Оффисын тусгай ажил. Орос улсад албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалт, технологийн товч түүх Орчин үеийн албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах үндсэн зарчим

18.08.2023 | Байгаль

Техникийн харилцаа холбоо, компьютерийн технологийн хөгжлийн нөлөөн дор албан тасалгааны ажил хурдацтай сайжирч байна. Стандарт баримт бичгийн олон үйлдлүүд шинэ агуулгатай болж, компьютержуулалт нь энэ үйл ажиллагааны цар хүрээг ихээхэн өргөжүүлсэн. Компьютерийн технологи хөгжихийн хэрээр оффисын ажил нь зөвхөн бие даан ажиллах боломжгүй болсон тул ямар ч хэрэглэгчдэд хүртээмжтэй болсон. янз бүрийн төрөлбаримт бичгийг бүрдүүлэхээс гадна хувь хүний хэрэгцээнд зориулан цахим архив бий болгох.

Баримт бичгийг бүрдүүлэх журам, түүнтэй ажиллах дүрмийн талаархи мэдлэгийн талбар нь бие даасан салбар юм. удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг (DOU), энэ нь нийгмийн удирдлагын онолтой уялдаа холбоотой хэвээр байна. Хууль тогтоомжид энэ нэр томъёог "оффисын ажил" гэсэн нэр томъёотой ижил гэж ойлгодог. . Удирдлагын бизнес эрхлэх зарчим нь шүүх ажиллагаа, мөрдөн байцаах байгууллага, нотариат болон бусад чиглэлээр явагддаг зарчмуудаас ялгаатай тул энэ нь бүрэн шударга бус юм.

Албан тасалгааны ажил бол баримт бичиг, албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үйл ажиллагааны салбар юм. Албан ёсны баримт бичиг эргэлдэж буй үйл ажиллагааны салбараас хамааран удирдлагын болон тусгай албан тасалгааны ажлыг ялгадаг.

Удирдлагын оффисын ажилхууль тогтоомжийн тогтолцоогоор зохицуулагддаг. Энэ нь удирдлагын баримт бичигтэй холбоотой үйл ажиллагаа явуулдаг: захиргааны, зохион байгуулалт, лавлагаа. Байгууллага дахь хэргийн нэрсийн жагсаалтыг тусгай нэр томъёогоор батлав. Эдгээр асуудлыг системчилдэг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын үйл ажиллагаа нь ихэвчлэн туслах, удирдлагын чиг үүргийг гүйцэтгэдэг.

Оффисын тусгай ажилХууль сахиулах, хууль сахиулах, хяналт тавих, хяналт тавих гэх мэт байгууллага, байгууллагын үндсэн чиг үүргийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой хууль тогтоомжоор зохицуулагддаг. Тохиолдолд баримт бичгийг бүрдүүлэх, системчлэх нь тусгай журмын дагуу явагддаг. дүрэм. Хэргийг тогтоох нь удирдлагын оффисын ажилтай шууд хамааралгүй.

Удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах одоогийн дүрмүүд, тэдгээрийн хөдөлгөөн, хадгалалтад хяналт тавих, мэдээлэлтэй ажиллах, оффисын ажлын бусад бүрэлдэхүүн хэсгүүд нь удирдлагын үйл ажиллагааг оновчтой болгох нөхцлийг бүрдүүлдэг. Үүний дагуу баримт бичгийн дэмжлэгийг бүхэлд нь оновчтой зохион байгуулах нь удирдлагын бүх үйл явцын үр ашгийг мэдэгдэхүйц нэмэгдүүлэх боломжтой юм.

Хүний үйл ажиллагааны бусад салбарын нэгэн адил албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах зарчим нь анхны дүрэм, ерөнхий зарчмуудыг тодорхойлдог. Үндсэн зарчмуудад дараахь зүйлс орно.

1. Нэгдлийн зарчим, энэ нь объектыг нэг хэлбэр, системд хүргэхийг хэлнэ. Нэгдлийн үйл явц нь нийтлэг шинж чанартай хэд хэдэн объектод хэрэглэгддэг хамгийн ерөнхий нийтлэг загварыг бий болгох замаар илэрхийлэгддэг. Энэхүү зарчимд үндэслэн орчин үеийн оффисын ажилд баримт бичгийн үйл ажиллагаа явуулах дүрмийг боловсруулж байна. Эдгээр дүрэм нь салбарын яамдын нийтлэг шинж чанартай бөгөөд тэдгээрийн норматив, арга зүйн актад заасан байдаг.

2. Стандартчиллын зарчим, стандартыг загвар болгон бий болгох, хэрэглэхэд илэрхийлсэн. Стандартчилал нь заавал эрх зүйн хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн нэгдлийн дээд зэрэг юм. Хэдийгээр хоёр үйл явц нь харилцан уялдаатай боловч стандартчилал, нэгдмэл байдлын хооронд ижил төстэй байдал байдаггүй. Норматив арга зүйн баримт бичгийн хувьд стандарт нь эрх бүхий байгууллагаас баталсан стандартчиллын объектод тавигдах хэм хэмжээ, дүрэм, шаардлагын багц юм. ОХУ-д стандартчиллын чиглэлээрх төрийн бодлогыг ОХУ-ын Стандартчилал, хэмжил зүй, баталгаажуулалтын хороо явуулдаг.

3. Албан тасалгааны ажлыг системчилсэн норматив арга зүйн зохицуулалтын зарчим. Тогтвортой байдал нь албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахад тавигдах нэгдсэн шаардлагыг тогтоох үндэс суурь юм. Албан хэрэг эрхлэх тухай хууль тогтоомж, зохицуулалт, арга зүйн актууд нь шатлал, чадамжид тулгуурлан бүтэцлэгдсэн байдаг. Үүний үр дүнд норматив, арга зүйн дэмжлэг үзүүлэх тогтолцоо бүрддэг.

4. Хяналтын байгууллагуудыг төвлөрүүлэх зарчим, албан тасалгааны ажлыг арга зүйн хувьд хангах, төрийн болон удирдлагын тогтолцоонд холбогдох чиг үүргийн ач холбогдлыг тусгасан. ОХУ-д албан тасалгааны ажлыг хянах төв байгууллага нь Госстандарт, арга зүйн хяналт нь Росархив юм.

5. Оффисын ажлын төвлөрлийг сааруулах зарчим, энэ нь яам, газар, байгууллага, аж ахуйн нэгж бүр өөрийн бүтцийн хэлтэст сургуулийн өмнөх боловсролын үйлчилгээний чиг үүргийг бие даан тогтоодогт илэрдэг. Энэ зарчмыг оффисын ажлын стандарт зааварт тусгасан болно. Үүний зэрэгцээ, хэлтсийн хэм хэмжээ, арга зүйн баримт бичиг (заавар) нь зөвхөн үндсэн заалтуудтай зөрчилдөх ёсгүй.

Албан тасалгааны ажлыг шинжлэх ухааны үндэслэлтэй зохион байгуулах зарчмуудыг боловсруулж, хэрэгжүүлэх нь бүхэл бүтэн нийгэм, төрийн үүрэг хариуцлага юм, учир нь тэдгээрийг хэрэглэх нь баримт бичгийг багасгах, баримт бичиг боловсруулахад зарцуулсан цаг хугацаа алдах нөхцлийг бүрдүүлдэг. Баримт бичигтэй ажиллахад тодорхой жигд бус байдал нь хүнд суртал, баримт бичгийн тоо, хэлбэр, зорилгыг дур зоргоороо нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг.

Албан тасалгааны ажлыг хөгжүүлэх явцад энэ төрлийн үйл ажиллагааны нэгдсэн нэр томъёо бий болсон. Хамгийн түгээмэл нэр томъёо нь дараах байдалтай байна.

Баримт бичиг- тогтоосон хэлбэрээр янз бүрийн зөөвөрлөгч дээрх мэдээллийг бүртгэх. Энэ нь зарим төрлийн мэдээллийг танилцуулах явдал юм. Үүний зэрэгцээ мэдээллийг бүртгэх үйл явц нь түүнийг ямар нэгэн хатуу орчинд - цаас, полимер, оптик, соронзон зөөвөрлөгч гэх мэт дээр хадгалах ёстой.

Мэдээлэл- танилцуулах хэлбэрээс үл хамааран хүн, объект, баримт, үйл явдал, үзэгдэл, үйл явцын талаархи мэдээлэл. Энэ нь мэдээллийн эх сурвалж, материаллаг мэдээллийн тээвэрлэгч, мэдээлэл дамжуулагч, хүлээн авагч, эх сурвалж ба хүлээн авагчийн хоорондох холбооны суваг байх ёстойг таамаглаж байна. Албан тасалгааны ажилд "мэдээлэл" гэсэн ойлголттой холбоотойгоор гол зүйл бол түүний бичлэг бөгөөд түүний танилцуулгын хэлбэр (график, хэвлэмэл, соронзон хальс гэх мэт) хоёрдогч юм.

Мэдээллийн нөөц- бие даасан баримт бичиг, баримт бичгийн бие даасан массив, түүнчлэн мэдээллийн систем дэх баримт бичиг, баримт бичгийн массив: номын сан, архив, сан, мэдээллийн сан, мэдээллийн сан. ОХУ-д мэдээллийн нөөцийг бүрдүүлэх, ашиглах нь төрийн зохицуулалтын салбар юм.

Баримт бичиг– биет хэрэглүүрт бичигдсэн мэдээлэл, түүнийг тодорхойлох боломжтой дэлгэрэнгүй мэдээлэл. Мэдээллийг танилцуулах хэлбэр нь баримт бичгийн хувьд чухал юм. Энэхүү маягт нь олон тооны дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ба тэдгээрийн хослол нь тухайн мэдээллийг тодорхой төрөл, зориулалтын баримт бичигт ангилах, өөрөөр хэлбэл мэдээллийг тодорхойлох боломжийг олгодог.

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл – шаардлагатай элементалбан ёсны баримт бичгийн гүйцэтгэл. Удирдлагын баримт бичгийн одоогийн стандарт нь баримт бичигт байгаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг нарийн тодорхойлсон байршлыг зааж өгдөг. Гэсэн хэдий ч зөвхөн зарим нарийн ширийн зүйлийг заавал дагаж мөрдөх шаардлагатай бөгөөд баримт бичигт хууль эрх зүйн хүч өгдөг.

Албан ёсны баримт бичигхууль ёсны буюу хувь хүмүүс, тогтоосон журмаар гүйцэтгүүлж баталгаажуулсан. Баримт бичгийн тухай ойлголт нь өргөн хүрээний хэрэглээтэй байж болно, жишээлбэл Word текст процессор дээр файл бүр баримт бичиг байдаг. Албан ёсны баримт бичгийг бүрэн бэлтгэж, баталгаажуулсны дараа, өөрөөр хэлбэл шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг бөглөсний дараа албан ёсны болно.

Баримт бичгийн хууль ёсны хүчин чадал- одоогийн хууль тогтоомж, түүнийг гаргасан байгууллагын эрх мэдэл, гүйцэтгэх тогтоосон журмаар түүнд олгосон албан ёсны баримт бичгийн өмч.

Архивын баримт бичиг- нийгэмд чухал ач холбогдолтой, өмчлөгчийн хувьд үнэ цэнтэй, хадгалагдаж байгаа буюу хадгалагдах баримт бичиг. Тодорхойлолт нь төрийн болон хувийн архивт хадгалагдах боломжтой аливаа баримт бичигт хамаарна. Байгууллага дахь архивын үйлчилгээ нь бие даасан бүтцийн нэгж юм. Архивын үйл ажиллагааг албан хэрэг эрхлэхээс тусдаа хууль тогтоомж, зохицуулалт, арга зүйн актуудын тогтолцоогоор зохицуулдаг.

Албан тасалгааны ажлын эрх зүйн зохицуулалтнь хэд хэдэн төв байгууллагын эрх мэдлийн талбар юм төрийн эрх мэдэлболон менежмент. Эдгээр байгууллагуудын тогтолцоо нь ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцоог хангах ёстой дүрэм, журам, стандартыг тогтоодог. Энэ систем нь дараахь зүйлийг хангах ёстой.

