klasificiraju kao pomoćne, koje pružaju funkcije upravljanja.

Za savladavanje znanja o kancelarijskom menadžmentu potrebno je razjasniti njegove principe. Značaj principa u organizaciji kancelarijskog rada, kao i u bilo kojoj drugoj oblasti ljudskog znanja, leži u činjenici da oni određuju početna pravila i opšta načela. Osnovni principi uključuju:

1. Princip ujedinjenja - dovođenje bilo kojeg predmeta do jednog
forma, sistem. Proces ujedinjenja se izražava u stvaranju najviše
opšti univerzalni model primenjen na više objekata sa nekima
uobičajeni znakovi. Na osnovu unifikacije u savremenom kancelarijskom radu, na primjer, razvijaju se početna pravila za obavljanje dokumentacijskih operacija. Ova pravila su opšte prirode za resorna ministarstva i precizirana su u njihovim normativnim i metodološkim aktima.

2.Princip standardizacije - uspostavljanje i primjena standarda kao standarda (uzorka), koji je prihvaćen kao polazna osnova za
upoređujući druge slične objekte s njim. Standard kao normativni i metodološki dokument je skup normi, pravila, zahtjeva za predmet standardizacije, koje je odobrio nadležni organ. Ne postoji identitet između standardizacije i unifikacije, iako su oba procesa međusobno povezana. Standardizacija je najviši stepen unifikacije, izražen u obaveznom pravnom obliku.

3. Princip sistemskog normativnog i metodološkog uređenja kancelarijskog rada je osnova za uspostavljanje jedinstvenih uslova za organizaciju kancelarijskog rada. Zakonodavni, normativni i metodološki akti o kancelarijskom radu strukturirani su na osnovu njih
hijerarhija i kompetencija. Kao rezultat, sistem normativnih i
metodološka podrška.

4. Princip centralizacije kontrolnih organa i metodološki
obezbeđivanje kancelarijskog rada odražava značaj odgovarajućih funkcija u sistemu vlasti i organa upravljanja. Centralno tijelo za kontrolu obavljanja kancelarijskog rada u Ruskoj Federaciji je
Gosstandart, i metodološka kontrola - Rosarhiv.

5. Princip decentralizacije kancelarijskog rada manifestuje se u
da svako ministarstvo, odeljenje, ustanova, preduzeće samostalno utvrđuje poslove službi za dokumentaciju u svojim strukturnim odeljenjima, na osnovu resornih poslova. Ovaj princip je sadržan u Standardnim uputstvima za kancelarijski rad. U isto vrijeme, normativni i metodološki dokumenti odjela (uputstva) ne bi trebali biti u suprotnosti samo u glavnim odredbama.

Dakle, razvoj i implementacija principa naučne organizacije kancelarijskog rada je zadatak čitavog društva i države, jer primjena principa stvara uslove za smanjenje nepotrebnih dokumenata i izgubljenog vremena utrošenog na obradu dokumenata. Nedostatak određene ujednačenosti u radu sa dokumentima dovodi do toga da se njihov broj može proizvoljno povećati, kao i oblici i namjena.

U procesu razvoja kancelarijskog rada formirana je jedinstvena terminologija za ovu vrstu djelatnosti. Neki od termina su se pojavili kao rezultat upotrebe kompjuterske tehnologije u kancelarijskom radu. Najčešći termini su sljedeći.

dokumentacija -snimanje informacija na različitim medijima u propisanom obliku. To uključuje neki oblik prezentacije informacija. Istovremeno, proces snimanja informacija mora osigurati njihovo pohranjivanje na neki čvrsti medij - papir, polimer, optički, magnetni medij itd.

Informacije- podatke o osobama, predmetima, činjenicama, događajima, pojavama i procesima, bez obzira na oblik njihovog predstavljanja. U odnosu na koncept informacije, glavno je njeno snimanje, a metod (grafika, štampa, magnetofonsko snimanje itd.) je sporedni.

Informativni resursi - pojedinačni dokumenti i pojedinačni nizovi dokumenata, kao i dokumenti i nizovi dokumenata u informacionim sistemima (biblioteke, arhivi, fondovi, banke podataka itd.) . Formiranje i korištenje informacionih resursa je sfera državne regulative u Ruskoj Federaciji.

dokument - informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Forma u kojoj su informacije predstavljene je važna za dokument. Ova forma je obezbeđena prisustvom većeg broja detalja, čija kombinacija na dokumentu omogućava da se informacija svrsta u dokumente određene vrste i namene, tj. identifikuju informacije.

