Специальное делопроизводство. Краткая история организации и технологии делопроизводства в россии Основные принципы организации современного делопроизводства

Под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники, делопроизводство стремительно совершенствуется. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация существенно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютерных технологий делопроизводство стало доступным любому пользователю, поскольку появилась возможность не только самостоятельно работать с различными видами документов, но и создавать электронные архивы индивидуального пользования.

Область знаний о порядке создания документов и правилах работы с ними является самостоятельной дисциплиной, называемой документационным обеспечением управления (ДОУ) , которая сохраняет связи с теорией социального управления. В законодательных актах этот термин понимается как тождественный термину «делопроизводство». Это не вполне справедливо, поскольку принципы ведения дел в управлении отличаются от тех, что ведутся в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальнымидокументами. В соответствии с отраслью деятельности, в которых циркулируют официальные документы, выделяют управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов. Оно осуществляет операции с управленческой документацией: распорядительной, организационной и справочной. Перечень наименований дел в организации утверждается в специальной номенклатуре. Систематизацию этих дел осуществляют службы ДОУ, деятельность которых принято относить к числу вспомогательных, обеспечивающих функций управления.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации: правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др. Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам. Заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Соответственно, рациональная организация документационного обеспечения в целом позволяет существенно повысить эффективность всего процесса управления.

Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:

1. Принцип унификации , который подразумевает приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками. На основе данного принципа в современном делопроизводстве разрабатываются правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.

2. Принцип стандартизации , выражающийся в установлении и применении стандарта как образца. Стандартизация – это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме. Хотя оба процесса взаимосвязаны, между стандартизацией и унификацией не существует тождества. Как нормативно-методический документ стандарт представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. В России государственная политика в области стандартизации осуществляется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

3. Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства . Системность является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются исходя из их иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-методического обеспечения.

4. Принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства , отражающей значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5. Принцип децентрализации делопроизводства , проявляющийся в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях. Данный принцип закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные нормативно-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства является задачей всего общества и государства, так как их применение создает условия для сокращения документов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутствие определенного единообразия работы с документами ведет к бюрократии, к произвольному увеличению числа документов, их форм и назначений.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Наиболее распространенными являются следующие термины.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе – бумаге, полимере, оптическом, магнитном носителях и т. д.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Оно предполагаетналичие источника информации, материального носителя информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и приемником. В делопроизводстве по отношению к понятию «информация» главным является ее фиксация, а форма ее представления (графика, печать, магнитозапись и прочее) – второстепенным.

Информационные ресурсы – отдельные документы, отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, базах и банках данных. Формирование и использование информационных ресурсов в Российской Федерации является сферой государственного регулирования.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает наличие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, то есть идентифицировать информацию.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации указывает строго определенное место реквизитов в документе. Однако только некоторые реквизиты являются обязательными и придают документу юридическую силу.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения, например, в текстовом процессоре Wordкаждый файл является документом. Официальным документ становится только после его полного оформления и удостоверения, то есть после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве. Архивные службы в учреждениях – это самостоятельные структурные подразделения. Деятельность архивов регулируется отдельной от делопроизводства системой законодательных, нормативных и методических актов.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства – это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать:

· обязательность исходных принципов делопроизводства для учреждений, организаций независимо от форм собственности (например, государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения);

· установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности (например, создание типовых инструкций, образцов документов и другие вопросы);

· общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления (например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учет, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность).

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положения Конституции Российской Федерации. Основой для организации делопроизводства являются такие принципы, как: право каждого свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции РФ), право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ст. 33 Конституции РФ) и ряд других.

В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ведомствами и учреждениями формируются службы документационного обеспечения управления, призванные контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства.

Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) является структурным подразделением министерства, ведомства, предприятия, организации или учреждения. На это подразделение возлагается контроль за соблюдением единой системы делопроизводства. В структуре министерств и ведомств службы ДОУ обычно называются: либо Общий отдел, либо Управление делами. В администрации Президента РФ аналогичная структура носит название Управление документационного и информационного обслуживания Президента Российской Федерации. Независимо от названия, каждая служба ДОУ выполняет схожие правила организации работы с документами, то есть осуществляет единую систему делопроизводства.

Нормативно-методические акты Министерства внутренних дел России в отношении организации делопроизводства не используют термин «документационное обеспечение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и подразделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроизводства, а также контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются аппаратом министерства.

Особенностью нормативно-методического регулирования делопроизводства в системе органов внутренних дел является то, что отдельные его компоненты входят в функции большинства служб и подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления горрайлиноргана и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные задачи делопроизводства решают специальные подразделения – секретариаты (канцелярии).