· Өмчийн хэлбэрээс үл хамааран байгууллага, байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн заавал дагаж мөрдөх анхны зарчим (жишээлбэл, албан хэрэг хөтлөлтийн төрийн хэл); төрийн зохицуулалтмэдээлэл ашиглах болон бусад үндсэн заалтуудын хүрээнд);

· Баримт бичгийн үйл ажиллагааны чиглэлээр үндсэн үүрэг даалгавар, дүрмийг бий болгох (жишээлбэл, стандарт заавар, баримт бичгийн загвар болон бусад асуудлуудыг бий болгох);

· хамгийн чухал чиглэлүүдийн баримт бичигт тавигдах нийтлэг шаардлага засгийн газрын хяналтанд байдаг(жишээ нь батлан хамгаалах, шүүх ажиллагаа, нягтлан бодох бүртгэл, иргэний байдал, эрүүл мэндийн тусламж үйлчилгээ, хууль сахиулах).

Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцооны үндэс нь ОХУ-ын Үндсэн хуулийн заалтууд юм. Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах үндэс нь дараахь зарчмууд юм: хүн бүр хууль ёсны дагуу аливаа мэдээллийг чөлөөтэй хайх, хүлээн авах, дамжуулах, үйлдвэрлэх, түгээх эрх (ОХУ-ын Үндсэн хуулийн 29-р зүйл), иргэдийн биечлэн өргөдөл гаргах эрх. , түүнчлэн төрийн байгууллага, орон нутгийн засаг захиргааны байгууллагуудад бие даасан болон хамтын уриалга илгээх (ОХУ-ын Үндсэн хуулийн 33-р зүйл) болон бусад хэд хэдэн.

Төрөл бүрийн баримт бичигтэй ажиллах ажлыг оновчтой болгох, түүнчлэн янз бүрийн хэлтэс, байгууллагуудтай зохих харилцан үйлчлэлийг хангахын тулд баримт бичигтэй ажиллах дүрмийг хянах, албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцоог хэрэгжүүлэхэд чиглэсэн удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээг бий болгож байна.

Удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээ (DOU үйлчилгээ)яам, газар, аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллагын бүтцийн нэгж юм. Энэхүү нэгж нь албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцооны хэрэгжилтэд хяналт тавих үүрэгтэй. Яам, газрын бүтцэд сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг ихэвчлэн ерөнхий газар эсвэл албаны захиргаа гэж нэрлэдэг. ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн Тамгын газарт ижил төстэй бүтцийг ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн баримт бичиг, мэдээллийн үйлчилгээний газар гэж нэрлэдэг. Нэрнээс үл хамааран сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ бүр баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах ижил төстэй дүрмийг баримталдаг, өөрөөр хэлбэл оффисын удирдлагын нэгдсэн системийг хэрэгжүүлдэг.

Дотоод хэргийн байгууллагын тогтолцоонд албан тасалгааны ажлын хэм хэмжээ, арга зүйн зохицуулалтын онцлог нь түүний бие даасан бүрэлдэхүүн хэсэг нь ихэнх алба, хэлтсийн чиг үүрэгт багтдаг явдал юм. Жишээлбэл, жижүүрийн хэлтэс нь хотын дүүргийн засаг захиргааны бие даасан шуурхай удирдлагын байгууллага бөгөөд удирдлагын үйл ажиллагааны хэд хэдэн асуудлыг баримтжуулах үүрэгтэй. Гэсэн хэдий ч оффисын ажлын үндсэн ажлуудыг тусгай нэгжүүд - нарийн бичгийн дарга нарын газар (оффис) шийддэг.

Нарийн бичгийн дарга нарын газардотоод хэргийн байгууллагын бие даасан бүтцийн нэгж юм. Нарийн бичгийн дарга нарын газрын үндсэн үүрэг бол баримт бичиг, зохион байгуулалтын ажил юм.

Баримт бичгийн даалгаварудирдлагын үйл явцыг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахтай холбоотой. Үүнд:

· Ирж буй баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, гарсан бичиг баримтыг илгээх;

· Менежерт хянуулах, тогтоол гаргахаар баримт бичгийг өгөх, өөрөөр хэлбэл баримт бичгийг гүйцэтгэх журмын товч заалт;

· Баримт бичгийг ажилчид - гүйцэтгэгчид шилжүүлэх, үүнийг хүлээн авсан огноог харуулсан бүртгэлийн журналд гүйцэтгэгч гарын үсгийн эсрэг хийх ёстой;

· Баримт бичгийг гүйцэтгэх эцсийн хугацааг хянах;

· мэдээлэл, лавлагааны ажил;

· Удирдлагын заавар, зааврын дагуу баримт бичгийг боловсруулах (баримт бичгийн төслийг бэлтгэх), хуулбарыг үйлдвэрлэх, гаргах;

· Баримт бичгийн жагсаалтын дагуу оффисын ажилд баримт бичгийг системчлэх;

· Баримт бичгийг дотор нь байгаа файлд (хавтас) хадгалах он цагийн дараалал;

· албан ёсны баримт бичгийг бүртгэх, баталгаажуулах тамга, маягт, маркийн аюулгүй байдлыг хангах;

· одоогийн албаны ажилд дотоод хэргийн байгууллагын даргын баталсан нэр томъёоны дагуу хэргийг бүрдүүлэх (хуанлийн жилийн туршид хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа);

· Хадгалах нөхцөлийг тусгасан баримт бичиг, файлыг архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх.

Оффисын ажлын зохион байгуулалтын даалгаварудирдлагын үйл явц, хувь хүний удирдлагын горимыг оновчтой болгох асуудалтай холбоотой. Үүнд:

· менежерийн ажлын байрыг бэлтгэх;

· албан тасалгааны стандарт тоног төхөөрөмж, мэдээлэл лавлагааны файлын засвар үйлчилгээ (автоматжуулсан мэдээллийн сан);

· зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах;

· менежерийн зааврын дагуу ажилчдыг дуудах;

· утасны яриаг зохион байгуулах;

· утсаар гэрчилгээ олгох;

· бизнес аялал бэлтгэх;

· Хурал, хуралдааны бэлтгэл, түүнчлэн тэдгээрийн стенографи;

· удирдлагын өгсөн чиглэлийн дагуу мэдээлэл, лавлагааны материалыг бэлтгэх;

· ажилчдыг баримт бичгийн менежментийн арга барилд сургах;

· албан тасалгааны автоматжуулалтын хэрэгслийг хэрэгжүүлэх.

Баримт бичиг, зохион байгуулалтын ажил нь нарийн бичгийн дарга нарын газарт баримт бичгийн гүйцэтгэл, хуулбарыг хангах тусгайлсан нэгжүүд, олон нийтийн хүлээн авалт болон бусад бүтцийг бий болгох хэрэгцээг бий болгож байна. Гүйцэтгэсэн үүргүүдийн нарийн төвөгтэй байдал нь нарийн бичгийн дарга нарын газруудаар дамждаг баримт бичгийн хэмжээгээр тодорхойлогддог. Дотоод хэргийн байгууллагын захиргааны баримт бичиг нь нарийн бичгийн дарга нарын газарт шууд төвлөрдөг. Үүсгэсэн болон хүлээн авсан бусад баримт бичгүүдийг (үйл ажиллагааны, эрүүгийн хэрэг, лавлагаа) тусгай бүртгэлийн удирдлагад эсвэл шууд бүтцийн нэгжид хадгалдаг.

Орост тэргүүлэгч капиталист орнуудын араас оффисын ажилд хувьсгал эхэлсэн. Хэрэгжилт эрчимжиж байна мэдээллийн технологи, цахим баримт бичиг уламжлалт мэдээллийн хэрэгслээр бичиг баримтыг аажмаар сольж эхэлж байна. Албан тасалгааны ажлын хууль эрх зүй, зохицуулалтын тогтолцоо ихээхэн өөрчлөгдөж байна. Төрийн байгууллагууд “Цахим Засгийн газар” байгуулах хөтөлбөр хэрэгжүүлж байгаа нь цахим баримт бичгийн үүрэг оролцоог бэхжүүлэхэд хүргэж байна.

ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн 2008 оны 02-р сарын 07-ны өдөр баталсан ОХУ-д мэдээллийн нийгмийг хөгжүүлэх стратеги нь төрийн удирдлагын үр ашгийг нэмэгдүүлэх зорилготой юм. Шийдэх ёстой хамгийн чухал ажлуудын дунд дараахь зүйлийг дурдаж болно.

газар хоорондын болон бүс нутаг хоорондын үр дүнтэй мэдээллийн солилцоог хангах;

төрийн мэдээллийн систем, нөөцийг нэгтгэх;

байгууллага, иргэдэд цахим хэлбэрээр үзүүлэх төрийн үйлчилгээний хэмжээ, чанарыг нэмэгдүүлэх;

төрийн үйлчилгээний стандартчилал, удирдлагын эрх зүйн орчныг боловсронгуй болгох;

ОХУ-д 2015 он хүртэлх хугацаанд мэдээллийн нийгмийг хөгжүүлэх шалгуур үзүүлэлтүүдийн зорилтот утгыг үндэслэн төрийн байгууллагуудын хоорондын цахим баримт бичгийн эргэлтийн нийт баримт бичгийн урсгалын эзлэх хувь 70% байх ёстой.Оффисын ажилд хандах хандлагыг эрс өөрчлөхгүйгээр үүнийг хийх боломжгүй юм.

Орчин үеийн оффисын ажлын үндсэн зарчим

Үндсэн зарчим орчин үеийн менежментбаримт бичигт тусгагдсан ISO стандарт 15489:2001 “Мэдээлэл, баримтжуулалт. Баримт бичгийн менежмент." Энэхүү стандартыг орос хэл рүү хөрвүүлэн баталсан үндэсний стандартГОСТ Р ISO 15489-1-2007 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Баримт бичгийн менежмент. Ерөнхий шаардлага".

Орчин үеийн баримт бичгийн менежментийн гол онцлог нь чанарын удирдлагын тогтолцооны зарчимтай төстэй зарчмууд дээр суурилдагт оршино. Тасралтгүй сайжруулалтын алдартай Демингийн мөчлөгийг ашигладаг - "Төлөвлөх - Хий - Шалгах - Үйлдэл".

эхний шатанд бодлого боловсруулж, бүх үйл явцыг нарийвчлан зохицуулдаг;

хоёр дахь шатанд баримт бичгийн менежментийг хууль тогтоомж, зохицуулалтын шаардлага, байгууллагын дотоод зохицуулалтын баримт бичгийн дагуу чандлан гүйцэтгэдэг. Шаардлагыг дагаж мөрдсөн баримт бичгийг цуглуулсан;

Гурав дахь шатанд баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны үр нөлөөнд дүн шинжилгээ хийж, энэ системийг тохируулах, сайжруулах арга хэмжээг сонгоно. Шинжилгээний үр дүнг баримтжуулсан;

дөрөв дэх шатанд гурав дахь шатанд төлөвлөсөн сайжруулалт, засваруудыг системд нэвтрүүлсэн (үүнийг баримтжуулсан болно).

Бүхэл бүтэн мөчлөгийн туршид байгууллагын бүх ажилчдад баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр сургалт, ахисан түвшний сургалт тогтмол явагддаг.

Энэхүү арга нь баримт бичгийн менежментийн үр ашгийг байнга дээшлүүлэх төдийгүй баримт бичгийн менежментийн систем болон янз бүрийн удирдлагын системийг (чанар, мэдээллийн аюулгүй байдал, орчин, хөдөлмөр хамгаалал гэх мэт).

Баримт бичгийн менежментийн орчин үеийн хандлага нь янз бүрийн төрлийн баримт бичгүүдийн нэгдсэн удирдлага, тухайлбал. зөвхөн зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг төдийгүй, жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэл, татварын баримт бичиг эсвэл чанарын баримт бичиг.