Detalji dokumenta - obavezan element u dizajnu službenog dokumenta. Važeći standard za upravljačku dokumentaciju ukazuje na striktno definisano mjesto za detalje na dokumentu, ali samo neki od njih su obavezni i daju dokumentu pravnu snagu.

Zvanični dokumenti - radi se o dokumentima koje su izradila pravna ili fizička lica, a koji su izvršeni i ovjereni na propisan način . Koncept dokumenta može imati najširi opseg (u uređivaču Riječ svaki fajl je dokument). Službena isprava postaje službena tek nakon što je u potpunosti sastavljena i ovjerena, tj. nakon popunjavanja potrebnih podataka.

Pravna snaga dokumenta -vlasništvo službene isprave koja mu je prenijeta važećim zakonodavstvom, nadležnost organa koji ju je izdao i utvrđeni postupak za izvršenje. Koncept službenog dokumenta nije identičan konceptu njegove pravne snage. Štaviše, samo pravna snaga dokumenta može da prenese njegov administrativni princip. Dakle, pravna snaga dokumenta obuhvata tri obavezne komponente: 1) usklađenost sadržaja sa zakonom; 2) ovlašćenje izdavačkog organa; 3) upis svih potrebnih podataka u skladu sa uslovima za dokument određene vrste.

Dokumenti se kreiraju, dobijaju pravnu snagu i kruže u strukturama ministarstava, resora, ustanova, preduzeća i organizacija. Kako bi se pojednostavio rad sa različitim dokumentima, kao i osigurala odgovarajuća interakcija sa različitim odjelima i institucijama, formira se strukturna veza, koja je osmišljena za kontrolu pravila rada sa dokumentima i implementaciju jedinstvenog sistema kancelarijskog rada. Opšti naziv ovih struktura je usluge podrške upravljačkoj dokumentaciji.

Odeljenje za vođenje evidencije i rad sa žalbama građana i organizacija je strukturna jedinica Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije. Ova jedinica je odgovorna za praćenje usklađenosti sa jedinstvenim sistemom vođenja evidencije.

Arhivski dokument -dokument koji se čuva ili podliježe očuvanju zbog značaja za društvo, kao i vrijednosti za vlasnika. Definicija se odnosi na bilo koji dokument na materijalnom mediju koji se može pohraniti u državnim i ličnim arhivima.

Pravno regulisanje kancelarijskog rada je oblast nadležnosti većeg broja organa centralne vlasti i uprave. Sistem ovih organa uspostavlja pravila, propise i standarde, koji zajedno treba da obezbede jedinstven sistem vođenja evidencije na teritoriji Ruske Federacije. Ovaj sistem treba da obezbedi:

1. Obavezni početni principi kancelarijskog rada za institucije i organizacije, bez obzira na oblik vlasništva. Na primjer: državni jezik na kojem se obavlja kancelarijski rad; državni propis u oblasti korišćenja informacija i druge temeljne odredbe.

2. Utvrđivanje osnovnih zadataka i pravila iz oblasti dokumentacije. Na primjer, kreiranje standardnih uputstava, uzoraka dokumenata i drugih pitanja.

3. Uopštenost zahtjeva za dokumentacijom u najvažnijim oblastima javne uprave. Na primjer, odbrambena sposobnost, pravni postupci, računovodstvo, civilni status, zdravstvena zaštita, provođenje zakona, itd.

Osnovu jedinstvenog sistema vođenja evidencije čine odredbe Ustava Ruske Federacije. Načela kao što su: pravo svakoga da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i širi informacije na bilo koji zakonit način (član 29. Ustava); Pravo građana na lično prijavljivanje, kao i na upućivanje pojedinačnih i kolektivnih žalbi državnim organima i organima lokalne samouprave (član 33. Ustava) i niz drugih su osnov za organizovanje kancelarijskog rada.

