Īpašs biroja darbs. Īsa biroja darba organizācijas un tehnoloģijas vēsture Krievijā Mūsdienu biroja darba organizēšanas pamatprincipi

18.08.2023 | Daba

Tehnisko sakaru līdzekļu un datortehnoloģiju attīstības ietekmē biroja darbs strauji uzlabojas. Daudzas standarta dokumentācijas darbības ir ieguvušas jaunu saturu, un datorizācija ir ievērojami paplašinājusi šīs darbības jomu. Attīstoties datortehnoloģijām, biroja darbs ir kļuvis pieejams jebkuram lietotājam, jo ir kļuvis iespējams ne tikai strādāt patstāvīgi ar dažādi veidi dokumentus, bet arī izveidot elektroniskos arhīvus individuālai lietošanai.

Zināšanu joma par dokumentu veidošanas kārtību un noteikumiem darbam ar tiem ir neatkarīga disciplīna, ko sauc dokumentācijas atbalsts vadībai (DOU), kas saglabā saikni ar sociālās vadības teoriju. Likumdošanas aktos šis termins tiek saprasts kā identisks terminam "biroja darbs" . Tas nav gluži godīgi, jo uzņēmējdarbības veikšanas principi pārvaldībā atšķiras no tiem, kas tiek veikti tiesvedībā, izmeklēšanas iestādēs, notāros un citās jomās.

Biroja darbs ir darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem. Atbilstoši darbības nozarei, kurā cirkulē oficiālie dokumenti, izšķir vadības un speciālo biroja darbu.

Vadības biroja darbs regulē likumdošanas aktu sistēma. Tā veic darbības ar vadības dokumentāciju: administratīvo, organizatorisko un atsauces. Organizācijas lietu nosaukumu saraksts tiek apstiprināts īpašā nomenklatūrā. Šo lietu sistematizēšanu veic pirmsskolas izglītības iestādes, kuru darbība parasti tiek klasificēta kā palīgdarbības, nodrošinot vadības funkcijas.

Īpašs biroja darbs tiek regulēts ar likumiem, kuru īstenošana saistīta ar iestādes vai organizācijas galvenās funkcijas izpildi: tiesībaizsardzības, tiesībaizsardzības, uzraudzības, kontroles u.c.. Dokumentu veidošana un sistematizēšana lietās tiek veikta saskaņā ar speciālajām prasībām. noteikumiem. Lietu noteikšana nav tieši saistīta ar vadības biroja darbu.

Esošie noteikumi darbam ar pārvaldības dokumentiem, to pārvietošanas un uzglabāšanas kontrole, informācijas darbs ar tiem un citas biroja darba sastāvdaļas rada apstākļus vadības darbību optimizēšanai. Attiecīgi racionāla dokumentācijas atbalsta organizēšana kopumā var būtiski palielināt visa vadības procesa efektivitāti.

Biroja darba organizēšanas principi, tāpat kā jebkurā citā cilvēka darbības jomā, nosaka sākotnējos noteikumus un vispārīgos principus. Pamatprincipi ietver:

1. Unifikācijas princips, kas nozīmē objekta apvienošanu vienā formā, sistēmā. Unifikācijas process izpaužas kā vispārīgākā universālā modeļa izveidošana, ko piemēro vairākiem objektiem ar dažām kopīgām īpašībām. Pamatojoties uz šo principu, mūsdienu biroja darbā tiek izstrādāti dokumentācijas darbību veikšanas noteikumi. Šie noteikumi ir vispārīga rakstura nozaru ministrijām un ir noteikti to normatīvajos un metodiskajos aktos.

2. Standartizācijas princips, kas izteikts standarta kā parauga izveidē un piemērošanā. Standartizācija ir augstākā unifikācijas pakāpe, kas izteikta obligātā juridiskā formā. Lai gan abi procesi ir savstarpēji saistīti, starp standartizāciju un unifikāciju nav identitātes. Standarts kā normatīvais un metodiskais dokuments ir standartizācijas objektam atbilstošu normu, noteikumu un prasību kopums, ko apstiprinājusi kompetentā iestāde. Krievijā valsts politiku standartizācijas jomā īsteno Krievijas Federācijas Standartizācijas, metroloģijas un sertifikācijas komiteja.

3. Biroja darba sistemātiskā normatīvā un metodiskā regulējuma princips. Konsekvence ir pamats vienotu prasību noteikšanai biroja darba organizācijai. Biroja darbu normatīvie, normatīvie un metodiskie akti ir strukturēti, pamatojoties uz to hierarhiju un kompetenci. Rezultātā veidojas normatīvā un metodiskā atbalsta sistēma.

4. Kontroles institūciju centralizācijas princips un biroja darba metodiskais nodrošinājums, atspoguļojot atbilstošo funkciju nozīmi pārvaldes un vadības sistēmā. Centrālā biroja darba nodrošināšanas kontroles iestāde Krievijas Federācijā ir Gosstandart, bet metodiskās kontroles iestāde ir Rosarkhiv.

5. Biroja darba decentralizācijas princips, kas izpaužas ar to, ka katra ministrija, departaments, iestāde, uzņēmums patstāvīgi nosaka pirmsskolas izglītības dienesta uzdevumus savās struktūrvienībās. Šis princips ir ietverts biroja darba standarta instrukcijās. Tajā pašā laikā departamentu normatīvie un metodiskie dokumenti (instrukcijas) nedrīkst būt pretrunā tikai galvenajos noteikumos.

Biroja darba zinātniskās organizācijas principu izstrāde un īstenošana ir visas sabiedrības un valsts uzdevums, jo to piemērošana rada apstākļus dokumentu samazināšanai un dokumentu apstrādei veltītā laika tērēšanai. Zināmas vienveidības trūkums darbā ar dokumentiem noved pie birokrātijas, pie patvaļīga dokumentu skaita, to formu un mērķu palielināšanas.

Biroja darba attīstības procesā tika veidota vienota terminoloģija šim darbības veidam. Visizplatītākie termini ir šādi.

Dokumentācija– informācijas ierakstīšana dažādos medijos noteiktajā formā. Tas ietver zināmu informācijas pasniegšanas veidu. Tajā pašā laikā informācijas ierakstīšanas procesam ir jānodrošina tās glabāšana uz kāda cieta nesēja - papīra, polimēra, optiskā, magnētiskā datu nesēja u.c.

Informācija– informācija par personām, priekšmetiem, faktiem, notikumiem, parādībām un procesiem neatkarīgi no to pasniegšanas formas. Tas paredz informācijas avota, materiālā informācijas nesēja, informācijas raidītāja, uztvērēja un sakaru kanāla klātbūtni starp avotu un uztvērēju. Biroja darbā attiecībā uz jēdzienu “informācija” galvenais ir tās ierakstīšana, un tās pasniegšanas forma (grafika, druka, ieraksts lentē utt.) ir sekundāra.

Informācijas resursi– atsevišķi dokumenti, atsevišķi dokumentu masīvi, kā arī dokumenti un dokumentu masīvi informācijas sistēmās: bibliotēkās, arhīvos, fondos, datubāzēs un datu bankās. Informācijas resursu veidošana un izmantošana Krievijas Federācijā ir valsts regulējuma sfēra.

Dokuments– informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Informācijas sniegšanas forma ir svarīga dokumentam. Šo formu nodrošina vairāku detaļu klātbūtne, kuru kombinācija uz dokumenta ļauj informāciju klasificēt kā noteikta veida un mērķa dokumentus, tas ir, identificēt informāciju.

Dokumenta detaļas – nepieciešamais elements oficiāla dokumenta noformēšana. Pašreizējais vadības dokumentācijas standarts norāda stingri noteiktu detaļu atrašanās vietu dokumentā. Tomēr tikai daži dati ir obligāti un piešķir dokumentam juridisku spēku.

Oficiālie dokumenti ir dokumenti, kas izveidoti juridisko vai privātpersonām, izpildīts un sertificēts noteiktajā kārtībā. Dokumenta jēdzienam var būt plašs pielietojums, piemēram, tekstapstrādes programmā Word katrs fails ir dokuments. Oficiāls dokuments kļūst oficiāls tikai pēc tam, kad tas ir pilnībā sagatavots un apliecināts, tas ir, pēc nepieciešamo rekvizītu aizpildīšanas.

Dokumenta juridiskais spēks- oficiāla dokumenta īpašums, ko tam piešķir spēkā esošie tiesību akti, to izdevušās institūcijas kompetence un noteiktā izpildes kārtība.

Arhīva dokuments- dokuments, kas tiek saglabāts vai ir pakļauts saglabāšanai, ņemot vērā tā nozīmīgumu sabiedrībai, kā arī kam ir vērtība īpašniekam. Definīcija attiecas uz jebkuru dokumentu materiālā datu nesējā, ko var glabāt gan valsts, gan personīgajos arhīvos. Arhīvu dienesti iestādēs ir patstāvīgas struktūrvienības. Arhīvu darbību regulē no biroja darba nodalīta normatīvo, normatīvo un metodisko aktu sistēma.

Biroja darba tiesiskais regulējums ir vairāku centrālo iestāžu kompetences joma valsts vara un vadība. Šo iestāžu sistēma nosaka noteikumus, noteikumus un standartus, kuriem kopā būtu jānodrošina vienota uzskaites sistēma Krievijas Federācijas teritorijā. Šai sistēmai jānodrošina:

· obligātie sākotnējie biroja darba principi iestādēm un organizācijām neatkarīgi no to īpašuma formas (piemēram, valsts valoda, kurā tiek veikts biroja darbs); valdības regulējums informācijas izmantošanas un citu pamatnoteikumu jomā);

· pamatuzdevumu un noteikumu noteikšana dokumentācijas darbības jomā (piemēram, standarta instrukciju, dokumentu paraugu un citu jautājumu veidošana);

· vienotas prasības dokumentācijai svarīgākajās jomās valsts pārvalde(piemēram, aizsardzība, tiesvedība, grāmatvedība, civilstāvoklis, veselības aprūpe, tiesībaizsardzība).