Баримт бичгийн менежментийн зарчмууд нь баримт бичгийг хэрхэн хүргэж байгаагаас үл хамааран янз бүрийн хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр баримт бичигт адил хамаарна.Энэ нь ялангуяа чухал, учир нь Орос улсад уламжлалт цаасан баримт бичгийн урсгалаас цахим хэлбэрт бус харин холимог баримт бичгийн урсгал руу шилжих шилжилт ажиглагдаж байна. ГОСТ Р ISO 15489 нь "баримт бичиг" гэсэн ойлголтыг биет хэрэглүүрт бичигдсэн, тухайн байгууллага, хувь хүн хууль ёсны үүрэг хариуцлага, бизнесийн үйл ажиллагааг баталгаажуулах нотлох баримт болгон үүсгэсэн, хүлээн авсан, хадгалсан таних боломжтой мэдээлэл гэж тодорхойлсон.

Цахим болон цахим бус баримт бичгийн менежменттэй холбоотой олон асуудал одоо байгууллагын мэдээллийн аюулгүй байдлын салшгүй хэсэг гэж үздэг.

Орчин үеийн үзэл баримтлалын дагуу цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь зөвхөн цахим төдийгүй цахим бус баримт бичгийн менежментийг хангаж, холимог хэргийн менежментийг дэмжих ёстой.

Цахим баримт бичгийг ашиглах боломжууд нь албан хэрэг хөтлөлтийн гол технологид өөрчлөлт оруулахад хүргэсэн. Жишээлбэл, хэргийн нэр томъёог бүрдүүлэх функциональ арга барил, баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах, хадгалах хугацааг тогтоохдоо "том сагс" зарчмыг дурдаж болно. Үүнийг хадгалах нь улам бүр түгээмэл болж байна төрөл бүрийнөөр өөр төрлийн баримт бичгийг багтаасан, өөр өөр хадгалалтын хугацаатай байж болох файлууд.

Баримт бичгийг хадгалах хугацааг тодорхойлохдоо "том сагс" арга

"Том сагс" арга нь байгууллагын бүх баримт бичгийг ямар үүрэг гүйцэтгэж байгаагаас хамааран харьцангуй том хэд хэдэн бүлэгт хуваах бөгөөд бүлэг бүрт хадгалах хугацааг тогтоодог.

Үнэ цэнийн шалгалт хийхдээ тухайн баримт бичиг нь байгууллагын бизнесийн үйл ажиллагаанд ямар үүрэг гүйцэтгэдэг, ямар бүлэг баримт бичигт хамааруулж болохыг тодорхойлох шаардлагатай бөгөөд энэ нь баримт бичгийн хадгалах хугацааг тогтоосон журмын дагуу тогтооно гэсэн үг юм. энэ бүлгийн хадгалах хугацаа. Энэ тохиолдолд хэргийн нэршилд ижил чиг үүргийг гүйцэтгэдэг бүх төрлийн баримт бичиг, бүх боломжит гарчгийг жагсаах шаардлагагүй болно. Дашрамд хэлэхэд, хадгалах хугацааг хуваарилах энэ аргыг автоматжуулахад илүү хялбар байдаг.

Хэрэв ижил төстэй хадгалалтын хугацаатай баримт бичгүүдийг нэг массивт хадгалсан бол дагуу энэ арга, массивыг бүхэлд нь хамгийн урт хадгалалтын хугацаанд тохируулж болно - энэ нь автоматжуулалтыг дахин хөнгөвчлөх бөгөөд хадгалах хугацаа нь арай эрт дууссан эдгээр баримт бичгүүдийг маш их хөдөлмөр, үнэтэй устгахаас зайлсхийх боломжийг олгоно.

Орос улсад ийм аргыг ашиглах жишээ ховор ч байдаг. Тиймээс, 2000 оны 10-р сарын 6-ны өдөр Холбооны архиваас баталсан хадгалалтын хугацааг харуулсан байгууллагын үйл ажиллагаанд бий болсон удирдлагын стандарт баримт бичгийн жагсаалтад Урлагт. 150-д зааснаар бүхэл бүтэн бүлэг баримт бичгийн хувьд нэг хадгалах хугацааг тогтооно - 5 жил, "Баримт бичгийн төрөл" баганад: "Аж ахуйн нэгжийн гүйлгээний баримтыг бүртгэсэн үндсэн баримт бичиг, тэдгээрийн хавсралтууд. нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэл (бэлэн мөнгө, банкны баримт, банкны чекийн дэвтрийн лангуу, захиалга, цагийн хуудас, банкны мэдэгдэл, шилжүүлгийн хүсэлт, эд хөрөнгө, материалыг хүлээн авах, хүргэх, хассан акт, төлбөрийн баримт, тэдгээрийн эсрэг хуудас, нэхэмжлэх, нэхэмжлэх, урьдчилгаа тайлан гэх мэт) .).” Практикт энэ нь хууль тогтоомж эсвэл орон нутгийн зохицуулалтын баримт бичгийг нэвтрүүлсэн тохиолдолд гэсэн үг юм шинэ сортнягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичиг, энэ нь автоматаар таван жилийн хадгалах хугацааг хүлээн авдаг.

Цахим баримт бичгийн хууль ёсны байдлыг хангах, тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдал, үнэн зөв байдлыг хамгаалах

Орчин үеийн капиталист нийгэм дэх баримт бичгийн гол үүрэг бол маргаан, маргаан, мөрдөн байцаалтын ажиллагаанд нотлох баримт болдог. Баримт бичгийг хянан үзэхээр хүлээн авч, нотлох баримттай байхын тулд тэдгээр нь тодорхой шаардлагыг хангасан байх ёстой.

Бизнесийн үйл ажиллагаанд цахим баримт бичгийг илүү идэвхтэй ашиглах тусам шүүх болон төрийн байгууллагад нотлох баримт болгон өгөх шаардлагатай болдог. Байгууллагын эрх ашгийг найдвартай хамгаалахын тулд юуны өмнө цахим баримт бичгийн эрх зүйн ач холбогдлыг хангах шаардлагатай.

Ийм баримт бичгийг хууль ёсны хүчинтэй болгохын тулд эхлээд тэдгээрийн жинхэнэ, бүрэн бүтэн байдлыг хадгалах шаардлагатай. Доод жинхэнэ байдалбаримт бичгийн зохиогч, түүнийг үүсгэсэн цаг хугацаа, агуулгын жинхэнэ эсэхийг нотлох чадварыг хэлнэ. Шударга байдалбаримт бичиг бүрэн бүтэн, цаг хугацааны явцад өөрчлөгдөөгүй гэсэн үг. Зарим төрлийн баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдал, үнэн зөвийг нотлохын тулд баримт бичгийг өөрөө хадгалахаас гадна баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн үе шатуудыг баримтжуулсан туслах баримт бичиг, мета өгөгдлийг хадгалах шаардлагатай.

Цахим баримт бичиг нь ердийн зүйл болоогүй тул ижил төстэй цаасан баримт бичгүүдээс илүү хатуу шаардлага тавьдаг бөгөөд тэдгээрийн "техникийн" шинж чанарууд нь нэмэлт хүндрэл үүсгэдэг.

цахим баримт бичгийг хялбархан өөрчилж, хуулбарлах боломжтой;

эх хувь, хуулбарыг хооронд нь ялгах асуудал тулгардаг: цахим баримт бичгийн хуулбарыг хүлээн авсан тал түүнд өөрчлөлт оруулж, эх хувь нь байгаа гэдгээ мэдэгдэж болно;

Баримт бичгийг бий болгох яг цагийг тодорхойлох асуудал байдаг, үүнд. цахим тоон гарын үсэг (EDS) ашиглах үед.

Цахим баримт бичгийг шүүх хүлээн авч, нотлох баримтын хамгийн дээд үнэ цэнэтэй байхын тулд баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийн бүх үе шатыг хамарсан цогц арга хэмжээ авах шаардлагатай.

Орос улс одоо 90-ээд оны эхээр баримт бичгийн урсгалыг хөгжүүлэх замаар явж байна. Өнгөрсөн зуун бол АНУ: цахим баримт бичгийг олноор нь ашиглах нь аль хэдийн эхэлсэн боловч хууль тогтоомж нь уламжлалт болон цахим баримт бичгийн эрхийг тэгшитгэж чадаагүй байна.

Үүнтэй холбогдуулан хууль тогтоомжийг боловсронгуй болгох арга зам, цахим баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдал, үнэн зөв байдлыг хангах үндсэн зарчмуудыг санал болгосон Америкийн Үндэсний Стандартын Хүрээлэн ANSI болон Агуулга Удирдлагын Мэргэжилтнүүдийн Нийгэмлэгийн ANSI/AIIM TR31 хамтарсан техникийн тайлан онцгой анхаарал татаж байна. нотлох боломжтой. Стандартыг боловсруулахад төрийн байгууллагуудын тэргүүлэх мэргэжилтнүүд, бизнесийн төлөөлөл, хуульчид оролцсон.

Цахим баримт бичгийн хууль эрх зүйн ач холбогдлыг дараахь арга хэмжээний хүрээнд баталгаажуулдаг.

зохих хууль тогтоомж, зохицуулалтын тогтолцоог боловсруулах;

чанарын удирдлагын тогтолцооны зарчимд үндэслэн байгууллагын доторх баримт бичгийн удирдлага, түүний дотор дотоод зохицуулалтын тогтолцоог боловсруулах; шаардлагатай бол түнш, ханган нийлүүлэгчтэй гэрээ, гэрээ байгуулах; түүнчлэн хууль тогтоомж, зохицуулалтын шаардлагыг дагаж мөрдөж буйг баримтжуулах;

тоон гарын үсэг, шифрлэлт зэрэг программ хангамж, техник хангамжийн хамгаалалтын хэрэгслийг ашиглах.

Гадны туршлагаас харахад тоон гарын үсгийг ашиглах нь чухал цахим баримт бичигтэй үр дүнтэй ажиллахад үр өгөөжөө өгдөг. Ач холбогдол багатай баримт бичигт дижитал гарын үсгийг ашиглах нь үндэслэлгүй гэж тооцогддог (аюулгүй байгууллагын цахим тоон гарын үсгийн хүрээнд хийгдсэн дотоод захидал харилцааг оруулаад). Тоон гарын үсгийн урт хугацааны баталгаажуулалтыг хангах технологи хараахан боловсруулагдаагүй байгаа тул байнгын болон урт хугацааны (7-10 жилээс дээш) хадгалах хугацаатай баримт бичигтэй ажиллахдаа тоон гарын үсгийг ашиглахыг зөвлөдөггүй.

Мэдэгдэл болон бусад ижил төстэй баримт бичгүүдийг бөөнөөр нь шуудангаар илгээхийг автоматжуулахын тулд ийм баримт бичигт анхны гарын үсэг, лацыг ашиглахаас аль болох татгалзах шаардлагатайг туршлага харуулж байна. Үүнтэй холбогдуулан Европын холбогдох заавар нь үндэсний засгийн газрууд цахим төлбөрийн нэхэмжлэл, нэхэмжлэх дээр хувийн гарын үсэг шаардахыг хориглодог Европын Холбооны туршлага сонирхолтой юм.

Баримт бичгийн үнэн зөв, бүрэн бүтэн байдал нь холбогдох стандарт, "бизнесийн сайн туршлага" дүрмийг дагаж мөрдсөнөөр нэмэгддэг. Одоогийн байдлаар та цахим баримт бичгийн менежментийн бараг бүх талаар гадаадын стандартыг олж болно.

Өнөөдөр цахим баримт бичгийн хадгалалтыг зохион байгуулах хоёр үндсэн арга байдаг (үүнийг хослуулан ашиглаж болно). Эхний арга нь баримт бичгийг зөөврийн зөөвөрлөгч дээр, нэг удаа бичих WORM төрлийн зөөгч (CD, DVD гэх мэт) дээр хадгалах явдал юм. Хоёрдахь аргыг ашиглахдаа онлайн баримт бичгийг цахим баримт бичгийн менежментийн систем эсвэл цахим архивт (EA) хадгалдаг. Энэ тохиолдолд бүрэн бүтэн байдал, жинхэнэ байдлын хамгаалалтыг EDMS/EA хангана.