Секретариат является самостоятельной структурной единицей в органах внутренних дел. Основными задачами секретариатов являются документационные и организационные задачи.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами. К ним относятся:

· прием и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

· предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции, то есть краткого указания о порядке исполнения документа;

· передача документов сотрудникам – исполнителям, которая должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения;

· контроль над сроками исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· составление (подготовка проектов документов) и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий;

· систематизация документов, находящихся в делопроизводстве, в соответствии с описью документов;

· хранение документации в делах (папках), внутри которых документы располагаются в хронологическом порядке;

· обеспечение сохранности печатей, бланков и штампов для регистрации и заверения официальных документов;

· формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждаемой начальником органа внутренних дел, в текущем делопроизводстве (ведение дел на протяжении календарного года);

· подготовка документов и дел для передачи в архив с указанием сроков его хранения.

Организационные задачи делопроизводства связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К ним относятся:

· подготовка рабочего места руководителя;

· обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);

· организация приема посетителей;

· вызов сотрудников по указанию руководителя;

· организация телефонных переговоров;

· выдача справок по телефону;

· подготовка служебных командировок;

· подготовка совещаний, заседаний, а также их стенографирование;

· подготовка информационно-справочных материалов по указанию руководства;

· обучение сотрудников методике организации документооборота;

· внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Документационные и организационные задачи формируют необходимость создания в структуре секретариатов специализированных подразделений, обеспечивающих исполнение и копирование документов, а также общественные приемные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей определяется объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая документация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые документы (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранятся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

Основные принципы современного делопроизводства

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;

на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России надлюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации .

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.

Метод «больших корзин» при определении сроков хранения документов

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов организации на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения.

При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деловой деятельности организации выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки. Кстати, такой метод назначения сроков хранений намного легче автоматизировать.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

В России примеры использования подобного подхода хотя и редки, но есть. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, в ст. 150 для целой группы документов установлен один срок хранения – 5 лет, в графе «Вид документа» указано: «Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)». На практике это означает, что если законодательством или каким-либо локальным нормативным документом будет введена новая разновидность первичной бухгалтерской документации, она автоматически получает пятилетний срок хранения.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе – служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определенным требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени. Чтобы иметь возможность доказать целостность и аутентичность определенных видов документов, необходимо не только сохранить сам документ, но и вспомогательную документацию и метаданные, документирующие этапы жизненного цикла документа.

Электронные документы не стали привычными, поэтому к ним зачастую предъявляются более жесткие требования, чем к аналогичным бумажным документам, да и их «технические» особенности создают дополнительные сложности:

электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

существует проблема определения точного времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

В этой связи представляет особый интерес совместный технический отчет ANSI/AIIM TR31 Американского национального института стандартов ANSI и Ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM, в котором были намечены пути совершенствования законодательства и предложены основные принципы, при соблюдении которых можно доказать целостность и аутентичность электронных документов. В разработке стандарта приняли участие ведущие специалисты из государственных ведомств, представители бизнеса и юристы.

Юридическая значимость электронных документов обеспечивается комплексом мер, в число которых входят:

разработка соответствующей законодательно-нормативной базы;

управление документами внутри организации на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками; а также документирование исполнения законодательно-нормативных требований;

использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.

Зарубежный опыт показывает, что использование ЭЦП окупается при оперативной работе с ответственными электронными документами. Использование ЭЦП для менее значимых документов (включая внутреннюю переписку, которая ведется в рамках защищенной корпоративной СЭД) считается неоправданным. Применение ЭЦП при работе с документами постоянного и длительного (свыше 7–10 лет) срока хранения в настоящее время не рекомендуется, поскольку технологии обеспечения длительной проверяемости ЭЦП еще не отработаны.

Опыт также показывает, что для автоматизации массовых рассылок извещений и других подобных документов необходимо, по мере возможности, отказаться от использования подлинных подписей и печатей на таких документах. В этом плане интересен опыт Евросоюза, где соответствующие европейские директивы запрещают национальным правительствам требовать наличие личных подписей на электронных счетах и счетах-фактурах.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики». В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

Сегодня известны два основных метода организации хранения электронных документов (которые могут использоваться и в комбинации). Первый метод предусматривает хранение документов на съемных носителях, предпочтительно, на носителях однократной записи типа WORM (CD, DVD и т.п.). При использовании второго метода документы онлайн хранятся в системах электронного документооборота или электронных архивах (ЭА). В этом случае защита целостности и аутентичности обеспечивается средствами СЭД/ЭА.

За рубежом накоплен большой опыт использования государственного регулирования в целях обеспечения качества и совместимости программного обеспечения и аппаратных средств, закупаемых государственными органами как для внутреннего использования, так и для решения задач в рамках программы создания «электронного правительства». Особо следует отметить стандарты функциональных требований к СЭД (в США это DoD 5015.2, в Европе – MoReq2).