Vienotas lietvedības sistēmas pamats ir Krievijas Federācijas konstitūcijas noteikumi. Biroja darba organizēšanas pamatā ir tādi principi kā: ikviena tiesības brīvi meklēt, saņemt, pārraidīt, ražot un izplatīt informāciju jebkurā likumīgā veidā (Krievijas Federācijas Konstitūcijas 29. pants), pilsoņu tiesības pieteikties personīgi. , kā arī nosūtīt individuālus un kolektīvus aicinājumus valsts un pašvaldību iestādēm (Krievijas Federācijas Konstitūcijas 33. pants) un vairākiem citiem.

Lai efektivizētu darbu ar dažādiem dokumentiem, kā arī nodrošinātu atbilstošu mijiedarbību ar dažādām nodaļām un iestādēm, tiek veidoti vadības dokumentācijas atbalsta dienesti, kas paredzēti darba ar dokumentiem noteikumu kontrolei un vienotas lietvedības sistēmas ieviešanai.

Pārvaldības dokumentācijas atbalsta pakalpojums (DOU pakalpojums) ir ministrijas, departamenta, uzņēmuma, organizācijas vai iestādes struktūrvienība. Šī vienība ir atbildīga par vienotās lietvedības sistēmas ievērošanas uzraudzību. Ministriju un departamentu struktūrā pirmsskolas izglītības iestādes parasti sauc: vai nu Vispārējo departamentu, vai Lietu pārvaldi. Krievijas Federācijas prezidenta administrācijā līdzīgu struktūru sauc par Krievijas Federācijas prezidenta Dokumentācijas un informācijas dienestu departamentu. Katrs pirmsskolas izglītības iestādes dienests neatkarīgi no nosaukuma ievēro līdzīgus darba ar dokumentiem organizēšanas noteikumus, tas ir, ievieš vienotu biroja vadības sistēmu.

Biroja darba normatīvā un metodiskā regulējuma iezīme iekšlietu iestāžu sistēmā ir tā, ka tā atsevišķās sastāvdaļas ir iekļautas vairuma dienestu un nodaļu funkcijās. Piemēram, dežūrdaļa ir neatkarīga pilsētas rajona iestādes operatīvās vadības institūcija, un tajā pašā laikā tai ir pienākums dokumentēt vairākus pārvaldības darbības jautājumus. Tomēr galvenos biroja darba uzdevumus risina speciālās struktūrvienības - sekretariāti (biroji).

Sekretariāts ir neatkarīga struktūrvienība iekšlietu struktūrās. Sekretariātu galvenie uzdevumi ir dokumentācijas un organizatoriskie uzdevumi.

Dokumentācijas uzdevumi saistīts ar vadības procesa dokumentēšanu un darba ar dokumentiem organizēšanu. Tie ietver:

· Ienākošo dokumentu pieņemšana un uzskaite, izejošo dokumentu nosūtīšana;

· dokumentu sniegšana vadītājam izskatīšanai un lēmuma uzlikšanai, tas ir, īsa norāde par dokumenta noformēšanas kārtību;

· dokumentu nodošana darbiniekiem - izpildītājiem, kas jāveic pret izpildītāja parakstu reģistrācijas žurnālā, norādot tā saņemšanas datumu;

· dokumentu noformēšanas termiņu kontrole;

· informācijas un uzziņu darbs;

· dokumentu sastādīšana (dokumentu projektu sagatavošana) un izgatavošana saskaņā ar vadības norādījumiem un instrukcijām, kopiju izgatavošana un izsniegšana;

· dokumentu sistematizēšana lietvedībā atbilstoši dokumentu sarakstam;

· dokumentācijas glabāšana failos (mapēs), kuros atrodas dokumenti hronoloģiskā secība;

· zīmogu, veidlapu un zīmogu drošuma nodrošināšana oficiālo dokumentu reģistrācijai un apliecināšanai;

· lietu veidošana atbilstoši iekšlietu iestādes vadītāja apstiprinātai nomenklatūrai kārtējā lietvedībā (lietas vadība visa kalendārā gada garumā);

· dokumentu un lietu sagatavošana nodošanai arhīvā, norādot tā glabāšanas termiņus.

Biroja darba organizatoriskie uzdevumi saistīti ar vadības procesu optimizācijas un individuālo vadības procedūru jautājumiem. Tie ietver:

· vadītāja darba vietas sagatavošana;

· standarta biroja tehnikas un informācijas un uzziņu failu (automatizētu datubāzu) uzturēšana;

· apmeklētāju pieņemšanas organizēšana;

· darbinieku izsaukšana pēc vadītāja norādījuma;

· telefonsarunu organizēšana;

· sertifikātu izsniegšana pa tālruni;

· komandējumu sagatavošana;

· sanāksmju, sesiju sagatavošana, kā arī to stenogrāfija;

· informācijas un uzziņu materiālu sagatavošana pēc vadības norādījumiem;

· darbinieku apmācība dokumentu pārvaldības tehnikās;

· biroja automatizācijas rīku ieviešana.

Dokumentācijas un organizatoriskie uzdevumi rada nepieciešamību sekretariātu ietvaros izveidot specializētas struktūrvienības, kas nodrošina dokumentu noformēšanu un kopēšanu, kā arī publiskās pieņemšanas un citas struktūras. Veicamo pienākumu sarežģītību nosaka sekretariātos cirkulējošo dokumentu apjoms. Iekšlietu struktūras administratīvā dokumentācija ir koncentrēta tieši sekretariātos. Pārējie izveidotie un saņemtie dokumenti (operatīvās, krimināllietas, uzziņa) tiek glabāti speciālajā lietvedībā vai tieši struktūrvienībās.

Krievijā, sekojot vadošajām kapitālistiskajām valstīm, sākās revolūcija biroja darbā. Īstenošana paātrinās informācijas tehnoloģijas, elektroniskie dokumenti sāk pakāpeniski aizstāt dokumentus tradicionālajos plašsaziņas līdzekļos. Būtiski mainās biroja darba tiesiskais un normatīvais regulējums. Valsts sektorā tiek īstenota programma “elektroniskās valdības” veidošanai, kas arī noved pie elektronisko dokumentu lomas nostiprināšanās.

Krievijas Federācijas informācijas sabiedrības attīstības stratēģija, ko Krievijas Federācijas prezidents apstiprināja 02.07.2008., cita starpā paredz arī valsts pārvaldes efektivitātes paaugstināšanu. Starp svarīgākajiem uzdevumiem, kas jāatrisina, ir šādi:

efektīvas starpresoru un starpreģionu informācijas apmaiņas nodrošināšana;

valdības informācijas sistēmu un resursu integrācija;

paaugstinot organizācijām un iedzīvotājiem elektroniski sniegto valsts pakalpojumu apjomu un kvalitāti;

uzlabot sabiedrisko pakalpojumu standartizācijas un administrēšanas tiesisko regulējumu;

Pamatojoties uz Krievijas Federācijas informācijas sabiedrības attīstības rādītāju mērķa vērtībām laika posmam līdz 2015. gadam, elektronisko dokumentu plūsmas daļai starp valsts iestādēm kopējā dokumentu plūsmas apjomā būs jābūt 70%. To nav iespējams izdarīt, radikāli nemainot attieksmi pret biroja darbu.

Mūsdienu biroja darba pamatprincipi

Pamatprincipi mūsdienīga vadība dokumentos, kas atspoguļoti ISO standarts 15489:2001 “Informācija un dokumentācija. Dokumentu pārvaldība." Šis standarts ir tulkots krievu valodā un pieņemts kā valsts standarts GOST R ISO 15489-1-2007 “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Dokumentu pārvaldība. Vispārīgās prasības”.

Mūsdienu dokumentu pārvaldības galvenā iezīme ir tā, ka tā balstās uz principiem, kas līdzīgi kvalitātes vadības sistēmu principiem. Tiek izmantots plaši pazīstamais Deminga nepārtrauktas uzlabošanas cikls - “Plānot – Dari – Pārbaudi – Rīkojies”:

pirmajā posmā tiek izstrādāta politika, visi procesi tiek detalizēti regulēti;

otrajā posmā dokumentu pārvaldība tiek veikta stingri saskaņā ar likumdošanas un normatīvo aktu prasībām un organizācijas iekšējiem normatīvajiem dokumentiem. Tiek savākti dokumentāri pierādījumi par atbilstību prasībām;

trešajā posmā tiek analizēta dokumentu vadības sistēmas efektivitāte, izvēlēti pasākumi šīs sistēmas pielāgošanai un uzlabošanai. Analīzes rezultāti ir dokumentēti;

ceturtajā posmā sistēmā tiek ieviesti trešajā posmā plānotie uzlabojumi un labojumi (kas arī tiek dokumentēti).

Visa cikla laikā visiem organizācijas darbiniekiem regulāri tiek veiktas apmācības un padziļinātas apmācības par dokumentu pārvaldības jautājumiem.

Šāda pieeja ļauj ne tikai pastāvīgi uzlabot dokumentu pārvaldības efektivitāti, bet arī ērti integrēt dokumentu vadības sistēmu un dažādas pārvaldības sistēmas (kvalitāte, informācijas drošība, vidi, darba aizsardzība utt.).