Гадаадад хуримтлагдсан гайхалтай туршлага“Цахим Засгийн газар” хөтөлбөрийн хүрээнд төрийн байгууллагуудын дотоод хэрэгцээнд болон тулгамдсан асуудлыг шийдвэрлэх зорилгоор худалдан авч буй программ хангамж, техник хэрэгслийн чанар, нийцтэй байдлыг хангах төрийн зохицуулалтыг ашиглах. EDMS-д тавигдах функциональ шаардлагын стандартуудыг онцгой анхаарах хэрэгтэй (АНУ-д энэ нь DoD 5015.2, Европт - MoReq2).

Цахим баримт бичгийн үйл ажиллагааны хэрэглээ

Одоогийн байдлаар цахим баримт бичгийг ашиглах талаар сонирхолтой практик туршлага аль хэдийн мэдэгдэж байсан бөгөөд энэ нь тодорхой хүндрэл учруулсан. Бүх төрлийн асуудлуудаас хамгийн тулгамдсан хэд хэдэн асуудалд анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй.

"Цахим баримт бичиг" гэсэн ойлголт.Хэрэв өмнө нь цахим баримт бичигт цахилгаан, соронзон гэх мэтийг бий болгох, боловсруулах, дамжуулах, хадгалахад зориулагдсан баримт бичгүүд багтсан бол. технологи (жишээлбэл, факс), өнөөдөр цахим баримт бичигт компьютерийн технологийн тусламжгүйгээр ажиллах боломжгүй баримт бичиг багтдаг. Энэ үүднээс авч үзвэл хоёр хэмжээст бар код ашиглан кодлогдсон өгөгдлийг (шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл байгаа бол) цаасан дээрх цахим баримт бичиг гэж үздэг.

Мэдээллийн сан дахь баримт бичиг.Хууль эрх зүйн болон практик талаасаа их ач холбогдолөгөгдлийн сан (мэдээллийн нөөц) дахь баримт бичиг баримт мөн эсэх. Нөхцөл байдлаас хамааран энэ нь дараах объектуудын нэг буюу хэд хэдэн байж болно.

анхны мэдээллийг агуулсан баримт бичиг, дараа нь мэдээллийн санд оруулсан;

мэдээллийн сангийн оруулгууд;

мэдээллийн сан дахь хүснэгтүүд;

оролт-гаралт, харилцаа холбоо гэх мэт хэлбэрүүд;

аудитын бүртгэл гэх мэт;

бүх мэдээллийн сан;

мэдээллийн санд үндэслэн үүсгэсэн гаралтын баримт бичиг;

мэдээллийн баазыг тодорхойлсон баримт бичиг;

түүнд зориулсан програм хангамж, баримт бичиг.

Баримт бичгийг бүртгэх зарчим. 20-р зуунд Манайд бичиг баримтыг чандлан бүртгэдэг уламжлалт зарчмаас барууны олон орон татгалзсан. Өнөөдөр нэг талаас бүртгэлийн систем рүү буцах (бүртгэл нь аливаа EDMS-ийн байгалийн үйл ажиллагаа учраас), нөгөө талаас хүлээн авсан, үүсгэсэн эсвэл нотлох боломжтой тохиолдолд гарын авлагын бүртгэлээс татгалзаж байна. Мэдээллийн системийн аудит гэх мэт бусад хэрэгслийг ашиглан баримт бичгийг илгээх.

Имэйл.Имэйл нь төрийн болон хувийн хэвшлийн аль алинд нь бизнесийн чухал хэрэгсэл болсон. Энэхүү технологи нь олон төрлийн бизнесийн үйл ажиллагааны гол түлхүүр болсон тул олон улс оронд имэйл мессежийг баримт бичиг болгон хүлээн зөвшөөрч, аюулгүй байдлыг хангах шаардлагыг хууль тогтоомжид тусгасан байдаг.

Цахим гарын үсэг болон криптографийн бусад хэрэгслийг ашиглах.Цахим баримт бичгийн менежментэд дижитал гарын үсгийг ашиглах нь цахим баримт бичгийн эрх зүйн ач холбогдлыг хангахтай холбоотой бүх өвчнийг эмчлэх эм гэж бид үзэж байна. Үүний зэрэгцээ зохион байгуулалтын болон хууль эрх зүйн нэмэлт арга хэмжээ авахгүйгээр дижитал гарын үсгийг ашиглах нь ялангуяа Word, Excel, PDF зэрэг нийтлэг оффисын форматтай файлд гарын үсэг зурахад аюултай байж болно.

Оффисын ажил, баримт бичгийн урсгалын салбарын стандартууд.Стандартууд нь баримт бичиг, мэдээлэлтэй ажиллахад тавигдах шаардлагыг тодорхой тусгасан байдаг. Тэд удирдлага, мэдээллийн технологийн үйлчилгээ, бусад үйлчилгээ, бизнесийн хэлтсүүдэд жишээлбэл, оффисын ажлыг зохион байгуулах, баримт бичгийн эргэлттэй холбоотой үндсэн шаардлагыг тайлбарлах шаардлагатай нөхцөлд тусалж чадна.

Стандартууд нь дараахь асуудлыг шийддэг.

Баримт бичгийг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлага, үйл явцын явцад ямар баримт бичгийг гүйцэтгэх, бүрдүүлэх, баримт бичгийн урсгалын системд оруулах; эдгээр баримт бичигт ямар мэдээлэл байх ёстой; эдгээр баримт бичгийн талаархи ямар өгөгдлийг хадгалах ёстой (баримт бичгийн менежментийн мета өгөгдөл);

баримт бичгийг хэр удаан хадгалахыг тодорхойлдог хадгалах шаардлага; баримт бичгийг бусад сонирхогч этгээдэд шилжүүлэх ажлыг зохион байгуулахад тавигдах шаардлага; хадгалалтын хугацаа дууссаны дараа баримт бичгийн хувь заяаг тодорхойлох үйл явц;

баримт бичигт хандахыг хэн зөвшөөрч, хандалтыг хэрхэн хянахыг тодорхойлсон баримт бичигт хандах шаардлага;

бүртгэлийг хэрхэн хүртээмжтэй, ашиглах боломжтой байлгахыг тодорхойлдог хадгалалтын шаардлага;

Баримт бичгийг үүсгэх, хадгалах үүрэг даалгавар бүхий системд тавигдах шаардлага;

Баримт бичгийн менежментийн хэрэгсэл, журам, тухайлбал мета өгөгдлийн схем (загвар), ангиллын схем (файлын нэршил), аюулгүй байдлын зөвшөөрлийн түвшин ба нэвтрэх эрхийн схем (загвар), ашиглалтын хугацаа дууссаны дараа баримт бичгийн хувь заяаг шийдвэрлэх зохицуулалтын баримт бичиг. хадгалах хугацаа.

Богино болон дунд хугацааны баримт бичгийг хадгалах, устгах

EDMS-ийг хөгжүүлэх нэг чиглэл бол баримт бичгийг хадгалах, устгах ажлыг зохион байгуулах чадавхийг цаашид өргөжүүлэх явдал юм. Өнөөдөр Оросын одоогийн хууль тогтоомж нь зарим төрлийн цахим баримт бичгийг хадгалах маш урт хугацааг тогтоодог. Эдгээр шаардлагыг биелүүлэхийн тулд EDMS нь зохих функцтэй байх ёстой.

Арилжааны болон арилжааны аль алиных нь аль алинд нь олноор бүтээгдсэн янз бүрийн төрлийн хавтастай ажиллахыг дэмждэг системүүдийн эрэлт нэмэгдэж байна. төрийн байгууллагууд. Энэ бол дэлхий нийтийн чиг хандлага юм (өнөөдөр файл хөтлөх шаардлагыг дэлхийн өндөр хөгжилтэй орнуудын цахим баримт бичгийн менежментийн системд тавих засгийн газрын шаардлагын шинэ хувилбаруудад тусгаж эхэлсэн).

Баримт бичгийг хадгалах, хувь заяаны хөтөлбөр нь дараахь зүйлийг тодорхойлох замаар хууль эрх зүйн болон зохицуулалтын шаардлагыг дагаж мөрдөхийг баталгаажуулдаг.

баримт бичгийг хадгалах хугацаа,

устгах, байнгын архивын хадгалалтад шилжүүлэх, бусад байгууллагад шилжүүлэх гэх мэт хадгалалтын хугацаа дууссаны дараа баримт бичигтэй хийсэн үйлдэл.

баримт бичгийг устгахыг түдгэлзүүлэх шаардлагатай тохиолдолд авсан арга хэмжээ.

Орчин үеийн оффисын ажлын тулгамдсан асуудлын товч жагсаалт нь бидний мэргэжлийн үйл ажиллагааны хүрээ хэр төвөгтэй болж байгааг харуулж байна. Эдгээр асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд баримт бичгийн менежментийн мэргэжилтнүүд ур чадвараа байнга дээшлүүлж, холбогдох салбарууд, ялангуяа хууль эрх зүй, мэдээллийн технологийн талаархи мэдлэгийг эзэмших шаардлагатай байдаг. Үүнийг хийхэд тийм ч хялбар биш боловч шагнал нь дүрмээр бол нэлээд их байдаг: энэ нь илүү сонирхолтой ажил, удирдлагад илүү мэдэгдэхүйц, илүү өндөр цалин юм.

Нийгмийн тогтолцоо, түүний дотор дотоод хэргийн байгууллагуудыг удирдах үйл явц нь олон тооны өөр өөр баримт бичиг дагалддаг. Баримт бичигтэй ажиллах бүх журмыг боловсронгуй болгох хэрэгцээ нь нэлээд эртнээс үүссэн боловч бичиг цаасны ажлыг зөвхөн 19-р зуунд системтэйгээр судалж эхэлсэн. Орчин үеийн шинжлэх ухаанд баримт бичиг бүрдүүлэх журам, тэдгээртэй ажиллах дүрмийн талаархи мэдлэгийн салбар нь нийгмийн удирдлагын онолтой уялдаа холбоотой байдаг бие даасан салбар юм.

Орос улсад 17-р зуунаас хойш. албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах дүрмийг улсын төвлөрсөн байдлаар бий болгох үндэс суурийг тавьсан. Түүнээс хойш өнөөг хүртэл түүний хөгжлийн дараах түүхэн үеийг ялгаж авчирсан: засаг захиргааны, коллежийн, яамны болон Зөвлөлтийн "шинжлэх ухааны" албан тасалгааны ажил.

Орчин үеийн оффисын ажил 20-р зуунаас эхлэн харилцаа холбооны техникийн хэрэгсэл, компьютерийн технологийн хөгжлийн нөлөөгөөр хурдацтай хөгжиж эхэлсэн. Стандарт баримт бичгийн олон үйлдлүүд шинэ агуулгатай болж, компьютержуулалт нь энэ үйл ажиллагааны цар хүрээг ихээхэн өргөжүүлсэн. Компьютерийн технологи хөгжихийн хэрээр оффисын ажил ямар ч хэрэглэгчдэд хүртээмжтэй болж байна. Үүний зэрэгцээ хамгийн их бие даан ажиллах боломжтой болсон янз бүрийн төрөлбаримт бичгийг бүрдүүлж, хувь хүний хэрэгцээнд зориулан цахим архив үүсгэнэ.

Одоогийн байдлаар эдгээр чиг хандлагын нөлөөн дор шинэ нэр томъёо гарч ирэв - удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг (DOU). Хууль тогтоомжийн актууд болон өдөр тутмын амьдралд энэ нэр томъёог ижил нэр томъёо гэж ойлгодог нь онцлог юм. Оффисын ажил.Гэсэн хэдий ч энэ нь бүрэн зөв биш юм, учир нь жишээлбэл, удирдлагын баримт бичигт хэрэг хөтлөх зарчим нь шүүх ажиллагаа, мөрдөн байцаах байгууллага, нотариат болон бусад үйл ажиллагааны чиглэлээр хэргүүдээс ялгаатай байдаг.