Posebnost normativno-metodološkog uređenja kancelarijskog rada u sistemu organa unutrašnjih poslova je da su njegove pojedine komponente uključene u funkcije većine službi i odjeljenja. Na primjer, dežurna služba je nezavisno tijelo operativnog upravljanja i istovremeno je dužna dokumentirati niz pitanja rukovodnih aktivnosti. Međutim, glavne zadatke kancelarijskog rada rješavaju posebne jedinice - sekretarijati (kancelarije).

Regulatorni i metodološki akti Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije koji se odnose na organizaciju kancelarijskog rada ne koriste termin „dokumentaciona podrška rukovodstvu“. Jedinstveni sistem kancelarijskog rada u aparatima i odjeljenjima Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije implementira se u procesu ispunjavanja njihovih zadataka i funkcija. Organizaciju i unapređenje sistema kancelarijskog rada, kao i kontrolu poštovanja utvrđene procedure za rad sa dokumentima, vrše službenici ministarstva. Za organizaciju i stanje kancelarijskog rada direktno su odgovorni rukovodioci kancelarijskih jedinica - šefovi sekretarijata (kancelarija). Takva podjela je samostalna strukturna jedinica. Sve aktivnosti vezane za organizovanje kancelarijskog rada direktno su podređene rukovodiocu ovog odjeljenja.

Glavni ciljevi sekretarijati u organima unutrašnjih poslova mogu se podijeliti na dokumentacione i organizacione.

Dokumentacijski zadaci povezane sa dokumentovanjem procesa upravljanja i organizacijom rada sa dokumentima, to su:

1. Prijem i registracija ulaznih dokumenata, slanje odlaznih dokumenata.

2. Dostavljanje dokumenata rukovodiocu na uvid i izricanje rješenja (kratka uputstva o postupku izvršenja dokumenta).

3. Prijenos dokumenata izvršiocima (prijenos dokumenta mora se izvršiti uz potpis izvršitelja u dnevniku registracije sa naznakom datuma prijema).

4. Kontrola rokova za izvršenje dokumenata.

5. Informativni i referentni rad.

6. Izrada i izrada dokumenata u skladu sa uputstvima i uputstvima uprave, izrada i izdavanje kopija (izrada je, po pravilu, priprema nacrta dokumenata).

7. Sistematizacija i čuvanje dokumentacije u kancelarijskom radu. Skladištenje treba vršiti u fajlovima (folderima), unutar kojih se dokumenti nalaze određenim (obično hronološkim) redom – sistematski u skladu sa popisom dokumenata.

8. Osiguravanje sigurnosti pečata, štambilja i obrazaca. Za registraciju i ovjeru službenih dokumenata koriste se pečati, pečati i obrasci dokumenata. Sigurnost službenog pečata i službenih obrazaca najvažniji je zadatak kancelarijskog rada.

9. Formiranje predmeta u tekućem kancelarijskom radu. Aktuelno je poslovanje tokom, po pravilu, kalendarske godine. Svaki predmet je namijenjen određenoj grupi dokumenata i ima svoj naziv. Nomenklaturu predmeta odobrava načelnik organa unutrašnjih poslova.

10. Priprema dokumenata i dosijea za predaju u arhivu. Vrijednost dokumenta se ogleda u utvrđenim rokovima skladištenja. Direktno skladištenje različitih dokumenata jedan je od zadataka arhiva.

Organizacioni zadaci kancelarijskog rada u najopštijem obliku odnose se na pitanja optimizacije procesa upravljanja i pojedinačnih upravljačkih procedura. Organizacioni zadaci kancelarijskog rada obuhvataju:

1. Priprema radnog mjesta menadžera.

2. Održavanje standardne kancelarijske opreme i informacionih i referentnih fajlova (automatizovane baze podataka).

3. Organizovanje prijema posetilaca, pozivanje zaposlenih po uputstvu rukovodioca.

4. Organizacija telefonskih razgovora, izdavanje potvrda telefonom.

5. Priprema službenih putovanja.

6. Priprema sastanaka, sastanaka, kao i stenografija.

7. Priprema informativnih i referentnih materijala prema uputama

priručnike.