Mūsdienu pieeja dokumentu pārvaldībā ietver vienotu dažāda veida dokumentu pārvaldību, t.i. ne tikai organizatorisko un administratīvo dokumentāciju, bet arī, piemēram, grāmatvedības un nodokļu dokumentus vai kvalitātes dokumentus.

Dokumentu pārvaldības principi vienlīdz attiecas uz dokumentiem dažādos plašsaziņas līdzekļos, neatkarīgi no tā, kā dokumenti tiek piegādāti. Tas ir īpaši svarīgi, jo Krievijā tiek novērota pāreja no tradicionālās papīra dokumentu plūsmas nevis uz elektronisko, bet uz jaukto dokumentu plūsmu. GOST R ISO 15489 definē jēdzienu “dokuments” kā identificējamu informāciju, kas ierakstīta materiālā datu nesējā, ko izveidojusi, saņem un saglabā organizācija vai fiziska persona kā pierādījumu, lai apstiprinātu juridiskas saistības vai uzņēmējdarbību.

Daudzi jautājumi, kas saistīti gan ar elektronisko, gan neelektronisko dokumentu pārvaldību, tagad tiek uzskatīti par organizācijas informācijas drošības neatņemamiem elementiem.

Elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām (EDMS), saskaņā ar mūsdienu koncepcijām, būtu jānodrošina ne tikai elektronisku, bet arī neelektronisku dokumentu pārvaldība un jāatbalsta jauktu lietu pārvaldība.

Elektronisko dokumentu izmantošanas piedāvātās iespējas ir izraisījušas izmaiņas galvenajās biroja vadības tehnoloģijās. Kā piemēru var minēt funkcionālu pieeju lietu nomenklatūras sastādīšanai, “lielo grozu” principu, pārbaudot dokumentu vērtību un nosakot glabāšanas termiņus. Tā uzturēšana kļūst arvien izplatītāka dažāda veida dokumentācijas, kas ietver dažāda veida dokumentus, kuriem, iespējams, ir atšķirīgi glabāšanas periodi.

“Lielā groza” metode, nosakot dokumentu glabāšanas termiņus

“Lielā groza” metode paredz visu organizācijas dokumentu sadalīšanu vairākās salīdzinoši lielās grupās atkarībā no tā, kādu funkciju dokumenti veic, un katrai grupai tiek noteikts glabāšanas termiņš.

Veicot vērtības pārbaudi, ir jānosaka, kādu funkciju dokuments veic organizācijas saimnieciskajā darbībā un uz kādu dokumentācijas grupu to var attiecināt, kas nozīmē, ka dokumenta derīguma termiņš tiks noteikts atbilstoši šīs grupas glabāšanas laiks. Šajā gadījumā nav nepieciešams lietu nomenklatūrā uzskaitīt visu veidu dokumentus, kas veic vienu un to pašu funkciju, un visus iespējamos virsrakstus. Starp citu, šo uzglabāšanas periodu piešķiršanas metodi ir daudz vieglāk automatizēt.

Ja dokumenti ar līdzīgiem glabāšanas termiņiem tiek glabāti vienā masīvā, tad, saskaņā ar šī metode, visam masīvam var iestatīt garāko glabāšanas laiku – tas atkal atvieglo automatizāciju un ļauj izvairīties no darbietilpīgas un dārgas to dokumentu izņemšanas, kuru glabāšanas termiņš beidzās nedaudz agrāk.

Krievijā šādas pieejas izmantošanas piemēri, kaut arī reti, pastāv. Tādējādi organizācijas darbībās radīto standarta vadības dokumentu sarakstā, norādot glabāšanas periodus, ko Federālais arhīvs apstiprinājis 2000. gada 6. oktobrī, Art. 150, veselai dokumentu grupai tiek noteikts viens glabāšanas laiks - 5 gadi, ailē “Dokumenta veids” norāda: “Pirmdokumenti un tiem pielikumi, kas fiksēja saimnieciskā darījuma faktu un bija par pamatu. grāmatvedības uzskaite (kase, bankas dokumenti, banku čeku grāmatiņas, rīkojumi, darba laika uzskaites tabulas, bankas paziņojumi un pārskaitījuma pieprasījumi, īpašuma un materiālu pieņemšanas, piegādes, norakstīšanas akti, kvītis, to bilances, rēķini, rēķini un avansa atskaites utt. .).” Praksē tas nozīmē, ka, ja tiesību akti vai kāds vietējais normatīvais dokuments ievieš jauna šķirne primāro grāmatvedības dokumentāciju, tā automātiski saņem piecu gadu glabāšanas termiņu.

Elektronisko dokumentu juridiskā spēka nodrošināšana, to integritātes un autentiskuma aizsardzība

Dokumentu galvenā loma mūsdienu kapitālistiskajā sabiedrībā ir kalpot par pierādījumu strīdu, tiesvedības un izmeklēšanas gadījumos. Lai dokumenti tiktu pieņemti izskatīšanai un tiem būtu pierādījuma spēks, tiem jāatbilst noteiktām prasībām.

Jo aktīvāk elektroniskie dokumenti tiek izmantoti uzņēmējdarbībā, jo biežāk tie ir jāiesniedz kā pierādījums tiesu un valsts iestādēm. Lai organizācijas intereses tiktu droši aizsargātas, pirmkārt, ir jānodrošina elektronisko dokumentu juridiskā nozīme.

Lai šādiem dokumentiem piešķirtu juridisku spēku, vispirms ir jāsaglabā to autentiskums un integritāte. Zem autentiskums nozīmē spēju pierādīt dokumenta autorību, tapšanas laiku un satura autentiskumu. Integritāte nozīmē, ka dokuments ir pilnīgs un laika gaitā nav mainīts. Lai varētu pierādīt noteiktu dokumentu veidu integritāti un autentiskumu, ir nepieciešams ne tikai saglabāt pašu dokumentu, bet arī pavaddokumentāciju un metadatus, kas dokumentē dokumenta dzīves cikla posmus.

Elektroniskie dokumenti nav kļuvuši par ikdienu, tāpēc tiem bieži tiek izvirzītas stingrākas prasības nekā līdzīgiem papīra dokumentiem, un to “tehniskās” īpašības rada papildu grūtības:

elektroniskie dokumenti ir viegli modificējami un kopējami;

pastāv problēma ar atšķirību starp oriģinālu un kopijām: puse, kas saņēmusi elektroniskā dokumenta kopiju, var tajā veikt izmaiņas un paziņot, ka oriģināls ir tās rīcībā;

rodas problēma ar precīza dokumenta izveides laika noteikšanu, t.sk. izmantojot elektronisko ciparparakstu (EDS).

Lai elektroniskos dokumentus tiesa pieņemtu un tiem būtu maksimāla pierādījuma vērtība, ir nepieciešams pasākumu kopums, kas aptver visus dokumenta dzīves cikla posmus.

Krievija šobrīd ir uz dokumentu plūsmas attīstības ceļa, uz kuras 90. gadu sākumā. pagājušais gadsimts bija ASV: elektronisko dokumentu masveida izmantošana jau ir sākusies, taču likumdošana vēl nav pielīdzinājusi tradicionālo un elektronisko dokumentu tiesības.

Šajā sakarā īpaši interesants ir Amerikas Nacionālā standartu institūta ANSI un Satura pārvaldības profesionāļu asociācijas AIIM kopīgais tehniskais ziņojums ANSI/AIIM TR31, kurā ir izklāstīti veidi, kā uzlabot tiesību aktus, un ierosināti pamatprincipi, saskaņā ar kuriem elektronisko dokumentu integritāte un autentiskums. var pierādīt. Standarta izstrādē piedalījās vadošie eksperti no valdības departamentiem, uzņēmumu pārstāvji un juristi.

Elektronisko dokumentu juridisko nozīmi nodrošina pasākumu kopums, kas ietver:

atbilstoša likumdošanas un normatīvā regulējuma izstrāde;

uz kvalitātes vadības sistēmas principiem balstīta dokumentu vadība organizācijas iekšienē, tai skaitā iekšējā normatīvā regulējuma izstrāde; nepieciešamības gadījumā līgumu un līgumu slēgšana ar partneriem un piegādātājiem; kā arī dokumentējot atbilstību likumdošanas un normatīvo aktu prasībām;

programmatūras un aparatūras drošības rīku izmantošana, tostarp ciparparaksts un šifrēšana.

Ārvalstu pieredze liecina, ka, efektīvi strādājot ar svarīgiem elektroniskajiem dokumentiem, digitālā paraksta izmantošana atmaksājas. Par nepamatotu uzskatāma digitālā paraksta izmantošana mazāk nozīmīgiem dokumentiem (t.sk. iekšējā sarakste, kas veikta droša korporatīvā elektroniskā ciparparaksta ietvaros). Digitālā paraksta lietošana, strādājot ar dokumentiem ar pastāvīgu un ilgstošu (vairāk nekā 7–10 gadus) glabāšanas laiku, šobrīd nav ieteicama, jo vēl nav izstrādātas tehnoloģijas digitālo parakstu ilgtermiņa pārbaudāmības nodrošināšanai.

Pieredze arī liecina, ka, lai automatizētu paziņojumu un citu līdzīgu dokumentu masveida sūtīšanu, iespēju robežās ir jāatsakās no oriģinālo parakstu un zīmogu izmantošanas uz šādiem dokumentiem. Šajā ziņā interesanta ir Eiropas Savienības pieredze, kur attiecīgās Eiropas direktīvas aizliedz valstu valdībām pieprasīt personisku parakstu uz elektroniskajiem rēķiniem un rēķiniem.