Оффисын ажил -баримтжуулах, албан ёсны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үйл ажиллагааны салбар. Албан ёсны баримт бичгийн эргэлтийн талбарт үндэслэн тэд удирдлагын болон тусгай албан тасалгааны ажлыг ихэвчлэн ялгадаг.

Удирдлагын оффисын ажилхууль тогтоомжийн тогтолцоогоор зохицуулагддаг бөгөөд удирдлагын баримт бичигтэй (захиргааны, зохион байгуулалт, лавлагаа) үйл ажиллагаа явуулдаг. Хэргийн баримт бичгийг системчлэх ажлыг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эрхэлдэг бөгөөд тухайн байгууллага дахь хэргийн нэрсийн жагсаалтыг тусгай баримт бичиг - хэргийн нэр томъёогоор баталдаг.

Оффисын тусгай ажилхууль тогтоомжоор зохицуулагддаг бөгөөд тэдгээрийн хэрэгжилт нь тухайн байгууллага, байгууллагын үндсэн чиг үүргийг (хууль сахиулах, хууль сахиулах, хяналт тавих, хянах гэх мэт) хэрэгжүүлэхтэй холбоотой байдаг. Хэргийн баримт бичгийг бүрдүүлэх, системчлэх нь тусгай дүрмийн дагуу явагддаг бөгөөд хэрэг үүсгэх нь удирдлагын оффисын ажилтай шууд холбоогүй болно.

Баримт бичгийн дэмжлэгийг оновчтой зохион байгуулахын ач холбогдол нь удирдлагын үйл явцын үр ашгийг эрс нэмэгдүүлэх боломжтой юм. Үүний зэрэгцээ удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах, тэдгээрийн хөдөлгөөн, хадгалалтыг хянах, мэдээлэлтэй ажиллах, оффисын ажлын бусад бүрэлдэхүүн хэсгүүдтэй ажиллах ерөнхий дүрмүүд нь удирдлагын үйл ажиллагааг оновчтой болгох нөхцлийг бүрдүүлдэг. Тиймээс сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын үйл ажиллагааг ихэвчлэн удирдлагын чиг үүргийг гүйцэтгэдэг туслах гэж ангилдаг.

Оффисын менежментийн талаархи мэдлэгийг эзэмшихийн тулд түүний зарчмуудыг тодруулах шаардлагатай. Хүний мэдлэгийн бусад салбарын нэгэн адил албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахад зарчмын ач холбогдол нь анхны дүрэм, ерөнхий зарчмуудыг тодорхойлдогт оршдог. Үндсэн зарчмуудад дараахь зүйлс орно.

1. Нэгдлийн зарчим - аливаа объектыг дангаар нь авчрах
хэлбэр, систем. Нэгдлийн үйл явц нь хамгийн ихийг бий болгоход илэрхийлэгддэг
хэд хэдэн объектод хэрэглэгдэх ерөнхий түгээмэл загвар
нийтлэг шинж тэмдэг. Орчин үеийн оффисын ажилд нэгтгэх үндсэн дээр, жишээлбэл, баримт бичгийн үйл ажиллагааг гүйцэтгэх анхны дүрмийг боловсруулсан болно. Эдгээр дүрэм нь салбарын яамдын нийтлэг шинж чанартай бөгөөд тэдгээрийн норматив, арга зүйн актад заасан байдаг.

2.Стандартчиллын зарчим - стандартыг стандарт (дээж) болгон бий болгох, хэрэглэх, үүнийг эхлэх цэг болгон хүлээн зөвшөөрсөн
түүнтэй ижил төстэй бусад объектуудыг харьцуулах. Норматив арга зүйн баримт бичиг болох стандарт гэдэг нь эрх бүхий байгууллагаас баталсан стандартчиллын объектод тавигдах хэм хэмжээ, дүрэм, шаардлагын багц юм. Стандартчилал ба нэгдмэл байдлын хооронд ижил төстэй байдал байхгүй боловч хоёр үйл явц нь хоорондоо холбоотой байдаг. Стандартчилал нь заавал эрх зүйн хэлбэрээр илэрхийлэгдсэн нэгдлийн дээд зэрэг юм.

3. Албан тасалгааны ажлыг системчилсэн норматив арга зүйн зохицуулалтын зарчим албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахад тавигдах нэгдсэн шаардлагыг тогтоох үндэслэл болно. Албан тасалгааны тухай хууль тогтоомж, хэм хэмжээ, арга зүйн актууд нь тэдгээрийн үндсэн дээр бүтэцлэгдсэн байдаг
шатлал ба ур чадвар. Үүний үр дүнд норматив болон
арга зүйн дэмжлэг.

4. Хяналтын байгууллагуудыг төвлөрүүлэх зарчим, арга зүйн
оффисын ажлыг хангах төрийн болон удирдлагын тогтолцооны холбогдох чиг үүргийн ач холбогдлыг тусгасан болно. ОХУ-д албан тасалгааны ажлыг хангахад хяналт тавих төв байгууллага юм
Госстандарт, арга зүйн хяналт - Росархив.

5. Оффисын ажлын төвлөрлийг сааруулах зарчим -д илэрдэг
яам, газар, байгууллага, аж ахуйн нэгж бүр өөрийн бүтцийн хэлтэст баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний чиг үүргийг хэлтсийн даалгаврыг үндэслэн бие даан тогтоодог. Энэ зарчмыг оффисын ажлын стандарт зааварт тусгасан болно. Үүний зэрэгцээ, хэлтсийн хэм хэмжээ, арга зүйн баримт бичиг (заавар) нь зөвхөн үндсэн заалтуудтай зөрчилдөх ёсгүй.

Тиймээс албан тасалгааны ажлыг шинжлэх ухааны үндэслэлтэй зохион байгуулах зарчмуудыг боловсруулж хэрэгжүүлэх нь бүхэл бүтэн нийгэм, төрийн үүрэг юм. зарчмуудыг хэрэгжүүлэх нь шаардлагагүй баримт бичиг, баримт бичиг боловсруулахад зарцуулсан цаг хугацааг багасгах нөхцлийг бүрдүүлдэг. Баримт бичигтэй ажиллахад тодорхой жигд бус байдал нь тэдгээрийн тоо, хэлбэр, зорилго нь дур зоргоороо нэмэгдэхэд хүргэдэг.

Албан тасалгааны ажлыг хөгжүүлэх явцад энэ төрлийн үйл ажиллагааны нэгдсэн нэр томъёо бий болсон. Зарим нэр томъёо нь оффисын ажилд компьютерийн технологийг ашигласны үр дүнд гарч ирсэн. Хамгийн түгээмэл нэр томъёо нь дараах байдалтай байна.

Баримт бичиг -тогтоосон хэлбэрээр янз бүрийн зөөвөрлөгч дээр мэдээллийг бүртгэх.Энэ нь зарим төрлийн мэдээллийг танилцуулах явдал юм. Үүний зэрэгцээ мэдээллийг бүртгэх үйл явц нь түүнийг ямар нэгэн хатуу орчинд - цаас, полимер, оптик, соронзон зөөвөрлөгч гэх мэт дээр хадгалах ёстой.

Мэдээлэл- танилцуулах хэлбэрээс үл хамааран хүн, объект, баримт, үйл явдал, үзэгдэл, үйл явцын талаархи мэдээлэл.Мэдээллийн тухай ойлголттой холбоотойгоор гол зүйл нь түүний бичлэг бөгөөд арга (график, хэвлэх, соронзон хальсны бичлэг гэх мэт) нь хоёрдогч юм.

Мэдээллийн нөөц - бие даасан баримт бичиг, баримт бичгийн бие даасан массив, түүнчлэн мэдээллийн систем дэх баримт бичиг, баримт бичгийн массив (номын сан, архив, сан, мэдээллийн сан гэх мэт) . Мэдээллийн нөөцийг бүрдүүлэх, ашиглах нь ОХУ-ын төрийн зохицуулалтын салбар юм.

Баримт бичиг -таних боломжтой дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий биет зөөгч дээр бичигдсэн мэдээлэл.Мэдээллийг танилцуулах хэлбэр нь баримт бичгийн хувьд чухал юм. Энэхүү маягт нь олон тооны дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан байх ба тэдгээрийн хослол нь тухайн баримт бичигт байгаа мэдээллийг тодорхой төрөл, зориулалтын баримт бичиг гэж ангилах боломжийг олгодог. мэдээллийг тодорхойлох.

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй -албан ёсны баримт бичгийн загварт зайлшгүй шаардлагатай элемент.Удирдлагын баримт бичгийн одоогийн стандарт нь баримт бичигт байгаа дэлгэрэнгүй мэдээллийг хатуу тодорхойлсон газрыг зааж өгсөн боловч тэдгээрийн зөвхөн зарим нь заавал байх ёстой бөгөөд баримт бичигт хууль эрх зүйн хүч өгдөг.

Албан ёсны баримт бичиг -Эдгээр нь хуулийн этгээд, хувь хүмүүсийн үүсгэсэн, тогтоосон журмаар гүйцэтгэсэн, баталгаажуулсан баримт бичиг юм. . Баримт бичгийн тухай ойлголт нь хамгийн өргөн хүрээтэй байж болно (редактор дээр Үгфайл бүр нь баримт бичиг). Албан ёсны баримт бичгийг бүрэн гүйцэд хийж, баталгаажуулсны дараа л албан ёсны болно, өөрөөр хэлбэл. шаардлагатай мэдээллийг бөглөсний дараа.

Баримт бичгийн хууль ёсны хүчин чадал -одоогийн хууль тогтоомжоор түүнд шилжүүлсэн албан ёсны баримт бичгийн өмч, түүнийг гаргасан байгууллагын бүрэн эрх, гүйцэтгэх тогтоосон журам.Албан ёсны баримт бичгийн тухай ойлголт нь түүний хууль ёсны хүчинтэй адилгүй. Түүгээр ч барахгүй баримт бичгийн зөвхөн хууль ёсны хүчин чадал нь түүний захиргааны зарчмыг илэрхийлэх чадвартай байдаг. Тиймээс баримт бичгийн хууль эрх зүйн хүчинд заавал байх ёстой гурван бүрэлдэхүүн хэсэг орно: 1) агуулга нь хуульд нийцсэн байх; 2) хэвлэн нийтлэх байгууллагын эрх мэдэл; 3) тодорхой төрлийн баримт бичигт тавигдах шаардлагын дагуу шаардлагатай бүх мэдээллийг бүртгэх.

Баримт бичгийг яам, газар, байгууллага, аж ахуйн нэгж, байгууллагын бүтцэд бүрдүүлж, хууль ёсны хүчинтэй болж, эргэлддэг. Төрөл бүрийн баримт бичигтэй ажиллах ажлыг оновчтой болгох, түүнчлэн янз бүрийн хэлтэс, байгууллагуудтай зохих харилцан үйлчлэлийг хангахын тулд баримт бичигтэй ажиллах дүрмийг хянах, оффисын ажлын нэгдсэн тогтолцоог хэрэгжүүлэхэд чиглэсэн бүтцийн холбоосыг бий болгож байна. Эдгээр бүтцийн ерөнхий нэр нь удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээ юм.

Албан хэрэг хөтлөлт, иргэд, байгууллагын өргөдөлтэй ажиллах газар нь ОХУ-ын Дотоод хэргийн яамны бүтцийн нэгж юм. Энэхүү нэгж нь албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцооны хэрэгжилтэд хяналт тавих үүрэгтэй.

Архивын баримт -нийгэмд чухал ач холбогдолтой, мөн өмчлөгчийн хувьд үнэ цэнэтэй учраас хадгалагдаж байгаа буюу хадгалагдах баримт бичиг.Тодорхойлолт нь төрийн болон хувийн архивт хадгалагдах боломжтой аливаа баримт бичигт хамаарна.