Оперативное использование электронных документов

К настоящему времени уже известен интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало определенные трудности. Из всего массива проблем стоит обратить внимание на несколько наиболее актуальных.

Понятие «электронного документа». Если ранее к электронным документам относили те документы, для создания, обработки, передачи и хранения которых использовались электрические, магнитные и т.д. технологии (например, факсы), то сегодня к электронным относят те документы, с которыми невозможно работать без помощи вычислительной техники. С этой точки зрения данные, закодированные при помощи двумерного штрих-кода, рассматриваются (при наличии необходимых реквизитов) как электронный документ на бумажном носителе.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

записи в базе данных;

таблицы в базе данных;

формы ввода-вывода, связи и т.д.;

журналы аудита и т.п.;

база данных целиком;

создаваемые на основе базы данных выходные документы;

документация, описывающая базу данных;

программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой – отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;

инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

сроки хранения документов,

действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.

меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается значительным количеством различных документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с доку­ментами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство стало систем­но изучаться только в XIX в. В современной науке область знаний о по­рядке создания документов и правилах работы с ними является самостоя­тельной дисциплиной, которая сохраняет связи с теорией социального управления.

В России с XVII в. закладывались основы государственного централи­зованного установления правил работы с официальными документами. С тех пор и по настоящее время выделяют следующие исторические периоды его развития: приказное, коллежское, министерское и советское «научное» делопроизводство.

Современное делопроизводство стало стремительно совершенство­ваться, начиная с XX века под воздействием развития технических средств коммуникации и компьютерной техники. Многие стандартные документационные операции приобрели новое содержание, а компьютеризация су­щественно расширила сферу этой деятельности. С развитием компьютер­ных технологий делопроизводство становится доступным любому пользо­вателю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с са­мыми разными видами документов и создавать электронные архивы инди­видуального пользования.

В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин - документационное обеспечение управления (ДОУ). Харак­терно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство. Однако это не вполне пра­вильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой доку­ментации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая до­кументирование и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции официальных документов обычно вы­деляют - управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законо­дательных актов и осуществляет операции с управленческой документаци­ей (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе - номенклатуре дел.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполне­ние которых связано с реализацией основной функции учреждения или ор­ганизации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, кон­тролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуще­ствляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Значение рациональной организации документационного обеспече­ния состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффектив­ность процесса управления. При этом существующие общие правила рабо­ты с управленческими документами, контроль над их движением и хране­нием, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизвод­ства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. По­этому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогатель­ных, обеспечивающих функций управления.

Для усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы. Значимость принципов в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческих знаний, состоит в том, что они опре­деляют исходные правила и общие начала. К числу основных принципов следует отнести:

1. Принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой
форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее
общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми
общими признаками. На основе унификации в современном делопроизводстве разрабатываются, например, исходные правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах.

2.Принцип стандартизации - установление и применение стандар­та как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для
сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обяза­тельной правовой форме.

3. Принцип системности нормативно-методического регулирова­ния делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются, исходя из их
иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-
методического обеспечения.

4. Принцип централизации органов контроля и методического
обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются
Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5. Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том,
что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Типо­вой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные норматив­но-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям.

Таким образом, развитие и внедрение принципов научной организа­ции делопроизводства - это задача всего общества и государства, т.к. при­менение принципов создает условия для сокращения излишних докумен­тов и потерь времени, затрачиваемого на обработку документов. Отсутст­вие определенного единообразия работы с документами ведет к тому, что число их может произвольно увеличиваться так же, как их формы и назна­чение.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая тер­минология этого вида деятельности. Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной техники в делопроизводстве. Наиболее распространёнными являются следующие термины.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптиче­ском, магнитном носителях и т.д.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) - вторичным.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее). Формирование и использование информационных ресурсов явля­ется сферой государственного регулирования в Российской Федерации.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информа­ция с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает нали­чие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет отно­сить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления офици­ального документа. Действующий стандарт для управленческой докумен­тации указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только некоторые из них являются обязательными и придают докумен­ту юридическую силу.

Официальные документы - это документы, созданные юридически­ми или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установ­ленном порядке. Понятие документа может иметь самую широкую область применения (в редакторе Word каждый файл - документ). Официальным документ становится только после его полного оформления и удостовере­ния, т.е. после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления. Понятие офици­ального документа не тождественно понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа способна передавать его распо­рядительное начало. Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных компонента: 1) соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3) оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.

Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркули­руют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и ор­ганизаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ве­домствами и учреждениями формируется структурное звено, которое при­звано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур - служ­бы документационного обеспечения управления.