Dokumentu autentiskumu un integritāti uzlabo atbilstība attiecīgajiem standartiem un “labas uzņēmējdarbības prakses” noteikumiem. Pašlaik jūs varat atrast ārvalstu standartus gandrīz visos elektronisko dokumentu pārvaldības aspektos.

Mūsdienās ir divas galvenās metodes elektronisko dokumentu uzglabāšanas organizēšanai (kuras var izmantot arī kombinācijā). Pirmā metode ietver dokumentu glabāšanu noņemamos datu nesējos, vēlams WORM tipa datu nesējos, kas tiek ierakstīti vienreiz (CD, DVD utt.). Izmantojot otro metodi, tiešsaistes dokumenti tiek glabāti elektroniskajās dokumentu pārvaldības sistēmās vai elektroniskajos arhīvos (EA). Šajā gadījumā integritātes un autentiskuma aizsardzību nodrošina EDMS/EA.

Uzkrāts ārzemēs lieliska pieredze valdības regulējuma izmantošana, lai nodrošinātu valsts aģentūru iegādātās programmatūras un aparatūras kvalitāti un savietojamību gan iekšējai lietošanai, gan problēmu risināšanai programmas “elektroniskā valdība” ietvaros. Īpaši jāatzīmē EDMS funkcionālo prasību standarti (ASV tas ir DoD 5015.2, Eiropā - MoReq2).

Elektronisko dokumentu operatīvā izmantošana

Šobrīd jau ir zināma interesanta praktiskā pieredze elektronisko dokumentu operatīvajā izmantošanā, kas radīja zināmas grūtības. No visa problēmu klāsta ir vērts pievērst uzmanību dažām aktuālākajām.

Jēdziens "elektroniskais dokuments". Ja iepriekš elektroniskajos dokumentos ietilpa tie dokumenti, kuru izveidošanai, apstrādei, pārraidei un uzglabāšanai tika izmantoti elektriskie, magnētiskie u.c. tehnoloģijas (piemēram, faksi), mūsdienās elektroniskie dokumenti ietver tos, ar kuriem nevar strādāt bez datortehnoloģiju palīdzības. No šī viedokļa dati, kas kodēti, izmantojot divdimensiju svītrkodu, tiek uzskatīti (ja ir pieejami nepieciešamie dati) par elektronisku dokumentu uz papīra.

Dokuments datu bāzē. No juridiskā un praktiskā viedokļa liela vērtība ir, vai dokuments datubāzē (informācijas resurss) ir dokuments. Atkarībā no apstākļiem tas var būt viens vai vairāki no šiem objektiem:

dokumentus, kas satur sākotnējo informāciju, kas pēc tam tiek ievadīta datu bāzē;

datubāzes ieraksti;

tabulas datu bāzē;

ievades-izejas formas, komunikācija utt.;

audita žurnāli utt.;

visa datu bāze;

izvaddokumenti, kas izveidoti, pamatojoties uz datubāzi;

dokumentācija, kas apraksta datubāzi;

programmatūra un tās dokumentācija.

Dokumentu reģistrācijas principi. 20. gadsimtā Daudzas rietumvalstis ir atteikušās no tradicionālā stingras dokumentu reģistrācijas principa mūsu valstī. Mūsdienās, no vienas puses, notiek atgriešanās pie reģistrācijas sistēmas (jo reģistrācija ir jebkura EDMS dabiska funkcionalitāte), no otras puses, manuālas reģistrācijas noraidīšana gadījumos, kad ir iespējams pierādīt saņemšanu, izveidošanu vai dokumenta nosūtīšana, izmantojot citus līdzekļus, piemēram, informācijas sistēmu auditu.

E-pasts. E-pasts ir kļuvis par būtisku biznesa instrumentu gan publiskajā, gan privātajā sektorā. Šī tehnoloģija ir kļuvusi par atslēgu daudzu veidu uzņēmējdarbībai, tāpēc e-pasta ziņojumi daudzās valstīs tiek atzīti par dokumentiem un prasības to drošības nodrošināšanai ir iekļautas normatīvajos un normatīvajos aktos.

Elektronisko parakstu un citu kriptogrāfijas līdzekļu izmantošana. Digitālā paraksta izmantošanu elektronisko dokumentu pārvaldībā uzskatām par panaceju visām kaitēm, kas saistītas ar elektronisko dokumentu juridiskās nozīmes nodrošināšanu. Tajā pašā laikā digitālo parakstu izmantošana bez papildu "drošības" organizatoriskiem un juridiskiem pasākumiem var būt nedroša, īpaši, parakstot failus parastajos biroja formātos, piemēram, Word, Excel un PDF.

Standarti biroja darba un dokumentu aprites jomā. Standartos ir skaidri noteiktas prasības darbam ar dokumentiem un informāciju. Tie var palīdzēt situācijās, kad vadībai, informācijas tehnoloģiju dienesta, citu dienestu un biznesa struktūrvienību pārstāvjiem ir jāizskaidro pamatprasības, kas saistītas, piemēram, ar biroja darba organizāciju un dokumentu apriti.

Standarti attiecas uz šādiem jautājumiem:

prasības dokumentu veidošanai, nosakot, kuri dokumenti procesa laikā ir jānoformē vai jāģenerē un jāievada dokumentu plūsmas sistēmā; kādai informācijai jābūt šajos dokumentos; kādi dati par šiem dokumentiem jāuzglabā (metadati dokumentu pārvaldībai);

glabāšanas prasības, kas nosaka, cik ilgi dokumenti jāglabā; prasības dokumentu nodošanas organizēšanai citiem interesentiem; dokumentu likteņa noteikšanas process pēc to glabāšanas termiņa beigām;

dokumentu piekļuves prasības, kas nosaka, kam ir atļauts piekļūt dokumentiem un kā tiek kontrolēta piekļuve;

saglabāšanas prasības, kas nosaka, kā tiek uzturēti ieraksti, lai tie būtu pieejami un lietojami;

prasības sistēmām, kuru uzdevumos ietilpst dokumentu izveide un uzglabāšana;

Dokumentu pārvaldības rīki un procedūras, piemēram, metadatu shēmas (modeļi), klasifikācijas shēmas (datņu nomenklatūras), drošības pielaides līmeņu un piekļuves tiesību shēmas (modeļi), normatīvie dokumenti, uz kuru pamata tiek lemts par dokumentu likteni pēc termiņa beigām. uzglabāšanas periods.

Īstermiņa un vidēja termiņa dokumentu glabāšana un iznīcināšana

Viens no EDMS attīstības virzieniem ir to spēju tālāka paplašināšana, organizējot dokumentu glabāšanu un iznīcināšanu. Jau šobrīd spēkā esošie Krievijas tiesību akti dažiem elektronisko dokumentu veidiem nosaka ļoti ilgus glabāšanas periodus. Lai izpildītu šīs prasības, EDMS ir jābūt atbilstošai funkcionalitātei.

Pieaug pieprasījums pēc sistēmām, kas atbalsta darbu ar dažāda veida dokumentācijām, kuras lielā skaitā rada gan komerciālas, gan valdības organizācijas. Tā ir globāla tendence (šodien prasības par dosjē uzturēšanu ir sākušas iekļaut jaunās valdības prasību versijās elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmām attīstītajās pasaules valstīs).

Dokumentu saglabāšanas un likteņa programma nodrošina atbilstību tiesību aktu un normatīvo aktu prasībām, nosakot:

dokumentu glabāšanas termiņi,

darbības ar dokumentiem pēc glabāšanas termiņu beigām, piemēram, iznīcināšana, nodošana pastāvīgā arhīva glabāšanā, nodošana citām organizācijām u.c.

pasākumus, kas veikti gadījumos, kad nepieciešams apturēt dokumentu iznīcināšanu.

Pat īss mūsdienu biroja darba problēmu uzskaitījums parāda, cik sarežģīta kļūst mūsu profesionālās darbības sfēra. Lai atrisinātu šīs problēmas, dokumentācijas pārvaldības jomas speciālistiem pastāvīgi jāuzlabo savas prasmes un jāapgūst zināšanas radniecīgās disciplīnās, galvenokārt tiesību un informācijas tehnoloģiju jomā. Tas nav viegli izdarāms, bet atalgojums, kā likums, ir ievērojams: tas ir interesantāks darbs, pamanāmāks vadībai un ievērojami lielāka alga.

Sociālo sistēmu, tostarp iekšlietu struktūru, pārvaldības procesu pavada ievērojams skaits dažādu dokumentu. Nepieciešamība racionalizēt visas procedūras darbam ar dokumentiem radās diezgan sen, lai gan sistemātiski papīrus sāka pētīt tikai 19. gadsimtā. Mūsdienu zinātnē zināšanu joma par dokumentu veidošanas kārtību un noteikumiem darbam ar tiem ir neatkarīga disciplīna, kas uztur saikni ar sociālās vadības teoriju.

Krievijā kopš 17. gs. tika likti pamati valsts centralizētai noteikumu izveidei darbam ar oficiāliem dokumentiem. Kopš tā laika līdz mūsdienām ir izdalīti šādi tās attīstības vēsturiskie periodi: administratīvais, koleģiālais, ministriju un padomju “zinātniskais” biroja darbs.

Mūsdienu biroja darbs sāka strauji uzlaboties, sākot no 20. gadsimta, saziņas tehnisko līdzekļu un datortehnoloģiju attīstības ietekmē. Daudzas standarta dokumentācijas darbības ir ieguvušas jaunu saturu, un datorizācija ir ievērojami paplašinājusi šīs darbības jomu. Attīstoties datortehnoloģijām, biroja darbs kļūst pieejams jebkuram lietotājam. Tajā pašā laikā kļuva iespējams strādāt patstāvīgi ar lielāko daļu dažādi veidi dokumentus un veidot elektroniskos arhīvus individuālai lietošanai.