Албан тасалгааны эрх зүйн зохицуулалт нь хэд хэдэн төрийн болон захиргааны байгууллагуудын эрх мэдлийн салбар юм. Эдгээр байгууллагуудын тогтолцоо нь ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцоог хангах ёстой дүрэм, журам, стандартыг тогтоодог. Энэ систем нь дараахь зүйлийг хангах ёстой.

1. Өмчийн хэлбэрээс үл хамааран албан байгууллага, байгууллагын албан тасалгааны ажлын заавал дагаж мөрдөх анхны зарчим. Тухайлбал: албан хэрэг хөтлөлт явуулж буй төрийн хэл; мэдээллийн ашиглалтын талаарх төрийн зохицуулалт болон бусад үндсэн заалтууд.

2. Баримт бичгийн үйл ажиллагааны чиглэлээр үндсэн үүрэг даалгавар, дүрмийг тогтоох. Жишээлбэл, стандарт зааварчилгаа, жишээ баримт бичиг болон бусад асуудлуудыг бий болгох.

3. Төрийн удирдлагын хамгийн чухал салбар дахь баримт бичигт тавигдах шаардлагын ерөнхий байдал. Тухайлбал, батлан хамгаалах чадвар, шүүх ажиллагаа, нягтлан бодох бүртгэл, иргэний байдал, эрүүл мэнд, хууль сахиулах гэх мэт.

Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн тогтолцооны үндэс нь ОХУ-ын Үндсэн хуулийн заалтууд юм. Үүнд: Хүн бүр хууль ёсны аливаа хэлбэрээр мэдээллийг чөлөөтэй хайх, хүлээн авах, дамжуулах, үйлдвэрлэх, түгээх эрх (Үндсэн хуулийн 29 дүгээр зүйл); Иргэдийн биечлэн өргөдөл гаргах, төрийн байгууллага, нутгийн өөрөө удирдах байгууллагад ганцаарчилсан болон хамтын өргөдөл гаргах эрх (Үндсэн хуулийн 33-р зүйл) болон бусад хэд хэдэн зүйл нь албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулах үндэс суурь юм.

Дотоод хэргийн байгууллагын тогтолцоонд албан тасалгааны ажлын хэм хэмжээ, арга зүйн зохицуулалтын онцлог нь түүний бие даасан бүрэлдэхүүн хэсэг нь ихэнх алба, хэлтсийн чиг үүрэгт багтдаг явдал юм. Жишээлбэл, жижүүрийн хэлтэс нь үйл ажиллагааны удирдлагын бие даасан байгууллага бөгөөд удирдлагын үйл ажиллагааны хэд хэдэн асуудлыг баримтжуулах үүрэгтэй. Гэсэн хэдий ч оффисын ажлын үндсэн ажлуудыг тусгай нэгжүүд - нарийн бичгийн дарга нарын газар (оффис) шийддэг.

ОХУ-ын Дотоод хэргийн яамны албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахтай холбоотой зохицуулалт, арга зүйн актууд нь "удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" гэсэн нэр томъёог ашигладаггүй. ОХУ-ын Дотоод хэргийн яамны аппарат, хэлтэст албан тасалгааны ажлын нэгдсэн тогтолцоо нь тэдний үүрэг, чиг үүргийг хэрэгжүүлэх явцад хэрэгжиж байна. Албан тасалгааны ажлын тогтолцоог зохион байгуулах, боловсронгуй болгох, баримт бичигтэй ажиллах тогтоосон журмын хэрэгжилтэд хяналт тавих ажлыг яамны ажилтнууд гүйцэтгэдэг. Албаны ажлын албаны дарга нар - нарийн бичгийн дарга нарын газар (алба) -ын ажлын зохион байгуулалт, төлөв байдлыг шууд хариуцдаг. Ийм хэлтэс нь бие даасан бүтцийн нэгж юм. Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахтай холбоотой бүх үйл ажиллагаа нь энэ хэлтсийн даргад шууд захирагддаг.

Гол зорилгоДотоод хэргийн байгууллагын нарийн бичгийн дарга нарын газрыг баримт бичгийн болон зохион байгуулалтын гэж хувааж болно.

Баримт бичгийн даалгавар Удирдлагын үйл явцыг баримтжуулах, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахтай холбоотой эдгээр нь:

1. Ирж буй баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, гарсан баримт бичгийг илгээх.

2. Баримт бичгийг менежерт өгөх, хянан шийдвэрлэх, тогтоол гаргах (баримт бичгийг гүйцэтгэх журмын талаархи товч заавар).

3. Баримт бичгийг гүйцэтгэгч ажилчдад шилжүүлэх (баримт бичгийг хүлээн авсан огноог заасан бүртгэлийн журналд гүйцэтгэгч гарын үсгийн эсрэг шилжүүлэх ёстой).

4. Баримт бичгийг гүйцэтгэх хугацааг хянах.

5. Мэдээлэл лавлагааны ажил.

6. Удирдлагын заавар, зааврын дагуу баримт бичгийг бүрдүүлэх, үйлдвэрлэх, хуулбарыг үйлдвэрлэх, гаргах (дүрэм нь баримт бичгийн төслийг боловсруулах явдал юм).

7. Албан тасалгааны ажилд баримт бичгийг системчлэх, хадгалах. Хадгалалт нь баримт бичгүүдийг тодорхой (ихэвчлэн он цагийн дарааллаар) - баримт бичгийн тооллогын дагуу системтэйгээр байрлуулсан файлд (хавтас) хийх ёстой.

8. Тамга, тамга, маягтын аюулгүй байдлыг хангах. Албан бичиг баримтыг бүртгэх, баталгаажуулахад тамга, тэмдэг, баримт бичгийн маягтыг ашигладаг. Албан ёсны тамга, албан бичгийн аюулгүй байдал нь албан тасалгааны ажлын хамгийн чухал ажил юм.

9. Одоогийн оффисын ажилд хэрэг үүсгэх. Одоогийн гэдэг нь дүрэм журмын дагуу хуанлийн жилийн туршид бизнес эрхлэх явдал юм. Кейс бүр нь тодорхой бүлэг баримт бичигт зориулагдсан бөгөөд өөрийн гэсэн нэртэй байдаг. Хэргийн нэршлийг дотоод хэргийн газрын дарга батална.

10. Баримт бичиг, хэргийг архивт шилжүүлэхээр бэлтгэх. Баримт бичгийн үнэ цэнэ нь түүнийг хадгалах тогтоосон хугацаанд тусгагдсан байдаг. Төрөл бүрийн баримт бичгийг шууд хадгалах нь архивын ажлын нэг юм.

Оффисын ажлын зохион байгуулалтын даалгавар хамгийн ерөнхий хэлбэрээр эдгээр нь удирдлагын үйл явц, хувь хүний удирдлагын горимыг оновчтой болгох асуудалтай холбоотой байдаг. Оффисын ажлын зохион байгуулалтын ажлуудад дараахь зүйлс орно.

1. Менежерийн ажлын байрыг бэлтгэх.

2. Стандарт албан тасалгааны тоног төхөөрөмж, мэдээлэл лавлагааны файлын (автоматжуулсан мэдээллийн сан) засвар үйлчилгээ.

3. Зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулах, менежерийн зааврын дагуу ажилчдыг дуудах.

4. Утасны яриаг зохион байгуулах, утсаар гэрчилгээ олгох.

5. Бизнес аялалд бэлтгэх.

6. Хурал, уулзалт, түүнчлэн стенографийн бэлтгэл.

7. Мэдээлэл, лавлагааны материалыг зааврын дагуу бэлтгэх

гарын авлага.

8. Баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах арга зүй, албан тасалгааны автоматжуулалтын хэрэгслийг хэрэгжүүлэх сургалт.

Дээрх баримт бичиг, зохион байгуулалтын даалгаврын жагсаалт нь нарийн бичгийн дарга нарын газрын бүтцэд мэргэшсэн нэгжүүдийг бий болгох хэрэгцээг бий болгож байна. Эдгээр нь дүрмээр бол бичгийн товчоо, бичиг баримт хуулбарлах товчоо, олон нийтийн хүлээн авалт болон бусад бүтэц юм. Гүйцэтгэсэн үүргүүдийн нарийн төвөгтэй байдал нь нарийн бичгийн дарга нарын газруудаар дамждаг баримт бичгийн хэмжээгээр тодорхойлогддог. Дотоод хэргийн байгууллагын захиргааны баримт бичиг нь нарийн бичгийн дарга нарын газарт шууд төвлөрдөг. Үүсгэсэн болон хүлээн авсан бусад баримт бичгүүдийг (үйл ажиллагааны, эрүүгийн хэрэг, лавлагаа) тусгай бүртгэлийн удирдлагад эсвэл шууд бүтцийн нэгжид хадгалдаг.

Аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн харилцааг амаар болон бичгээр янз бүрийн аргаар хийж болно.

Бичгийн (баримтжуулсан) харилцааны хэрэгсэлд дараахь зүйлс орно.

бизнесийн захидал, гэрээ хэлэлцээр, гэрээ;
тайлан, тайлан;
цахилгаан утас, утасны мессеж, телетекст, факс гэх мэт.

Аман харилцааг дараахь байдлаар гүйцэтгэдэг.

аман яриа хэлэлцээ, уулзалт;
утасны яриа (дотоод, хот, хот хоорондын, олон улсын);
чанга яригч, домофон гэх мэт.

Удирдлагад ашигласан мэдээллийн ихэнх нь янз бүрийн баримт бичигт бүртгэгдсэн байдаг. Салшгүй хэсэгаливаа байгууллагын тогтолцооны удирдлага нь Оффисын ажил.

"Оффисын ажил" гэсэн нэр томъёо нь 18-р зууны хоёрдугаар хагаст гарч ирсэн. Энэ нэр томъёоны анхны утга нь орчин үеийн ойлголттой нийцэхгүй байв. Орос хэл дээрх "дело" гэдэг үг нь зөвхөн баримт бичиг бүхий хавтас биш, харин шийдэгдэж буй асуудлыг илэрхийлдэг. Оффисын ажил (хэргийн үйлдвэрлэл) нь хэргийг шийдвэрлэх үйл явцыг тодорхойлсон.

Одоогийн байдлаар энэ нэр томъёоны утга өөрчлөгдсөн. Одоо оффисын удирдлага гэдэг нь хэргийн мэдээллийн дэмжлэгийг зохион байгуулах, өөрөөр хэлбэл баримт бичиг хөтлөх гэсэн үг юм. Энэ нэр томъёоны шинэ утгыг тодорхойлдог гэрзорилтот Оффисын ажил - Мэдээллийн дэмжлэгудирдлага.Тиймээс "удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг" (DOU) хэллэгийг оффисын ажилтай ижил утгатай гэж үздэг.

Оффисын ажил-баримт бичиг бүрдүүлэх, түүнтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үйл явцыг хамарсан үйл ажиллагаа.

Оффисын ажлын үндсэн үүрэггол зорилгоосоо дагах. Үүнд:

баримт бичиг үүсгэх, өөрөөр хэлбэл тэдгээрийг ямар ч зөөвөрлөгч дээр засах;
баримт бичгийг дараагийн гүйцэтгэлд шилжүүлэх, тэдгээрийн талаар шийдвэр гаргах;
тэдгээрийн гүйцэтгэлд хяналт тавих баримт бичгийг бүртгэх;
баримт бичгийг системчлэх, хадгалах, шаардлагатай бол баримтыг хурдан хайх.

Технологи, шинэ мэдээллийн технологийн хөгжил нь удирдлагын үйл явцыг дахин зохион байгуулах боломжийг олгодог. Орчин үеийн оффисын ажил нь баримт бичигтэй ажиллах үйл явцад компьютер, зохион байгуулалтын тоног төхөөрөмж (олон үйлдэлт утас, модем, факс) болон сүлжээний технологийг нэвтрүүлж байгаагаараа онцлог юм.