8. Obuka o metodama organizacije toka dokumenata, implementacija alata za automatizaciju ureda.

Navedena lista dokumentacije i organizacionih zadataka stvara potrebu da se u strukturi sekretarijata predvidi stvaranje specijalizovanih jedinica. To su, po pravilu, biroi za daktilografiju, biroi za kopiranje dokumenata, javne recepcije i druge strukture. Složenost obavljanja poslova određena je i obimom dokumenata koji kruže kroz sekretarijate. Upravna dokumentacija organa unutrašnjih poslova koncentrisana je direktno u sekretarijatima. Ostala stvorena i primljena dokumenta (operativni, krivični predmeti, upućivanje) čuvaju se u posebnoj evidenciji ili direktno u strukturnim jedinicama.

Informaciona komunikacija preduzeća može se odvijati na različite načine, usmeno i pismeno.

Sredstva pisane (dokumentirane) komunikacije uključuju:

• poslovna pisma, sporazumi, ugovori;
• izvještaji, izvještaji;
• telegrami, telefonske poruke, teletekstovi, faksovi itd.

Usmena komunikacija se odvija pomoću:

• usmeni pregovori, sastanci;
• telefonski razgovori (domaći, gradski, međugradski, međunarodni);
• spikerfoni, interfoni itd.

Većina informacija koje se koriste za upravljanje evidentirana je u različitim dokumentima. Sastavni dio upravljanje bilo kojim organizacionim sistemom je rad u kancelariji.

Termin „kancelarijski rad“ pojavio se u drugoj polovini 18. veka. Prvobitno značenje ovog pojma nije odgovaralo modernom shvaćanju. Riječ "delo" na ruskom nije značila samo fasciklu s dokumentima, već i problem koji se rješava. Kancelarijski rad (proizvodnja predmeta) odredio je proces rješavanja predmeta.

Trenutno se značenje ovog pojma promijenilo. Kancelarijsko upravljanje sada podrazumeva organizovanje informacione podrške za slučajeve, odnosno vođenje dokumentacije. Novo značenje pojma definira Dom cilj rad u kancelariji - Informaciona podrška menadžment. Stoga se izraz „dokumentacijska podrška menadžmentu“ (DOU) smatra sinonimom za kancelarijski rad.

Rad u kancelariji-aktivnosti koje pokrivaju proces izrade dokumenata i organizovanje rada sa njima.

Glavni zadaci kancelarijskog rada sledi od glavnog cilja. To uključuje:

• kreiranje dokumenata, odnosno njihovo fiksiranje na bilo koji medij;
• prenos dokumenata za njihovo naknadno izvršenje ili donošenje odluka o njima;
• registraciju dokumenata radi vršenja kontrole nad njihovim izvršenjem;
• sistematizacija i čuvanje dokumenata, brza pretraga dokumenata po potrebi.

Razvoj tehnologije i novih informacionih tehnologija omogućavaju reorganizaciju procesa upravljanja. Savremeni kancelarijski rad karakteriše uvođenje računarske, organizacione opreme (multifunkcionalni telefoni, modemi, faksovi) i mrežnih tehnologija u proces rada sa dokumentima.

Razmotrimo kompjuterski softver koji se koristi za rješavanje osnovnih problema kancelarijskog rada u sadašnjoj fazi.

o Za kreiranje dokumenata se koriste uređivači teksta. Ovo okruženje omogućava brzo uređivanje dokumenata, korištenje gotovih obrazaca (šablona) pri izradi osnovnih tipova dokumenata, njihovo dizajniranje koristeći korporativni stil preduzeća, mogućnost višestrukog repliciranja kreiranih dokumenata i još mnogo toga. Poseban prevodilački programi omogućavaju vam da brzo i kompetentno prevedete dokument na bilo koji jezik ako kompanija ima međunarodne kontakte. Tablični procesori omogućavaju vam da u dokumente (izvještaje, bilješke) uključite fragmente proračuna i različite dijagrame.

o Za registraciju dokumenata i praćenje njihovog izvršenja se koriste programi za automatizaciju upravljanja i organizacije rada sekretara. Omogućavaju vam da registrujete interne i eksterne dokumente, stavite ih pod kontrolu, vodite dnevnike, nedeljne dnevnike sa listom hitnih poslova. Takvi programi će odmah upozoriti izvođača i inspektora na rok.

o Za čuvanje i sređivanje dokumentacije se koriste sistemi za upravljanje bazama podataka. Uz pomoć takvih programa ne samo da možete kreirati elektronske ormare za datoteke, već i brzo tražiti potrebne dokumente, uništavati zastarjele i uvoditi nove. Ogroman broj standardnih obrazaca za ormare za arhiviranje daje širok spektar izbora.