Šobrīd šo tendenču ietekmē ir radies jauns termins - dokumentācijas atbalsts vadībai (DOU). Raksturīgi, ka likumdošanas aktos un sadzīvē šis termins tiek saprasts kā identisks terminam biroja darbs. Taču tas nav gluži pareizi, jo, piemēram, vadības dokumentācijas lietu vešanas principi atšķiras no lietām tiesvedībā, izmeklēšanas iestādēs, notāros un citās darbības jomās.

Biroja darbs - darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem. Pamatojoties uz oficiālo dokumentu aprites jomu, viņi parasti nošķir vadības un speciālo biroja darbu.

Vadības biroja darbs regulē likumdošanas aktu sistēma un veic darbības ar vadības dokumentāciju (administratīvo, organizatorisko, uzziņu). Dokumentu sistematizēšanu lietās veic pirmsskolas izglītības iestādes dienesti, un lietu nosaukumu saraksts organizācijā tiek apstiprināts īpašā dokumentā - lietu nomenklatūrā.

Īpašs biroja darbs regulē likumi, kuru īstenošana saistīta ar iestādes vai organizācijas galvenās funkcijas (tiesībaizsardzības, tiesībaizsardzības, uzraudzības, kontroles u.c.) īstenošanu. Dokumentu veidošana un sistematizācija lietās tiek veikta pēc īpašiem noteikumiem, un lietu izveidošana nav tieši saistīta ar vadības biroja darbu.

Dokumentācijas atbalsta racionālas organizēšanas nozīme ir tāda, ka tā var būtiski paaugstināt vadības procesa efektivitāti. Tajā pašā laikā esošie vispārīgie noteikumi darbam ar pārvaldības dokumentiem, to pārvietošanas un uzglabāšanas kontrole, informācijas darbs ar tiem un citas biroja darba sastāvdaļas rada apstākļus vadības darbību optimizēšanai. Tāpēc pirmsskolas izglītības iestāžu darbība parasti tiek klasificēta kā palīgdarbība, kas nodrošina vadības funkcijas.

Lai apgūtu zināšanas par biroja vadību, nepieciešams noskaidrot tās principus. Principu nozīme biroja darba organizēšanā, tāpat kā jebkurā citā cilvēka zināšanu jomā, ir tā, ka tie nosaka sākotnējos noteikumus un vispārīgos principus. Pamatprincipi ietver:

1. Unifikācijas princips - jebkura objekta apvienošana vienā
forma, sistēma. Apvienošanās process izpaužas veidošanā visvairāk
vispārējs universāls modelis, ko piemēro vairākiem objektiem ar dažiem
kopīgas pazīmes. Uz unifikācijas pamata mūsdienu biroja darbā, piemēram, tiek izstrādāti sākotnējie dokumentācijas darbību veikšanas noteikumi. Šie noteikumi ir vispārīga rakstura nozaru ministrijām un ir noteikti to normatīvajos un metodiskajos aktos.

2.Standartizācijas princips - standarta izveidošana un piemērošana kā standarta (paraugs), kas tiek pieņemts kā sākumpunkts
salīdzinot citus līdzīgus objektus ar to. Standarts kā normatīvais un metodiskais dokuments ir normu, noteikumu, prasību kopums standartizācijas objektam, ko apstiprinājusi kompetentā iestāde. Starp standartizāciju un unifikāciju nav identitātes, lai gan abi procesi ir savstarpēji saistīti. Standartizācija ir augstākā unifikācijas pakāpe, kas izteikta obligātā juridiskā formā.

3. Biroja darba sistemātiskā normatīvā un metodiskā regulējuma princips ir pamats vienotu prasību noteikšanai biroja darba organizācijai. Tiesību akti, normatīvie un metodiskie akti par biroja darbu tiek strukturēti, pamatojoties uz tiem
hierarhija un kompetence. Rezultātā tiek izveidota sistēma normatīvo un
metodiskais atbalsts.

4. Kontroles institūciju centralizācijas princips un metodiskais
biroja darba nodrošināšana atspoguļo atbilstošo funkciju nozīmi pārvaldes un vadības orgānu sistēmā. Centrālā iestāde, kas kontrolē biroja darbu nodrošināšanu Krievijas Federācijā
Gosstandart, un metodiskā kontrole - Rosarkhiv.

5. Biroja darba decentralizācijas princips izpaužas
ka katra ministrija, departaments, iestāde, uzņēmums patstāvīgi nosaka dokumentācijas atbalsta dienestu uzdevumus savās struktūrvienībās, pamatojoties uz resoru uzdevumiem. Šis princips ir ietverts biroja darba standarta instrukcijās. Tajā pašā laikā departamentu normatīvie un metodiskie dokumenti (instrukcijas) nedrīkst būt pretrunā tikai galvenajos noteikumos.

Tādējādi biroja darba zinātniskās organizācijas principu izstrāde un īstenošana ir visas sabiedrības un valsts uzdevums, jo principu piemērošana rada apstākļus nevajadzīgu dokumentu un dokumentu noformēšanai tērētā laika samazināšanai. Noteiktas vienveidības trūkums darbā ar dokumentiem noved pie tā, ka to skaits var patvaļīgi palielināties, kā arī to formas un mērķis.

Biroja darba attīstības procesā tika veidota vienota terminoloģija šim darbības veidam. Daži termini parādījās datortehnoloģiju izmantošanas rezultātā biroja darbā. Visizplatītākie termini ir šādi.

Dokumentācija -informācijas ierakstīšana dažādos medijos noteiktajā formā. Tas ietver zināmu informācijas pasniegšanas veidu. Tajā pašā laikā informācijas ierakstīšanas procesam ir jānodrošina tās glabāšana uz kāda cieta nesēja - papīra, polimēra, optiskā, magnētiskā datu nesēja u.c.

Informācija- informācija par personām, priekšmetiem, faktiem, notikumiem, parādībām un procesiem neatkarīgi no to pasniegšanas formas. Attiecībā uz informācijas jēdzienu galvenais ir tās ierakstīšana, un metode (grafika, druka, ieraksts lentē utt.) ir sekundāra.

Informācijas resursi - atsevišķus dokumentus un atsevišķus dokumentu masīvus, kā arī dokumentus un dokumentu masīvus informācijas sistēmās (bibliotēkās, arhīvos, fondos, datu bankās utt.) . Informācijas resursu veidošana un izmantošana ir Krievijas Federācijas valsts regulējuma sfēra.

dokuments - informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Informācijas sniegšanas forma ir svarīga dokumentam. Šo formu nodrošina vairāku detaļu klātbūtne, kuru kombinācija uz dokumenta ļauj klasificēt informāciju kā noteikta veida un mērķa dokumentus, t.i. identificēt informāciju.

Dokumenta informācija - obligāts elements oficiāla dokumenta noformējumā. Pašreizējais vadības dokumentācijas standarts dokumentā norāda stingri noteiktu vietu detaļām, taču tikai dažas no tām ir obligātas un piešķir dokumentam juridisku spēku.

Oficiālie dokumenti - tie ir juridisko vai fizisko personu izveidoti dokumenti, kas noformēti un apliecināti noteiktajā kārtībā . Dokumenta jēdzienam var būt visplašākā darbības joma (redaktorā Vārds katrs fails ir dokuments). Oficiāls dokuments kļūst oficiāls tikai pēc tā pilnīgas noformēšanas un apliecināšanas, t.i. pēc nepieciešamo datu aizpildīšanas.

Dokumenta juridiskais spēks -oficiālā dokumenta īpašums, ko tai nodod spēkā esošie tiesību akti, to izdevušās institūcijas kompetence un noteiktā izpildes kārtība. Oficiālā dokumenta jēdziens nav identisks tā juridiskā spēka jēdzienam. Turklāt tikai dokumenta juridiskais spēks spēj atspoguļot tā administratīvo principu. Tādējādi dokumenta juridiskais spēks ietver trīs obligātās sastāvdaļas: 1) satura atbilstību likumam; 2) izdevējas iestādes pilnvaras; 3) visu nepieciešamo rekvizītu reģistrācija atbilstoši noteikta veida dokumenta prasībām.

Dokumenti tiek veidoti, iegūst juridisku spēku un cirkulē ministriju, departamentu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju struktūrās. Lai efektivizētu darbu ar dažādiem dokumentiem, kā arī nodrošinātu atbilstošu mijiedarbību ar dažādām nodaļām un iestādēm, tiek veidota strukturāla saikne, kas paredzēta, lai kontrolētu darba ar dokumentiem noteikumus un ieviestu vienotu biroja darba sistēmu. Šo struktūru vispārējais nosaukums ir vadības dokumentācijas atbalsta pakalpojumi.

Ierakstu pārvaldības un darba ar pilsoņu un organizāciju apelācijām departaments ir Krievijas Iekšlietu ministrijas struktūrvienība. Šī vienība ir atbildīga par vienotās lietvedības sistēmas ievērošanas uzraudzību.

Arhīva dokuments -dokuments, kas tiek saglabāts vai ir pakļauts saglabāšanai sakarā ar tā nozīmīgumu sabiedrībai, kā arī kam ir vērtība īpašniekam. Definīcija attiecas uz jebkuru dokumentu materiālā datu nesējā, ko var glabāt gan valsts, gan personīgajos arhīvos.