Орчин үеийн оффисын ажлын үндсэн асуудлыг шийдвэрлэхэд ашигладаг компьютерийн програм хангамжийг авч үзье.

о Баримт бичиг үүсгэхийн тулдашиглаж байна текст засварлагчид.Энэхүү орчин нь баримт бичгийг хурдан засварлах, үндсэн төрлийн баримт бичгийг боловсруулахдаа бэлэн маягт (загвар) ашиглах, аж ахуйн нэгжийн корпорацийн хэв маягийг ашиглан тэдгээрийг зохион бүтээх, үүсгэсэн баримт бичгийг дахин дахин хуулбарлах чадвар гэх мэт олон зүйлийг хийх боломжийг олгодог. Онцгой орчуулгын програмуудХэрэв компани олон улсын харилцаатай бол баримт бичгийг аль ч хэл рүү хурдан бөгөөд чадварлаг орчуулах боломжийг олгоно. Хүснэгтийн процессоруудтооцооны хэсгүүд болон янз бүрийн диаграммуудыг баримт бичигт (тайлан, тэмдэглэл) оруулах боломжийг танд олгоно.

о Баримт бичгийг бүртгэх, гүйцэтгэлд хяналт тавихашиглаж байна нарийн бичгийн дарга нарын удирдлага, хөдөлмөрийн зохион байгуулалтыг автоматжуулах хөтөлбөрүүд.Эдгээр нь дотоод болон гадаад баримт бичгүүдийг бүртгэх, хяналтанд байлгах, өдрийн тэмдэглэл хөтлөх, яаралтай ажлын жагсаалт бүхий долоо хоног тутмын өдрийн тэмдэглэл хөтлөх боломжийг олгодог. Ийм хөтөлбөр нь гүйцэтгэгч болон байцаагч нарт эцсийн хугацааг нэн даруй анхааруулах болно.

о Баримт бичгийг хадгалах, зохион байгуулахад зориулагдсанашиглаж байна мэдээллийн сангийн удирдлагын системүүд. Ийм програмыг ашигласнаар та цахим файлын шүүгээ үүсгэхээс гадна шаардлагатай баримт бичгүүдийг хурдан хайж олох, хуучирсан баримтуудыг устгах, шинээр нэвтрүүлэх боломжтой. Бүртгэлийн шүүгээнд зориулсан асар олон тооны стандарт маягтууд нь өргөн сонголттой байдаг.

Текст баримт бичгийг үүсгэх, форматлах олон хэрэглээний програмууд нь зөв бичгийн дүрмийг шалгах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь оффисын ажилд компьютер ашиглах бас нэг чухал давуу тал юм.

Бидний цаг үе шинжлэх ухааны ололт амжилт, үйлдвэрлэлийн хурдацтай өсөлтөөр тодорхойлогддог. Энэ нь удирдлагын өөрчлөлтийг шаарддаг. Удирдлагын үр ашиг, чанарыг нэмэгдүүлэхийн тулд албан тасалгааны ажлыг сайжруулах хэрэгтэй. Үүнтэй холбогдуулан орчин үеийн оффисын ажлыг зохион байгуулах үндсэн зарчмууд нь:

o баримт бичгийг боловсруулахад үр дүнтэй байх;

o баримт бичгийн өндөр чанар;

o баримт бичгийн оновчтой урсгал (баримт бичгийн оновчтой байдал, тэдгээрийн олон давхардлыг хүлээн зөвшөөрөхгүй байх, дамжуулах явцад сурталчлах гэх мэт);

o Боломжтой бол цаасгүй мэдээлэл солилцох технологи.

Дараахь зохион байгуулалтын арга хэмжээ нь эдгээр зарчмуудыг менежментэд амжилттай хэрэгжүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.

o Удирдлагын ажилтнуудын хоорондох хариуцлагын хуваарилалтыг оновчтой болгох;

o Нарийн бичгийн дарга, архивын ажилтны ажлын байр, албан тасалгааг компьютер, орчин үеийн албан тасалгааны хэрэгслээр хангах;

o компьютерийн сүлжээг зохион байгуулах, сүлжээний технологийг нэвтрүүлэх;

баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулахын тулд тодорхой салбарын онцлогийг харгалзан үзсэн тусгай програм хангамжийг ашиглах.

Байгууллагад оффисын удирдлагын тогтолцоо байгаа талаар бид дараахь тохиолдолд ярьж болно.

Баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулалттай, өөрөөр хэлбэл тухайн байгууллага үүсгэсэн, хүлээн авсан үеэс эхлэн гүйцэтгэл, (эсвэл) хадгалах, илгээх, шилжүүлэх хүртэл баримт бичгийн хөдөлгөөн;
- баримт бичгийг (орж байгаа, дотоод, гарах) бүртгэх, нягтлан бодох бүртгэлийн системийг бий болгосон;
- гүйцэтгэсэн баримт бичгийг файлын нэршлийн дагуу файлд хадгалахаар байрлуулна.

Мэдээжийн хэрэг, энэ нь баримт бичигтэй ажиллах ажлыг үр дүнтэй зохион байгуулахад шаардлагатай бүх зүйл биш юм. Энэ нь байгууллагад оффисын ажил байгаа эсэх талаар ярих боломжийг олгодог элементүүдийн хамгийн бага багц гэж бид хэлж чадна.

Орчин үеийн баримт бичгийн удирдлагын үндсэн зарчмуудыг ISO 15489:2001 “Мэдээлэл ба баримтжуулалт. Баримт бичгийн менежмент." Энэхүү стандартыг орос хэл рүү орчуулж, үндэсний стандарт болгон баталсан ГОСТ Р ISO 15489-1-2007 “Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Баримт бичгийн менежмент. Ерөнхий шаардлага".

- эхний шатанд бодлого боловсруулж, бүх үйл явцыг нарийвчлан зохицуулдаг;
- хоёр дахь шатанд баримт бичгийн менежментийг хууль тогтоомж, зохицуулалтын шаардлага, байгууллагын дотоод зохицуулалтын баримт бичгийн дагуу чандлан явуулдаг. Шаардлагыг дагаж мөрдсөн баримт бичгийг цуглуулсан;
Гурав дахь шатанд баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны үр нөлөөнд дүн шинжилгээ хийж, энэ системийг тохируулах, сайжруулах арга хэмжээг сонгоно. Шинжилгээний үр дүнг баримтжуулсан;
- дөрөв дэх шатанд гурав дахь шатанд төлөвлөсөн сайжруулалт, засваруудыг системд нэвтрүүлсэн (үүнийг мөн баримтжуулсан болно).

Энэхүү арга нь баримт бичгийн менежментийн үр ашгийг байнга дээшлүүлэх төдийгүй баримт бичгийн менежментийн систем, янз бүрийн удирдлагын системийг (чанар, мэдээллийн аюулгүй байдал, байгаль орчин, хөдөлмөр хамгаалал гэх мэт) хялбархан нэгтгэх боломжийг олгодог.

IN баримт бичгийн дэмжлэгбаримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах нь үйл ажиллагааны хамгийн чухал чиглэлүүдийн нэг юм.

Баримт бичгийн урсгал нь удирдлагын аппарат дахь баримт бичгийн хөдөлгөөний бүх дарааллыг хамардаг бөгөөд энэ хугацаанд баримт бичгийг хүлээн авах, дамжуулах, хянах, бэлтгэх, гүйцэтгэх, илгээх үйл ажиллагаа явагддаг. Баримт бичгийн урсгалыг оновчтой зохион байгуулах нь баримт бичгийг хамгийн богино хугацаанд хамгийн бага хугацаа зарцуулж, хурдан дамжуулах боломжийг олгодог.

Баримт бичгийн урсгалын зохион байгуулалт нь хэд хэдэн дүрэм, зарчмууд дээр суурилдаг бөгөөд үүнийг чанд дагаж мөрдөх ёстой.

1. Баримт бичгийг хүлээн авах, илгээх үйл ажиллагааг төвлөрүүлэх. Энэ нь хүргэх аргаас үл хамааран байгууллагад ирж буй бүх бичиг баримт, тухайн байгууллагаас илгээсэн баримт бичиг (факс, цахим шуудангаар хүлээн авч, илгээсэн, зөвхөн нэгжийн бүрэн эрхэд хамаарах баримт бичгээс бусад) гэсэн үг юм. нэг нэгжид боловсруулагдах ёстой - оффисын удирдлагын үйлчилгээ (нарийн бичгийн дарга).
2. Баримт бичгийг дамжуулахдаа үндэслэлгүй буцах хөдөлгөөнийг арилгах. Баримт бичгийн урсгалын явцад баримт бичгийг зөвхөн бизнесийн хэрэгцээ шаардлагаас шалтгаалсан тохиолдолд аль хэдийн дамжуулсан байгууллагад буцааж өгөх боломжтой (жишээлбэл, менежер баримт бичигт гарын үсэг зурах үе шатанд бичиг баримтыг менежерийн нарийн бичгийн даргад дамжуулдаг. хоёр удаа).
3. Хүлээн авсан баримт бичгийг шийдвэрлүүлэхийн өмнө урьдчилан хянан шалгах ажлыг зохион байгуулах. Урьдчилсан хяналт нь байгууллагын хүлээн авсан бүх баримт бичгүүдээс тухайн байгууллагын ач холбогдол, ач холбогдлын дагуу менежерийн авч үзэх ёстой баримт бичгүүдийг сонгох боломжийг олгодог. Үлдсэн баримт бичгийг даргыг тойрч, хэлтсийн дарга нар зохих чадвартай бол орлогч дарга, хэлтэст хэлэлцүүлэхээр илгээдэг.
4. Байгууллагад ирсэн болон байгууллагаас илгээсэн бичиг баримтыг нэг удаа бүртгэх. Энэ нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээнд хүлээн авсан, дарга эсвэл түүний орлогч нарын хэлэлцэхээр төлөвлөж буй баримт бичгийг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээнд бүртгүүлж, хэлтсийн дарга хянасны дараа дахин бүртгүүлээгүй гэсэн үг юм. Үүний дагуу хэлтэст шууд хүлээн авсан баримт бичгийг зөвхөн хэлтэст бүртгэдэг. Үгүй бол энэ баримт бичиг нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын үйлчилгээ эсвэл хэлтэст олгогдсон нэг бүртгэлийн дугаарын дагуу тухайн байгууллагад амьдардаг гэж хэлж болно.
5. Гүйцэтгэгч, даалгавар, хугацаа зэргийг аль болох нарийн тодорхойлсон тодорхой тогтоол гаргах. Шийдвэр гаргах нь менежерийн үүрэг боловч нарийн бичгийн дарга ч энэ үйл явцад тодорхой хэмжээгээр нөлөөлж чадна. Нарийн бичгийн дарга нь тогтоол нь тодорхой байх ёстой гэдгийг мэдэж байх ёстой бөгөөд түүний үг хэллэг нь баримт бичгийг авч үзэхдээ менежер түүнд ямар зорилго тавьсан талаар гүйцэтгэгчид асуулт тавихгүй байх ёстой.
6. Үндэслэлгүй зөвшөөрлийг арилгах, зэрэгцүүлэн батлах ажлыг зохион байгуулах, баримт бичгийг батлах хугацааг багасгах.
7. Менежерийн орлогч дарга, бүтцийн хэлтсийн дарга нарт баримт бичигт гарын үсэг зурах эрхийг шилжүүлэх. Баримт бичигт гарын үсэг зурах түвшинг "багасгах" нь маршрутыг багасгаж, улмаар гүйцэтгэлийн явцад баримт бичгийн шилжих хугацааг бууруулдаг.
8. Баримт бичгийг боловсруулах, дамжуулах техникийн үйл ажиллагааг техникийн ажилтнууд, бүтээлч үйл ажиллагаа - мэргэжилтэн, менежерүүд хийх.
9. Байгууллагын баримт бичгийн урсгалд орсон баримт бичгийг баримт бичгийн урсгалд хуваах. Дүрмээр бол гурван баримт бичгийн урсгал байдаг: ирж буй (орж буй) баримт бичиг, илгээсэн (гарч буй) болон дотоод баримт бичиг.
10. Ирж буй баримт бичгийн массив дахь бүртгэлгүй гэж нэрлэгддэг баримтуудыг тодорхойлох. Бүртгэлгүй баримт бичиг нь гүйцэтгэх, лавлагаа зорилгоор ашиглах шаардлагагүй баримт бичиг (урилга, баяр хүргэх, зар сурталчилгааны хэвлэл гэх мэт) юм. Эдгээр баримт бичгүүд нь байгууллагын хамгийн богино замтай байдаг бөгөөд тэдгээр нь нэн даруй холбогдох хэлтэст шилждэг.