Mnogi aplikativni programi za kreiranje i formatiranje tekstualnih dokumenata pružaju mogućnost provjere pravopisa, što je još jedna značajna prednost korištenja računara u kancelarijskom radu.

Naše vrijeme karakterišu naučna dostignuća i brzi rast proizvodnje. To zahtijeva promjene u menadžmentu. Da bi se povećala efikasnost i kvalitet upravljanja, kancelarijski rad treba poboljšati. S tim u vezi, osnovni principi organizacije modernog kancelarijskog rada su:

o efikasnost u izradi dokumenta;

o visok kvalitet dokumenata;

o optimalan tok dokumenata (ekspeditivnost dokumenata, nedopustivost njihovog višestrukog umnožavanja i birokratije prilikom prolaska itd.);

o tehnologije razmjene informacija bez papira gdje je to moguće.

Uspješnoj implementaciji ovih principa u menadžmentu doprinose sljedeće organizacione mjere:

o optimizacija raspodjele odgovornosti između rukovodećeg osoblja;

o opremanje radnih mjesta sekretara, arhivskih radnika i kancelarija računarima i savremenom kancelarijskom opremom;

o organizacija računarskih mreža i implementacija mrežnih tehnologija;

korištenje specijaliziranog softvera koji uzima u obzir specifičnosti određenih industrija za organizaciju rada s dokumentima.

O postojanju sistema kancelarijskog upravljanja u organizaciji možemo govoriti ako:

• - organizovan je tok dokumenata, odnosno kretanje dokumenata od trenutka kada su kreirani ili primljeni od strane organizacije do završetka izvršenja i/ili slanja ili prenošenja na čuvanje;
• - uspostavljen je sistem registracije i računovodstva dokumenata (ulaznih, internih, odlaznih);
• - izvršena dokumenta se stavljaju na čuvanje u dosije u skladu sa nomenklaturom dosijea.

Iako, naravno, to nije sve što je potrebno za efikasnu organizaciju rada sa dokumentima. Možemo reći da je ovo minimalni skup elemenata koji nam omogućava da govorimo o prisutnosti kancelarijskog rada u organizaciji.

Osnovni principi savremenog upravljanja dokumentima ogledaju se u standardu ISO 15489:2001 „Informacije i dokumentacija. Upravljanje dokumentima." Ovaj standard je preveden na ruski i usvojen kao nacionalni standard GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informacije, biblioteku i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi".

Glavna karakteristika modernog upravljanja dokumentima je da se zasniva na principima sličnim principima sistema upravljanja kvalitetom. Koristi se dobro poznati Demingov ciklus kontinuiranog poboljšanja - "Planiraj - Uradi - Provjeri - Djeluj":

• - u prvoj fazi se razvija politika, svi procesi su detaljno regulisani;
• - u drugoj fazi, upravljanje dokumentima se vrši u strogom skladu sa zakonskim i regulatornim zahtjevima i internim regulatornim dokumentima organizacije. Prikuplja se dokumentovani dokaz o usklađenosti sa zahtjevima;
• - u trećoj fazi analizira se efikasnost sistema upravljanja dokumentima, odabiru mjere za prilagođavanje i unapređenje ovog sistema. Rezultati analize su dokumentovani;
• - u četvrtoj fazi se u sistem uvode poboljšanja i korekcije planirane u trećoj fazi (koje su takođe dokumentovane).

Tokom čitavog ciklusa redovno se provode obuke i usavršavanja za sve zaposlene u organizaciji o pitanjima upravljanja dokumentima.

Ovakav pristup omogućava ne samo stalno poboljšanje efikasnosti upravljanja dokumentima, već i laku integraciju sistema upravljanja dokumentima i različitih sistema upravljanja (kvalitet, sigurnost informacija, životna sredina, zaštita rada itd.).

IN podrška dokumentaciji organizacija toka dokumenata je jedna od najvažnijih oblasti aktivnosti.