Biroja darba tiesiskais regulējums ir vairāku centrālo valdības un administratīvo iestāžu kompetences joma. Šo iestāžu sistēma nosaka noteikumus, noteikumus un standartus, kuriem kopā būtu jānodrošina vienota uzskaites sistēma Krievijas Federācijas teritorijā. Šai sistēmai jānodrošina:

1. Obligāti sākotnējie biroja darba principi iestādēm un organizācijām neatkarīgi no to īpašuma formas. Piemēram: valsts valoda, kurā tiek veikts biroja darbs; valsts regulējums informācijas izmantošanas jomā un citi fundamentālie noteikumi.

2. Pamatuzdevumu un noteikumu noteikšana dokumentācijas darbības jomā. Piemēram, standarta instrukciju, dokumentu paraugu izveide un citi jautājumi.

3. Prasību dokumentācijai vispārīgums svarīgākajās valsts pārvaldes jomās. Piemēram, aizsardzības spējas, tiesvedība, grāmatvedība, civilstāvoklis, veselības aprūpe, tiesībaizsardzība utt.

Vienotas lietvedības sistēmas pamats ir Krievijas Federācijas konstitūcijas noteikumi. Tādi principi kā: ikviena tiesības brīvi meklēt, saņemt, pārraidīt, ražot un izplatīt informāciju jebkurā likumīgā veidā (Satversmes 29. pants); pilsoņu tiesības personīgi pieteikties, kā arī sūtīt individuālus un kolektīvus aicinājumus valsts un pašvaldību institūcijām (Satversmes 33. pants) un virkne citu ir par pamatu biroja darba organizēšanai.

Biroja darba normatīvā un metodiskā regulējuma īpatnība iekšlietu iestāžu sistēmā ir tā, ka tā atsevišķās sastāvdaļas ir iekļautas vairuma dienestu un nodaļu funkcijās. Piemēram, dežūrdaļa ir neatkarīga operatīvās vadības institūcija, un tajā pašā laikā tai ir pienākums dokumentēt vairākus vadības darbību jautājumus. Tomēr galvenos biroja darba uzdevumus risina speciālās struktūrvienības - sekretariāti (biroji).

Krievijas Iekšlietu ministrijas normatīvajos un metodiskajos aktos par biroja darba organizēšanu termins "vadības dokumentācijas atbalsts" netiek lietots. Vienota biroja darba sistēma Krievijas Iekšlietu ministrijas aparātos un nodaļās tiek ieviesta to uzdevumu un funkciju izpildes procesā. Biroja darba sistēmas organizēšanu un pilnveidošanu, kā arī noteiktās darba ar dokumentiem kārtības ievērošanas kontroli veic ministrijas darbinieki. Biroja darba struktūrvienību vadītāji - sekretariātu (biroju) vadītāji - ir tieši atbildīgi par biroja darba organizāciju un stāvokli. Šāda nodaļa ir neatkarīga struktūrvienība. Visas darbības, kas saistītas ar biroja darba organizēšanu, ir tieši pakļautas šīs nodaļas vadītājam.

Galvenie uzdevumi Sekretariātus iekšlietu struktūrās var iedalīt dokumentācijas un organizatoriskajos.

Dokumentācijas uzdevumi kas saistīti ar vadības procesa dokumentēšanu un darba ar dokumentiem organizēšanu, tie ir:

1. Ienākošo dokumentu pieņemšana un uzskaite, izejošo dokumentu nosūtīšana.

2. Dokumentu sniegšana vadītājam izskatīšanai un rezolūcijas uzlikšana (īsi norādījumi par dokumenta noformēšanas kārtību).

3. Dokumentu nodošana izpildes darbiniekiem (dokumenta nodošana jāveic pret izpildītāja parakstu reģistrācijas žurnālā, norādot tā saņemšanas datumu).

4. Dokumentu noformēšanas termiņu kontrole.

5. Informācija un uzziņu darbs.

6. Dokumentu noformēšana un izgatavošana saskaņā ar vadības instrukcijām un instrukcijām, kopiju izgatavošana un izsniegšana (sagatavošana parasti ir dokumentu projektu sagatavošana).

7. Dokumentu sistematizācija un uzglabāšana biroja darbā. Glabāšana jāveic datnēs (mapēs), kurās dokumenti atrodas noteiktā (parasti hronoloģiskā) secībā – sistemātiski saskaņā ar dokumentu uzskaiti.

8. Plombu, zīmogu un veidlapu drošuma nodrošināšana. Oficiālo dokumentu reģistrācijai un apliecināšanai tiek izmantoti zīmogi, zīmogi un dokumentu veidlapas. Oficiālā zīmoga un oficiālo veidlapu drošība ir vissvarīgākais biroja darba uzdevums.

9. Lietu veidošana kārtējā biroja darbā. Pašreizējais ir uzņēmējdarbības veikšana, kā likums, kalendārā gada garumā. Katra lieta ir paredzēta noteiktai dokumentu grupai, un tai ir savs nosaukums. Lietu nomenklatūru apstiprina iekšlietu iestādes vadītājs.

10. Dokumentu un lietu sagatavošana nodošanai arhīvā. Dokumenta vērtība tiek atspoguļota noteiktajos tā glabāšanas periodos. Tieša dažādu dokumentu glabāšana ir viens no arhīvu uzdevumiem.

Biroja darba organizatoriskie uzdevumi vispārīgākajā formā tie ir saistīti ar vadības procesu optimizācijas un individuālo vadības procedūru jautājumiem. Biroja darba organizatoriskie uzdevumi ietver:

1. Vadītāja darba vietas sagatavošana.

2. Standarta biroja tehnikas un informācijas un uzziņu failu (automatizētas datu bāzes) uzturēšana.

3. Apmeklētāju pieņemšanas organizēšana, darbinieku izsaukšana pēc vadītāja norādījuma.

4. Telefonsarunu organizēšana, izziņu izsniegšana pa telefonu.

5. Komandējumu sagatavošana.

6. Sapulču, sanāksmju, kā arī stenogrāfijas sagatavošana.

7. Informācijas un uzziņu materiālu sagatavošana atbilstoši norādījumiem

rokasgrāmatas.

8. Apmācība dokumentu plūsmas organizēšanas metodēs, biroja automatizācijas rīku ieviešana.

Iepriekš minētais dokumentācijas un organizatorisko uzdevumu saraksts rada nepieciešamību paredzēt specializētu struktūrvienību izveidi sekretariātu struktūrā. Tie parasti ir mašīnrakstīšanas biroji, dokumentu kopēšanas biroji, publiskas pieņemšanas un citas struktūras. Veicamo pienākumu sarežģītību nosaka arī caur sekretariātiem cirkulējošo dokumentu apjoms. Iekšlietu struktūras administratīvā dokumentācija ir koncentrēta tieši sekretariātos. Pārējie izveidotie un saņemtie dokumenti (operatīvās, krimināllietas, uzziņa) tiek glabāti speciālajā lietvedībā vai tieši struktūrvienībās.

Uzņēmuma informatīvo saziņu var veikt ar dažādiem līdzekļiem gan mutiski, gan rakstiski.

Rakstiskas (dokumentētas) saziņas līdzekļi ietver:

biznesa vēstules, vienošanās, līgumi;
atskaites, atskaites;
telegrammas, telefona ziņas, teleteksti, faksi utt.

Mutiskā saziņa tiek veikta, izmantojot:

mutiskas sarunas, tikšanās;
telefona sarunas (iekšzemes, pilsētas, starppilsētu, starptautiskās);
skaļruņi, domofoni utt.

Lielākā daļa pārvaldībai izmantotās informācijas tiek fiksēta dažādos dokumentos. Neatņemama sastāvdaļa jebkuras organizācijas sistēmas vadība ir biroja darbs.

Termins “biroja darbs” parādījās 18. gadsimta otrajā pusē. Šī termina sākotnējā nozīme neatbilda mūsdienu izpratnei. Vārds “delo” krievu valodā nozīmēja ne tikai mapi ar dokumentiem, bet arī risināmo jautājumu. Biroja darbs (lietas izgatavošana) noteica lietas risināšanas procesu.

Pašlaik šī termina nozīme ir mainījusies. Biroja vadība tagad nozīmē informācijas atbalsta organizēšanu lietām, tas ir, dokumentācijas uzturēšanu. Jēdziena jaunā nozīme nosaka mājās mērķis biroja darbs - informācijas atbalsts vadība. Tāpēc frāze “dokumentācijas atbalsts vadībai” (DOU) tiek uzskatīta par sinonīmu darbam birojā.

Biroja darbs -darbības, kas aptver dokumentu veidošanas procesu un darba organizēšanu ar tiem.

Biroja darba galvenie uzdevumi izriet no galvenā mērķa. Tie ietver:

dokumentu veidošana, tas ir, to fiksēšana uz jebkura datu nesēja;
dokumentu nodošana to turpmākai izpildei vai lēmumu pieņemšanai par tiem;
dokumentu reģistrācija, lai kontrolētu to izpildi;
dokumentu sistematizēšana un uzglabāšana, pēc nepieciešamības ātra dokumentu meklēšana.

Tehnoloģiju un jaunu informācijas tehnoloģiju attīstība dod iespēju reorganizēt vadības procesu. Mūsdienu biroja darbu raksturo datoru, organizatoriskā aprīkojuma (daudzfunkcionālie telefoni, modemi, faksi) un tīkla tehnoloģiju ieviešana darbā ar dokumentiem.