Бүртгэлийн системийг бий болгох нь оффисын ажлын өөр нэг бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Баримт бичгийн бүртгэлийг хэрхэн зохион байгуулахаа шийдэхийн тулд эхлээд хэд хэдэн асуултанд хариулах хэрэгтэй.

1. Байгууллагын удирдлагаас хэн нь гарч буй баримт бичигт (захидал) гарын үсэг зурах эрхтэй вэ? Энэ асуултад хэд хэдэн хариулт байж болно:
- - гарч буй бүх захидалд байгууллагын дарга гарын үсэг зурсан;
- - гарч буй захидал харилцаанд байгууллагын дарга, түүнчлэн тэдэнд олгосон эрх хэмжээний дагуу байгууллагын орлогч дарга нар гарын үсэг зурсан;
- - гарах захидалд байгууллагын дарга, тэдэнд олгосон эрх хэмжээний дагуу байгууллагын орлогч дарга, түүнчлэн нэгжийн үйл ажиллагааны чиглэл дэх бүтцийн нэгжийн дарга нар гарын үсэг зурна.
2. Ирж буй захидал харилцааг байгууллагын удирдлагаас хэн нь хамгийн түрүүнд хянан үзэж болох вэ? Мөн хэд хэдэн хариултын сонголт байж болно:
- - Ирж буй бүх захидал харилцааг байгууллагын дарга хянаж, үүний дагуу зөвхөн тэр баримт бичгийн цаашдын хөдөлгөөнийг тодорхойлох шийдвэр гаргадаг;
- - Ирж буй захидал харилцааг менежерээс гадна түүний орлогчид шийдвэрлэх нь тэдний бүрэн эрхэд хамаарах асуудлаар авч үзэх эрхтэй;
- - менежер, түүний орлогч нараас гадна ирж буй захидал харилцааг хэлтсийн дарга нар зөвхөн бие даасан шийдвэр гаргах эрхтэй асуудлаар шууд авч үзэх боломжтой.

Хэрэв зөвхөн байгууллагын дарга эсвэл дарга, түүний орлогч нар баримт бичигт гарын үсэг зурах эрхтэй бол баримт бичгийн бүртгэл (орж, гарах) нь мэдээжийн хэрэг оффисын удирдлагын үйлчилгээнд төвлөрөх ёстой. Хэрэв энэ эрхийг хэлтсийн дарга нарт олгосон бол бүртгэлийг зохион байгуулах хоёр сонголт байж болно: эхнийх нь бүх баримт бичгийн бүртгэлийг бүртгэлийн менежментийн үйлчилгээнд төвлөрүүлдэг (өмнөх тохиолдол шиг), хоёрдугаарт - дамжуулсан баримт бичгийг бүртгэх. удирдлагаар дамжуулан албан хэрэг хөтлөлтийн албанд хэрэгжиж, хэлтэст орж ирсэн болон хэлтсээс гаралтай бичиг баримтыг хэлтэст бүртгэдэг. Баримт бичгийг бүртгэх энэ сонголт нь ихэвчлэн томоохон байгууллагууд, түүнчлэн тухайн байгууллагын газарзүйн хувьд тусдаа хэлтэст байдаг.

Бүртгэлийн системийг бий болгохдоо баримт бичгийн бүртгэлийн хэлбэрийг сонгох нь тийм ч чухал биш юм: уламжлалт (журнал эсвэл картын файл ашиглан) эсвэл автоматжуулсан (компьютерийн технологид суурилсан). Мэдээжийн хэрэг, бүх байгууллага тусгайлсан худалдан авалт хийх боломжгүй автоматжуулсан систем, гэхдээ аливаа оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь цаасан дээр ирсэн болон гарч буй баримт бичгийн уламжлалт бүртгэл хөтлөхийн оронд цахим сэтгүүл(жишээлбэл, Excel хүснэгт хэлбэрээр) нь баримт бичиг хайх, лавлагаа хийх, баримт бичгийн гүйцэтгэлд хяналт тавихад илүү уян хатан хэрэгсэл байх нь дамжиггүй.

Бүртгэлийн системийг зохион байгуулахдаа баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын бүтцийг (үндсэндээ ирж буй болон гарах) сайтар бодож үзэх хэрэгтэй. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зөвхөн баримт бичгийн серийн дугаараас бүрдэхээс гадна гүйцэтгэх, бэлтгэх явцад баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах боломжийг олгодог кодыг агуулсан байх нь зүйтэй юм. Ийм кодууд нь: хэлтсийн код (бүтцийн хэлтсийн ангилагчийн дагуу), код байж болно албан ёсны(албан тушаалтнуудын ангиллын дагуу) гэх мэт.

Жишээлбэл, ирж буй баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар - 232/01-12 - дараахь хэсгүүдийг агуулна: баримтын серийн дугаар (232), албан ёсны код (01 - код). Ерөнхий захирал), гүйцэтгэх нэгжийн код (12). Баримт бичгийн серийн дугаарыг бүртгэлийн дугаарын бусад хэсгээс налуу зураасаар тусгаарлана. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарт бусад кодууд, жишээлбэл, баримт бичгийг гүйцэтгэсний дараа хадгалуулах хэргийн нэршлийн дагуу хэргийн индекс байж болно.

Баримт бичгийн бүртгэлийн системийг зохион байгуулахдаа дараахь заалтуудыг харгалзан үзэх шаардлагатай.

- баримт бичгийн бүртгэлийг баримт бичгийн массив (баримт бичгийн урсгал) дагуу явуулдаг: ирж буй баримтууд - нэг массив, гарч байгаа - өөр, дотоод - гуравны нэг (шаардлагатай бол тэдгээрийн бүрдүүлэгч массивыг тус бүрээр нь салгаж болно);
- баримт бичгийг бүртгэнэ: ирсэн - хүлээн авсан өдөр, гарах - илгээсэн өдөр;
- Бүртгэгдсэн баримт бичгийг гүйцэтгэгчид хүргэх нь тухайн өдөр (хүлээн авсан, бүртгүүлсэн өдөр) эсвэл дараагийн өдөр нь хийгддэг (энэ нь ирж буй баримт бичигтэй холбоотой бүх үйл ажиллагаа, түүний дотор удирдлагын хяналтыг хүлээн авсан өдөр эсвэл, хэрэв баримт бичгийг ажлын өдрийн төгсгөлд эсвэл ажлын бус цагаар хүлээн авсан бол дараагийн өдөр нь нарийн төвөгтэй бүтэцтэй томоохон байгууллагад баримт бичгийг гүйцэтгэгчид авчрахад хоёроос гурав хүртэл хоног шаардагдана);
- Гарсан баримт бичгийн бүртгэлийг гарын үсэг зурсан өдөр, эсвэл онцгой тохиолдолд дараагийн өдөр нь хийдэг.

Оффисын удирдлагын системийн гуравдахь бүрэлдэхүүн хэсэг нь одоогийн баримт бичиг хадгалах систем бөгөөд гүйцэтгэсэн баримт бичгүүдийг системчлэх, тэдгээрийг файл болгон бүрдүүлэх боломжийг олгодог. Энэ ажлыг гүйцэтгэхийн тулд хэргийн нэршил шаардлагатай. Хэргийн нэршил - оффисын ажилд бий болсон хэргийн нэрсийн жагсаалт, тэдгээрийг хадгалах хугацааг харуулсан. Хэргийн нэршил нь оффисын ажилд хэд хэдэн функцийг нэгэн зэрэг гүйцэтгэдэг гэдгийг ойлгох нь чухал юм. Өмнө дурьдсан функцийг гүйцэтгэхээс гадна нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, хайлтын хэрэгсэл болж ажилладаг. Хэрэв бид байгууллагын өмнөх жилүүдийн үйл ажиллагааны баримт бичгийг олох шаардлагатай бол хэргийн жагсаалтгүйгээр үүнийг хийхэд маш хэцүү байх болно. Шийдвэр гаргах, гүйцэтгэх явцад янз бүрийн баримт бичгүүдийн хоорондын харилцааг харгалзахгүйгээр одоогийн ажилдаа тохиромжтой байх зарчмаар хэргийн нэршилгүй, хэргийг бүрдүүлдэг байгууллагууд ийм болон бусад асуудлуудтай тулгардаг. баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг харгалзахгүйгээр.

Хэргийн нэр томъёог боловсруулах нь оффисын удирдлагын тогтолцоог зохион байгуулах маш чухал алхам юм. Байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёо нь хэлтсийн ажлын нэр томъёоноос бүрдсэн нэгдсэн баримт бичиг (үйл хэргийн нэгдсэн нэршил) юм. Байгууллагын хэлтэс албан хэрэг хөтлөлт, архивын албаны зохион байгуулалт, арга зүйн удирдлага, хяналтын дор хэргийн нэрсийн бүлгийг боловсруулдаг. Хэргийн жагсаалтыг гаргахын тулд энэ ажлыг гэрээний үндсэн дээр гүйцэтгэдэг мэргэшсэн байгууллагуудыг татан оролцуулж болно. Байгууллага албан хэрэг хөтлөлт, архивын чиглэлээр мэргэшсэн мэргэжилтэнгүй бол тусгай сургалтгүйгээр энэ ажлыг гүйцэтгэхэд хүндрэлтэй болно.

Баримт бичгийн урсгалын зохион байгуулалт, баримт бичгийн бүртгэлийн систем, тэдгээрийг хадгалах систем нь байгууллагад оффисын ажил байгаа эсэх талаар ярих боломжийг олгодог хамгийн бага хэмжээ юм. Гэхдээ энэ нь оффисын удирдлагын системд юу оруулах ёстойг бүрэн жагсаалт биш юм. Энд адил чухал бүрэлдэхүүн хэсгүүд байна:

- оффисын ажлын заавар (баримт бичгийн дэмжлэг);
- баримт бичгийн маягт (маягт боловсруулах, тэдгээрийн бүртгэл - оффисын удирдлагын үйлчилгээний даалгавар);
- баримт бичгийн гүйцэтгэлийн хяналтын систем;
- байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах дүрэм, үйл явцыг зохицуулах гэх мэт.

Албан тасалгааны ажлыг зохион байгуулахад мэдээж хэрэг албан тасалгааны ажлын заавар маш онцгой байр суурь эзэлдэг. Энэ нь байгууллагын даргын баталсан норматив баримт бичиг бөгөөд байгууллагын бүх ажилчдад заавал байх ёстой. Бүртгэлийн менежментийн заавар нь байгууллагын удирдлагын үйл ажиллагаанд баримт бичгийг бий болгох, боловсруулах, боловсруулах, хадгалах, ашиглах технологийг тодорхойлж, нэгтгэдэг. Хатуухан хэлэхэд тухайн байгууллагад оффисын удирдлагын заавар байхгүй л бол оффисын удирдлагын тогтолцооны тухай тодорхой хэмжээний конвенцоор л ярих боломжтой. Гэхдээ оффисын менежментийн зааварчилгааг боловсруулах замаар байгууллагад оффисын удирдлагын тогтолцоог бий болгох ажлыг эхлүүлэх нь тийм ч зөв биш юм, учир нь заавар нь практик дээр аль хэдийн боловсруулсан баримт бичигтэй ажиллах дүрэм, арга техникийг нормативаар нэгтгэх ёстой. мөн дадлагаар туршсан.