Департаментделопроизводства и работы с обращениями граждан и организацийявляется структурным подразделением МВД России. На это подразделение возлагается кон­троль за соблюдением единой системы делопроизводства.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий со­хранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении имеется в виду любой документ на ма­териальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства - это об­ласть компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, норма­тивы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта сис­тема должна обеспечивать:

1. Обязательность исходных принципов делопроизводства для учре­ждений, организаций независимо от форм собственности. Например: госу­дарственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиаль­ные положения.

2. Установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности. Например, создание типовых инструкций, образцов доку­ментов и другие вопросы.

3. Общность требований к осуществлению документирования в наи­более важных областях государственного управления. Например, обороно­способность, судопроизводство, бухгалтерский учёт, гражданское состоя­ние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность и т.д.

Фундаментом единой системы делопроизводства являются положе­ния Конституции Российской Федерации. Такие принципы, как: право ка­ждого свободно искать, получать, передавать, производить и распростра­нять информацию любым законным способом (ст. 29 Конституции); право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллек­тивные обращения в государственные органы и органы местного само­управления (ст. 33 Конституции) и ряд других являются основой для орга­низации делопроизводства.

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в системе органов внутренних дел - в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции большинства служб и подразделений. Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).

Нормативно-методические акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин «документационное обес­печение управления». Единая система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций. Организация и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом министерства. За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.

Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:

1. Приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов.

2. Предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения доку­мента).

3. Передача документов сотрудникам - исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрацион­ном журнале с указанием даты его получения).

4. Контроль над сроками исполнения документов.

5. Информационно-справочная работа.

6. Составление и изготовление документов в соответствии с поруче­ниями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составле­ние - это, как правило, подготовка проектов документов).

7. Систематизация и хранение документов, находящихся в делопро­изводстве. Хранение должно производиться в делах (папках), внутри кото­рых документы располагаются в определенном (как правило, хронологиче­ском) порядке - систематизированно в соответствии с описью документов.

8. Обеспечение сохранности печатей, штампов и бланков. Для реги­страции и заверения официальных документов используются штампы, пе­чати и бланки документов. Сохранность гербовой печати и гербовых блан­ков - это наиболее ответственная задача делопроизводства.

9. Формирование дел в текущем делопроизводстве. Текущим являет­ся ведение дел на протяжении, как правило, календарного года. Каждое дело предназначено для определенной группы документов и носит собст­венное наименование. Номенклатура дел утверждается начальником орга­на внутренних дел.

10. Подготовка документов и дел для передачи в архив. Ценность документа отражается в установленных сроках его хранения. Непосредст­венно хранение различных документов - это одна из задач архивов.

Организационные задачи делопроизводства в наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур. К числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных).

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну.

5. Подготовка служебных командировок.

6. Подготовка совещаний, заседаний, а также стенографирование.

7. Подготовка информационно-справочных материалов по указанию

руководства.

8. Обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства.

Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений. Это - как правило, ма­шинописные бюро, бюро копирования документов, общественные прием­ные и прочие структуры. Сложность выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты. Непосредственно в секретариатах концентрируется управленческая доку­ментация органа внутренних дел. Другие создаваемые и получаемые доку­менты (оперативного характера, по уголовным делам, справочные) хранят­ся в специальном делопроизводстве либо непосредственно в структурных подразделениях.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, соглашения, договоры;
• доклады, отчеты;
• телеграммы, телефонограммы, телетексты, факсы, и т.п.

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;
• телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);
• громкоговорящей связи, переговорных устройств и т. п.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системы является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине 18 век. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство- деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, модемов, факсов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

o Для создания документов используются текстовыередакторы. Эта среда даёт возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

o Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

o Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных . С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромно количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Многиеприкладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

o оперативность в составлении документа;

o высокое качество документов;

o оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

o безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

o оптимизация распределение обязанностей между управляющим персоналом;

o оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

o организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно в том случае, если:

• - организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
• - налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
• - исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга - «Планируй - Сделай - Проверь - Действуй»:

• - на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• - на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• - на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• - на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

В документационном обеспечении организация документооборота - один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

• 1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).
• 2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).
• 3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.
• 4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.
• 5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.
• 6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• 7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.
• 8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.
• 9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.
• 10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы - это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Создание системы регистрации - еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

• 1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:
  • - всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;
  • - исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.
• 2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:
  • - всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;
  • - поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;
  • - кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый - регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй - регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Например, регистрационный номер входящего документа - 232/01-12 - включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 - код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

• - регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы - один массив, исходящие - другой, внутренние - третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
• - регистрация документов осуществляется: входящих - в день поступления, исходящих - в день отправки;
• - доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, - на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);
• - регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае - на следующий день.

Третья составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

Разработка номенклатуры дел - очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации - это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения - это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

• - инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
• - бланки документов (разработка бланков, их учет - задачи службы делопроизводства);
• - система контроля исполнения документов;
• - регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.

В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.