Apskatīsim datoru programmatūru, ko izmanto, lai atrisinātu pamata biroja darba problēmas pašreizējā posmā.

o Lai izveidotu dokumentus tiek izmantoti teksta redaktori.Šī vide ļauj ātri rediģēt dokumentus, izmantot gatavas veidlapas (veidnes), sastādot dokumentu pamatveidus, noformēt tos, izmantojot uzņēmuma korporatīvo stilu, iespēju atkārtoti pavairot izveidotos dokumentus un daudz ko citu. Īpašs tulkošanas programmasļauj ātri un kompetenti tulkot dokumentu jebkurā valodā, ja uzņēmumam ir starptautiski kontakti. Galdu procesoriļauj dokumentos (pārskatos, piezīmēs) iekļaut aprēķinu fragmentus un dažādas diagrammas.

o Reģistrēt dokumentus un uzraudzīt to izpildi tiek izmantoti programmas sekretāru vadības un darba organizācijas automatizācijai. Tie ļauj reģistrēt iekšējos un ārējos dokumentus, kontrolēt tos, uzturēt dienasgrāmatas, iknedēļas dienasgrāmatas ar steidzamu darbu sarakstu. Šādas programmas nekavējoties brīdinās darbuzņēmēju un inspektoru par termiņu.

o Dokumentācijas glabāšanai un kārtošanai tiek izmantoti datu bāzu pārvaldības sistēmas. Izmantojot šādas programmas, jūs varat ne tikai izveidot elektroniskus failu skapjus, bet arī ātri meklēt nepieciešamos dokumentus, iznīcināt novecojušos un ieviest jaunus. Liels skaits dokumentu skapju standarta veidlapu sniedz plašu izvēles iespēju.

Daudzas lietojumprogrammas teksta dokumentu izveidei un formatēšanai nodrošina iespēju pārbaudīt pareizrakstību, kas ir vēl viena būtiska priekšrocība, izmantojot datoru biroja darbā.

Mūsu laiku raksturo zinātnes sasniegumi un straujš ražošanas pieaugums. Tas prasa izmaiņas vadībā. Lai paaugstinātu vadības efektivitāti un kvalitāti, jāuzlabo biroja darbs. Šajā sakarā mūsdienu biroja darba organizēšanas pamatprincipi ir:

o dokumenta noformēšanas efektivitāte;

o augsta dokumentu kvalitāte;

o optimāla dokumentu plūsma (dokumentu lietderība, to daudzkārtējas dublēšanas nepieļaujamība un birokrātija caurlaides laikā u.c.);

o ja iespējams, bezpapīra informācijas apmaiņas tehnoloģijas.

Šo principu veiksmīgu ieviešanu pārvaldībā veicina šādi organizatoriskie pasākumi:

o pienākumu sadales optimizācija starp vadošajiem darbiniekiem;

o sekretāru, arhīvu darbinieku darba vietu un biroju aprīkošana ar datoriem un modernu biroja tehniku;

o datortīklu organizēšana un tīkla tehnoloģiju ieviešana;

specializētas programmatūras izmantošana, kas ņem vērā konkrēto nozaru specifiku, lai organizētu darbu ar dokumentiem.

Mēs varam runāt par biroja vadības sistēmas esamību organizācijā, ja:

- tiek organizēta dokumentu aprite, tas ir, dokumentu kustība no brīža, kad tie ir izveidoti vai saņemti organizācijā, līdz noformēšanas un/vai nosūtīšanas vai nodošanas glabāšanai pabeigšanai;
- izveidota dokumentu (ienākošo, iekšējo, izejošo) uzskaites un uzskaites sistēma;
- noformētie dokumenti tiek nodoti glabāšanai lietās atbilstoši lietu nomenklatūrai.

Lai gan, protams, tas nav viss, kas nepieciešams efektīvai darba ar dokumentiem organizēšanai. Var teikt, ka šis ir minimālais elementu kopums, kas ļauj runāt par biroja darba klātbūtni organizācijā.

Mūsdienu dokumentu pārvaldības pamatprincipi ir atspoguļoti ISO 15489:2001 standartā “Informācija un dokumentācija. Dokumentu pārvaldība." Šis standarts ir tulkots krievu valodā un pieņemts kā nacionālais standarts GOST R ISO 15489-1-2007 “Informācijas, bibliotēkas un izdevējdarbības standartu sistēma. Dokumentu pārvaldība. Vispārīgās prasības”.

- pirmajā posmā tiek izstrādāta politika, visi procesi tiek detalizēti regulēti;
- otrajā posmā dokumentu pārvaldība tiek veikta stingri saskaņā ar likumdošanas un normatīvajām prasībām un organizācijas iekšējiem normatīvajiem dokumentiem. Tiek savākti dokumentāri pierādījumi par atbilstību prasībām;
- trešajā posmā tiek analizēta dokumentu pārvaldības sistēmas efektivitāte, izvēlēti pasākumi šīs sistēmas pielāgošanai un uzlabošanai. Analīzes rezultāti ir dokumentēti;
- ceturtajā posmā sistēmā tiek ieviesti trešajā posmā plānotie uzlabojumi un labojumi (kas arī tiek dokumentēti).

Visa cikla laikā visiem organizācijas darbiniekiem regulāri tiek veiktas apmācības un padziļinātas apmācības par dokumentu pārvaldības jautājumiem.

Šāda pieeja ļauj ne tikai pastāvīgi uzlabot dokumentu pārvaldības efektivitāti, bet arī ērti integrēt dokumentu vadības sistēmu un dažādas vadības sistēmas (kvalitāte, informācijas drošība, vide, darba aizsardzība u.c.).

IN dokumentācijas atbalsts dokumentu plūsmas organizēšana ir viena no svarīgākajām darbības jomām.

Dokumentu plūsma aptver visu dokumentu kustību secību vadības aparātā, kuras laikā tiek veiktas dokumentu saņemšanas, pārsūtīšanas, izskatīšanas, sagatavošanas, izpildes un nosūtīšanas darbības. Racionāli organizēta dokumentu plūsma nodrošina ātru dokumentu pārsūtīšanu pa īsāko ceļu ar minimālu laika tērēšanu.

Dokumentu plūsmas organizēšana balstās uz vairākiem noteikumiem vai principiem, kas stingri jāievēro:

1. Dokumentu saņemšanas un nosūtīšanas darbību centralizācija. Tas nozīmē, ka visi dokumenti, kas nonāk organizācijā, neatkarīgi no piegādes veida, un dokumenti, kas tiek nosūtīti no organizācijas (izņemot dokumentus, kas saņemti un nosūtīti pa faksu un e-pastu un attiecas tikai uz nodaļu kompetenci) jāapstrādā vienā nodaļā - biroja vadības dienestā (sekretāre).
2. Nepamatotu atgriešanas kustību novēršana, nododot dokumentu. Dokumentu aprites procesā dokumentus var atgriezt iestādei, caur kuru tie jau ir izgājuši, tikai tad, ja tas ir saistīts ar saimniecisko nepieciešamību (piemēram, vadītāja parakstīšanas posmā dokuments iziet caur vadītāja sekretāru divas reizes).
3. Saņemto dokumentu sākotnējās izskatīšanas organizēšana pirms to iesniegšanas risināšanai. Iepriekšēja pārskatīšana ļauj no visas organizācijā saņemtās dokumentu masas atlasīt tos dokumentus, kuri to svarīguma un nozīmīguma dēļ organizācijai būtu jāņem vērā vadītājam. Pārējie dokumenti, apejot vadītāju, tiek nosūtīti izskatīšanai vadītāju vietniekiem un struktūrvienībām, ja nodaļu vadītāji ir apveltīti ar atbilstošu kompetenci.
4. Organizācijas saņemto un no organizācijas nosūtīto dokumentu vienreizēja reģistrācija. Tas nozīmē, ka pirmsskolas izglītības iestādes dienestā saņemtais un vadītāja vai viņa vietnieku izskatīšanai paredzēts dokuments tiek reģistrēts pirmsskolas izglītības iestādes dienestā un pēc nodaļas vadītājas izskatīšanas tajā atkārtoti netiek reģistrēts. Un attiecīgi departamentā tieši saņemts dokuments tiek reģistrēts tikai nodaļā. Pretējā gadījumā mēs varam teikt, ka dokuments dzīvo organizācijā ar vienu reģistrācijas numuru, kas tam piešķirts pirmsskolas izglītības iestādes dienestā vai nodaļā.
5. Konkrētu lēmumu izdošana, pēc iespējas precīzāk nosakot izpildītāju, uzdevumu un termiņu. Lēmumu pieņemšana ir vadītāja funkcija, taču arī sekretārs var zināmā mērā ietekmēt šo procesu. Sekretārei jāzina, ka rezolūcijai jābūt konkrētai, un tās formulējumam jābūt tādam, lai izpildītājam nerastos jautājumi par to, kādu mērķi vadītājs viņam izvirzījis, izskatot dokumentu.
6. Nepamatotu saskaņojumu novēršana, paralēlo saskaņojumu organizēšana, dokumentu saskaņošanas laika samazināšana.
7. Pārvaldnieka dokumentu paraksta tiesību deleģēšana vadītāju vietniekiem un struktūrvienību vadītājiem. Dokumentu parakstīšanas līmeņa “samazināšanās” samazina maršrutu un līdz ar to arī dokumentu pārvietošanas laiku izpildes laikā.
8. Tehnisko operāciju veikšana dokumentu apstrādei un pārsūtīšanai tehniskajiem darbiniekiem, radošās operācijas - speciālistiem un vadītājiem.
9. Organizācijas dokumentu plūsmā iekļauto dokumentu sadalīšana dokumentu plūsmās. Parasti ir trīs dokumentu plūsmas: ienākošie (ienākošie) dokumenti, nosūtītie (izejošie) un iekšējie dokumenti.
10. Tā saukto nereģistrēto dokumentu identifikācija ienākošo dokumentu masīvā. Nereģistrēti dokumenti ir dokumenti, kuriem nav nepieciešama noformēšana un izmantošana uzziņas nolūkā (uzaicinājuma vēstules, apsveikumi, reklāmas izdevumi u.c.). Šiem dokumentiem ir īsākais ceļš organizācijā, tie nekavējoties tiek nodoti attiecīgajām nodaļām.