Tok dokumenata obuhvata čitav niz kretanja dokumenata u upravljačkom aparatu, tokom kojeg se izvode operacije primanja, prenosa, pregleda, pripreme, izvršavanja i slanja dokumenata. Racionalno organizovan tok dokumenata obezbeđuje brz prolaz dokumenata najkraćim putem uz minimalnu potrošnju vremena.

Organizacija toka dokumenata zasniva se na nekoliko pravila ili principa koji se moraju striktno poštovati:

• 1. Centralizacija operacija prijema i slanja dokumenata. To znači da svi dokumenti koji stignu u organizaciju, bez obzira na način dostave, i dokumenti koji se šalju iz organizacije (izuzev dokumenata primljenih i dostavljenih faksom i e-mailom i koji se odnose isključivo na nadležnost jedinica) moraju se obraditi u jednoj jedinici – kancelarijskoj službi (sekretar).
• 2. Otklanjanje neopravdanih pomeranja povratka prilikom predaje dokumenta. U procesu toka dokumenata, dokumenti se mogu vratiti organu preko kojeg su već prošli samo ako je to zbog poslovne nužde (npr. u fazi potpisivanja dokumenta od strane menadžera, dokument prolazi kroz sekretaricu menadžera dva puta).
• 3. Organizovanje preliminarnog pregleda zaprimljenih dokumenata prije dostavljanja na rješavanje. Preliminarni pregled vam omogućava da iz cjelokupne mase dokumenata koje je primila organizacija odaberete one dokumente koje bi, zbog njihove važnosti i značaja za organizaciju, trebao razmotriti menadžer. Preostali dokumenti, zaobilazeći načelnika, šalju se na razmatranje zamjenicima načelnika i odjeljenjima, ako su načelnici odjela obdareni odgovarajućom nadležnošću.
• 4. Jednokratna registracija dokumenata primljenih od strane organizacije i poslanih od organizacije. To znači da se dokument koji dobije služba predškolske vaspitne ustanove i koji je namijenjen za razmatranje od strane direktora ili njegovih zamjenika registruje u službi predškolske vaspitne ustanove i nakon pregleda od strane načelnika odjeljenja se tamo više ne registruje. I, shodno tome, dokument koji direktno primi odjel se registrira samo u odjelu. Inače, možemo reći da dokument živi u organizaciji pod jednim matičnim brojem koji mu je dodijeljen u službi predškolske obrazovne ustanove ili u odjeljenju.
• 5. Donošenje konkretnih rješenja, što preciznije, u kojima se definiše izvršilac, zadatak i rok. Donošenje odluka je funkcija menadžera, ali i sekretar može u određenoj mjeri uticati na ovaj proces. Sekretar treba da zna da odluka mora biti konkretna, a njen tekst mora biti takav da izvršitelj nema pitanja koji cilj mu je upravnik postavio prilikom razmatranja dokumenta.
• 6. Otklanjanje nerazumnih odobrenja, organizacija paralelnih odobrenja, skraćivanje vremena za odobravanje dokumenata.
• 7. Delegiranje prava potpisivanja dokumenata od strane direktora zamjenicima direktora i rukovodiocima strukturnih odjeljenja. „Smanjenje“ nivoa potpisivanja dokumenata smanjuje rutu, a samim tim i vreme kretanja dokumenata tokom izvršenja.
• 8. Izvođenje tehničkih operacija obrade i prenosa dokumenata od strane tehničkog osoblja, kreativnih operacija - stručnjaka i rukovodilaca.
• 9. Podjela dokumenata uključenih u tok dokumenata organizacije u tokove dokumenata. U pravilu postoje tri toka dokumenata: dolazni (dolazni) dokumenti, poslani (odlazni) i interni dokumenti.
• 10. Identifikacija tzv. neregistrovanih dokumenata u nizu ulaznih dokumenata. Neregistrovani dokumenti su dokumenti koji ne zahtevaju izradu i upotrebu u referentne svrhe (pozivna pisma, čestitke, reklamne publikacije i sl.). Ovi dokumenti imaju najkraći put u organizaciji i odmah se prenose relevantnim odeljenjima.