Reģistrācijas sistēmas izveide ir vēl viena biroja darba sastāvdaļa. Lai izlemtu, kā organizēt dokumentu reģistrāciju, vispirms ir jāatbild uz vairākiem jautājumiem:

1. Kam no organizācijas vadības ir tiesības parakstīt izejošos dokumentus (korespondenci)? Uz šo jautājumu var būt vairākas atbildes:
- - visu izejošo korespondenci paraksta organizācijas vadītājs;
- - izejošo korespondenci paraksta organizācijas vadītājs, kā arī organizācijas vadītāju vietnieki atbilstoši viņiem piešķirtajai kompetencei;
- - izejošo korespondenci paraksta organizācijas vadītājs, organizācijas vadītāju vietnieki atbilstoši viņiem piešķirtajai kompetencei, kā arī struktūrvienību vadītāji struktūrvienību darbības jomās.
2. Kuru no organizācijas vadības var uzskatīt par pirmo ienākošās korespondences pārskatīšanas instanci? Var būt arī vairāki atbilžu varianti:
- - visu ienākošo korespondenci izskata organizācijas vadītājs un attiecīgi tikai viņš pieņem lēmumus, kas nosaka turpmāko dokumentu kustību;
- - ienākošo korespondenci ir tiesības papildus vadītājam izskatīt arī viņa vietniekiem tajos jautājumos, kuru risināšana ir viņu kompetencē;
- - papildus vadītājam un viņa vietniekiem ienākošo korespondenci var tieši izskatīt attiecīgi nodaļu vadītāji tikai tajos jautājumos, kuros viņiem ir tiesības pieņemt patstāvīgus lēmumus.

Ja dokumentu parakstīšanas tiesības ir tikai organizācijas vadītājam vai vadītājam un viņa vietniekiem, dokumentu (ienākošo un izejošo) reģistrācija noteikti jākoncentrē biroja vadības dienestā. Ja šīs tiesības ir arī nodaļu vadītājiem, reģistrācijas organizēšanai var būt divas iespējas: pirmā - visu dokumentu reģistrācija ir koncentrēta lietvedības dienestā (kā iepriekšējā gadījumā), otrā - dokumentu nodošanas reģistrācija. caur vadību tiek veikta lietvedības dienestā, nodaļās tiek reģistrēti nodaļās ienākošie un no nodaļām nākušie dokumenti. Šāda dokumentu reģistrēšanas iespēja parasti ir raksturīga lielām organizācijām, kā arī ģeogrāfiski atsevišķām organizācijas nodaļām.

Veidojot reģistrācijas sistēmu, ne maza nozīme ir dokumentu reģistrācijas formas izvēlei: tradicionālajai (izmantojot žurnālus vai kartotēkas) vai automatizētai (balstīta uz datortehnoloģiju). Protams, ne visas organizācijas var atļauties iegādāties specializētas automatizēta sistēma, taču jebkurš biroja vadības pakalpojums var tā vietā, lai uzturētu tradicionālo ienākošo un izejošo dokumentu žurnālu uz papīra, bet elektroniskais žurnāls(piemēram, Excel tabulas veidā), kas noteikti būs elastīgāks instruments, meklējot dokumentus, veicot uzziņu darbu vai pārraugot dokumentu izpildi.

Organizējot reģistrācijas sistēmu, ir jāpārdomā dokumenta reģistrācijas numura struktūra (galvenokārt ienākošā un izejošā). Vēlams, lai dokumenta reģistrācijas numurs sastāvētu ne tikai no dokumenta kārtas numura, bet arī ietvertu kodus, kas ļauj izsekot dokumenta kustībai izpildes vai sagatavošanas laikā. Šādi kodi var būt: nodaļas kods (atbilstoši struktūrvienību klasifikatoram), kods ierēdnis(pēc amatpersonu klasifikācijas) utt.

Piemēram, ienākošā dokumenta reģistrācijas numurs - 232/01-12 - ietver šādas daļas: kvīts kārtas numurs (232), oficiālais kods (01 - kods ģenerāldirektors), izpildvienības kods (12). Dokumenta sērijas numurs ir atdalīts no pārējām reģistrācijas numura daļām ar slīpsvītru. Dokumenta reģistrācijas numurs var ietvert arī citus kodus, piemēram, lietas indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, kurā dokuments tiks nodots glabāšanā pēc noformēšanas.

Organizējot dokumentu reģistrācijas sistēmu, ir jāņem vērā šādi noteikumi:

- dokumentu reģistrācija tiek veikta pēc dokumentu masīviem (dokumentu plūsmām): ienākošie dokumenti - viens masīvs, izejošie - cits, iekšējie - trešais (katrā no tiem tos veidojošos masīvus, ja nepieciešams, var atdalīt);
- tiek veikta dokumentu reģistrācija: ienākošie - saņemšanas dienā, izejošie - nosūtīšanas dienā;
- reģistrēto dokumentu nodošana izpildītājiem tiek veikta tajā pašā dienā (saņemšanas un reģistrācijas dienā) vai nākamajā dienā (tas nozīmē, ka visas darbības ar ienākošajiem dokumentiem, ieskaitot vadības pārbaudi, tiek veiktas saņemšanas dienā vai, ja dokuments saņemts darba dienas beigās vai ārpus darba laika - nākamajā dienā lielajās organizācijās ar sarežģītu struktūru, dokumenta nogādāšana izpildītājam var ilgt līdz divām līdz trim dienām;
- izejošo dokumentu reģistrācija tiek veikta to parakstīšanas dienā vai, ārkārtējos gadījumos, nākamajā dienā.

Trešā biroja vadības sistēmas sastāvdaļa ir aktuālā dokumentu glabāšanas sistēma, kas ļauj sistematizēt izpildītos dokumentus un veidot tos failos. Lai veiktu šo darbu, ir nepieciešama lietu nomenklatūra. Lietu nomenklatūra - biroja darbā izveidots lietu nosaukumu saraksts, norādot to glabāšanas termiņus. Ir svarīgi saprast, ka lietu nomenklatūra biroja darbā vienlaikus veic vairākas funkcijas. Papildus jau minētās funkcijas veikšanai tas darbojas kā grāmatvedības dokuments un kā meklēšanas rīks. Ja mums ir jāatrod dokuments par iepriekšējiem organizācijas darbības gadiem, tad bez lietu saraksta to būs ļoti grūti izdarīt. Ar šo un citām problēmām saskaras organizācijas, kurām nav lietu nomenklatūras un kas savā līdzšinējā darbā veido lietas pēc ērtības principa, neņemot vērā attiecības, kas pastāv starp dažādiem dokumentiem lēmumu pieņemšanas un izpildes procesā, un neņemot vērā dokumentu glabāšanas termiņus.

Lietu nomenklatūras izstrāde ir ļoti svarīgs solis biroja vadības sistēmas organizēšanā. Organizācijas lietu nomenklatūra ir konsolidēts dokuments (konsolidētā lietu nomenklatūra), kas sastāv no nodaļu lietu nomenklatūrām. Organizācijas nodaļas izstrādā lietu nomenklatūras sadaļas lietvedības un arhīvu dienesta organizatoriskā un metodiskā vadībā un kontrolē. Lietu saraksta izstrādei var piesaistīt specializētas organizācijas, kas šo darbu veic uz līguma pamata. Ja organizācijā nav speciālista dokumentu pārvaldības vai arhivēšanas jomā, bez īpašas apmācības šo darbu veikt būs problemātiski.

Dokumentu plūsmas organizācija, dokumentu reģistrācijas sistēma un to pašreizējās glabāšanas sistēma ir minimums, kas ļauj runāt par biroja darba klātbūtni organizācijā. Bet tas ir tālu no pilnīga saraksta ar to, kas būtu jāiekļauj biroja vadības sistēmā. Šeit ir daži vienlīdz svarīgi komponenti:

- instrukcijas biroja darbam (dokumentu atbalsts);
- dokumentu veidlapas (veidlapu izstrāde, to uzskaite - biroja vadības dienesta uzdevumi);
- dokumentu izpildes kontroles sistēma;
- organizācijas darbības dokumentēšanas noteikumu un procesu regulēšana utt.

Biroja darba organizācijā, protams, ļoti īpašu vietu ieņem instrukcijas biroja darbam. Šis ir normatīvs dokuments, ko apstiprinājis organizācijas vadītājs, un tas ir obligāts visiem organizācijas darbiniekiem. Ierakstu pārvaldības instrukcijas nosaka un konsolidē tehnoloģiju dokumentu izveidei, apstrādei, apstrādei, uzglabāšanai un izmantošanai organizācijas vadības darbībās. Stingri sakot, kamēr organizācijai nav norādījumu par biroja pārvaldību, par biroja vadības sistēmu var runāt tikai ar zināmu konvencionalitātes pakāpi. Bet arī nav pilnīgi pareizi sākt darbu pie biroja vadības sistēmas izveides organizācijā, izstrādājot biroja vadības instrukcijas, jo instrukcijās būtu normatīvi jāapvieno noteikumi un paņēmieni darbam ar dokumentiem, kas jau ir izstrādāti praksē. un pārbaudīts praksē.