Kreiranje sistema registracije je još jedna komponenta kancelarijskog rada. Da biste odlučili kako organizirati registraciju dokumenata, prvo morate odgovoriti na nekoliko pitanja:

• 1. Ko iz menadžmenta organizacije ima pravo potpisivanja odlaznih dokumenata (prepiske)? Na ovo pitanje može postojati nekoliko odgovora:
  • - svu odlaznu korespondenciju potpisuje rukovodilac organizacije;
  • - odlaznu korespondenciju potpisuje rukovodilac organizacije, kao i zamenici rukovodioca organizacije u skladu sa ovlašćenjima koja su im data;
  • - odlaznu korespondenciju potpisuju rukovodilac organizacije, zamenici rukovodioca organizacije u skladu sa ovlašćenjima koja su im data, kao i rukovodioci strukturnih jedinica u oblastima delovanja jedinica.
• 2. Ko se iz menadžmenta organizacije može smatrati prvom instancom pregleda pristigle korespondencije? Također može postojati nekoliko opcija odgovora:
  • - svu pristiglu korespondenciju pregleda rukovodilac organizacije i, shodno tome, samo on donosi odluke kojima se utvrđuje dalje kretanje dokumenata;
  • - dolaznu korespondenciju imaju pravo da, pored rukovodioca, razmatraju i njegovi zamenici o onim pitanjima za čije je rešavanje u njihovoj nadležnosti;
  • - pored direktora i njegovih zamjenika, dolaznu korespondenciju mogu neposredno razmatrati i šefovi odjela, odnosno samo o onim pitanjima o kojima imaju pravo samostalnog odlučivanja.

Ako samo rukovodilac organizacije ili rukovodilac i njegovi zamenici imaju pravo potpisivanja dokumenata, registraciju dokumenata (ulaznih i odlaznih) svakako treba koncentrisati u službi kancelarijskog upravljanja. Ako ovo pravo imaju i šefovi odjela, mogu postojati dvije opcije za organizaciju registracije: prva - registracija svih dokumenata je koncentrisana u službi vođenja evidencije (kao u prethodnom slučaju), druga - registracija prolaznih dokumenata. preko upravljanja vrši se u službi za vođenje evidencije, dokumenti koji pristižu u odjeljenja i potiču iz odjeljenja se evidentiraju u odjeljenjima. Ova opcija za registraciju dokumenata obično je tipična za velike organizacije, kao i za geografski odvojene odjele organizacije.

Prilikom kreiranja sistema registracije, izbor oblika registracije dokumenata je od velikog značaja: tradicionalni (pomoću dnevnika ili kartoteka) ili automatizovan (zasnovan na kompjuterskoj tehnologiji). Naravno, ne mogu sve organizacije priuštiti kupovinu specijalizovanih automatizovani sistem, ali bilo koja usluga kancelarijskog upravljanja može, umjesto da vodi tradicionalni dnevnik ulaznih i odlaznih dokumenata na papiru, elektronski časopis(na primjer, u obliku Excel tabele), što će svakako biti fleksibilniji alat pri traženju dokumenata, obavljanju referentnog rada ili praćenju izvršenja dokumenata.

Kada organizujete sistem registracije, morate razmisliti o strukturi registracionog broja dokumenta (prvenstveno dolaznog i odlaznog). Poželjno je da se registarski broj dokumenta sastoji ne samo od serijskog broja dokumenta, već uključuje i kodove koji omogućavaju praćenje kretanja dokumenta tokom izrade ili pripreme. Takve šifre mogu biti: šifra odjeljenja (prema klasifikatoru strukturnih odjela), šifra službeni(prema klasifikaciji službenika) itd.

Na primjer, registarski broj ulaznog dokumenta - 232/01-12 - uključuje sljedeće dijelove: serijski broj računa (232), službeni kod (01 - šifra generalni direktor), šifra izvođačke jedinice (12). Redni broj dokumenta je odvojen od ostalih dijelova registarskog broja kosom crtom. Registarski broj dokumenta može uključivati ​​i druge šifre, na primjer, indeks predmeta prema nomenklaturi predmeta u kojima će dokument biti deponovan nakon izvršenja.

Prilikom organizovanja sistema registracije dokumenata potrebno je voditi računa o sljedećim odredbama:

• - registracija dokumenata se vrši prema nizovima dokumenata (tokovima dokumenata): ulazni dokumenti - jedan niz, odlazni - drugi, interni - treći (u svakom od njih se po potrebi mogu odvojiti njihovi sastavni nizovi);
• - registracija dokumenata se vrši: dolazni - na dan prijema, odlazni - na dan slanja;
• - dostava registrovane dokumentacije izvršiteljima vrši se istog dana (dan prijema i registracije) ili narednog dana (to znači da se sve radnje sa ulaznom dokumentacijom, uključujući pregled od strane menadžmenta, obavljaju na dan prijema ili, ako je dokument primljen na kraju radnog dana ili tokom neradnog vremena - narednog dana u velikim organizacijama sa složenom strukturom može potrajati do dva do tri dana da se dokument donese izvršiocu;
• - registracija odlaznih dokumenata se vrši na dan njihovog potpisivanja, ili u ekstremnim slučajevima narednog dana.

Treća komponenta sistema za upravljanje kancelarijama je trenutni sistem skladištenja dokumenata, koji vam omogućava da sistematizirate izvršene dokumente i formirate ih u fajlove. Za obavljanje ovog posla potrebna je nomenklatura predmeta. Nomenklatura predmeta - lista naslova predmeta kreiranih u kancelarijskom radu, sa naznakom perioda njihovog skladištenja. Važno je shvatiti da nomenklatura predmeta istovremeno obavlja nekoliko funkcija u kancelarijskom radu. Osim što obavlja već spomenutu funkciju, djeluje i kao knjigovodstveni dokument i kao alat za pretraživanje. Ako trebamo pronaći dokument za prethodne godine djelovanja organizacije, onda će to biti vrlo teško učiniti bez liste slučajeva. Sa ovim i drugim problemima susreću se organizacije koje nemaju nomenklaturu predmeta i formiraju predmete po principu pogodnosti u svom tekućem radu, ne vodeći računa o odnosima koji postoje između različitih dokumenata u procesu donošenja i izvršenja odluka, te ne uzimajući u obzir periode skladištenja dokumenata.

Izrada nomenklature predmeta je veoma važan korak u organizaciji sistema upravljanja kancelarijama. Nomenklatura poslova organizacije je zbirni dokument (konsolidovana nomenklatura poslova), koji se sastoji od nomenklatura poslova odjeljenja. Odjeljenja organizacije razvijaju dijelove nomenklature predmeta pod organizaciono-metodološkim vođenjem i kontrolom službe za vođenje evidencije i arhive. Za izradu liste slučajeva mogu se uključiti specijalizovane organizacije koje obavljaju ovaj posao na ugovornoj osnovi. Ukoliko organizacija nema stručnjaka za oblast upravljanja dokumentima ili arhiviranja, biće problematično obavljati ovaj posao bez posebne obuke.

Organizacija toka dokumenata, sistem registracije dokumenata i sistem za njihovo trenutno skladištenje je minimum koji nam omogućava da govorimo o prisutnosti kancelarijskog posla u organizaciji. Ali ovo nije potpuna lista onoga što bi sistem upravljanja uredima trebao uključivati. Evo nekoliko podjednako važnih komponenti:

• - uputstva za kancelarijski rad (dokumentna podrška);
• - obrasci dokumenata (izrada obrazaca, njihovo evidentiranje - zadaci službe kancelarijskog upravljanja);
• - sistem kontrole izvršenja dokumenata;
• - regulisanje pravila i procesa za dokumentovanje aktivnosti organizacije itd.

U organizaciji kancelarijskog rada, naravno, posebno mjesto zauzimaju uputstva za kancelarijski rad. Ovo je normativni dokument koji je odobrio šef organizacije i obavezan je za sve zaposlene u organizaciji. Uputstva za upravljanje dokumentima definišu i konsoliduju tehnologiju za kreiranje, obradu, obradu, skladištenje i korišćenje dokumenata u aktivnostima upravljanja organizacijom. Strogo govoreći, sve dok organizacija nema uputstva o kancelarijskom menadžmentu, moguće je govoriti o sistemu upravljanja kancelarijama samo uz određeni stepen konvencije. Ali takođe nije sasvim ispravno započeti rad na stvaranju sistema za upravljanje kancelarijama u organizaciji sa izradom uputstva za upravljanje kancelarijama, jer uputstva treba da normativno konsoliduju pravila i tehnike rada sa dokumentima koji su već razrađeni u praksi. i provjereno praksom.